Peraturan Badan Nomor 5 Tahun 2017 tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di Lingkungan Sekretariat Jenderal Badan Pengawas Pemilihan Umum

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan:
1. Badan Pengawas Pemilihan Umum yang selanjutnya disebut Bawaslu adalah lembaga penyelenggara Pemilihan Umum yang bertugas mengawasi penyelenggaraan Pemilihan Umum di seluruh wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA.
2. Manajemen Kepegawaian adalah keseluruhan upaya untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan derajat

profesionalisme penyelenggaraan tugas, fungsi, dan kewajiban kepegawaian yang meliputi perencanaan, pengadaaan, pengembangan kualitas, penempatan, promosi, penggajian, kesejahteraan, dan pemberhentian.
3. Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Badan Pengawas Pemilihan Umum yang selanjutnya disebut SIMPEG Bawaslu adalah sistem berbasis komputer yang menghasilkan, menyimpan, mengelola, mengirim, dan/atau menerima data dan informasi kepegawaian secara online yang akurat, berkualitas, dan tepat waktu sebagai upaya pelaksanaan Manajemen Kepegawaian.
4. Data adalah keterangan yang benar dan nyata yang dapat memberikan gambaran tentang keadaan tertentu.
5. Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik Data, fakta maupun penjelasannya yang disajikan dalam berbagai bentuk dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi.
6. Pegawai Bawaslu adalah pegawai negeri sipil dan pegawai Bawaslu dengan perjanjian kerja yang bekerja di Lingkungan Sekretariat Jenderal Bawaslu dan Sekretariat Bawaslu Provinsi.
7. Pejabat Pembina SIMPEG Bawaslu adalah pejabat eselon II yang menangani urusan kepegawaian pada Sekretariat Jenderal Bawaslu.
8. Pejabat Pengelola Kepegawaian adalah pejabat eselon III yang menangani urusan kepegawaian pada Sekretariat Jenderal Bawaslu.
9. Pejabat Pengelola SIMPEG Bawaslu adalah pejabat eselon IV di Sekretariat Jenderal yang mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan Data dan Informasi kepegawaian.
10. Administrator Aplikasi SIMPEG Bawaslu adalah pelaksana yang ditunjuk untuk mengelola, memelihara dan bertanggung jawab atas pengelolaan dan pemeliharaan SIMPEG Bawaslu.

11. Operator Aplikasi SIMPEG Bawaslu adalah pelaksana yang ditunjuk membantu Pejabat Pengelola SIMPEG Bawaslu dan Pejabat Pengelola Kepegawaian dalam pengelolaan SIMPEG Bawaslu.

Peraturan Badan ini dimaksudkan sebagai pedoman dan acuan bagi seluruh unit kerja di Lingkungan Sekretariat Jenderal Bawaslu dalam pengelolaan Data kepegawaian yang berstatus pegawai negeri sipil.

Sasaran Peraturan Badan ini yaitu untuk tercapainya kelancaran administrasi kepegawaian, khususnya dalam rangka penyajian Data kepegawaian di Lingkungan Sekretariat Jenderal Bawaslu, sehingga dapat mendukung tugas pimpinan dalam pengambilan keputusan.

(1) Data kepegawaian meliputi Data kepegawaian sejak pegawai diangkat menjadi pegawai negeri sipil, hingga pensiun atau diberhentikan/mengundurkan diri sebagai pegawai negeri sipil.
(2) Data kepegawaian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat:
a. nama pegawai;
b. nomor induk pegawai;
c. nomor kartu pegawai;
d. gelar;
e. tempat dan tanggal lahir;
f. alamat pegawai;
g. jenis kelamin;
h. status perkawinan;
i. riwayat keluarga;

j. agama;
k. golongan darah;
l. riwayat pendidikan;
m. pendidikan dan pelatihan jabatan;
n. pendidikan dan pelatihan teknis;
o. pendidikan dan pelatihan fungsional;
p. riwayat pekerjaan;
q. unit kerja;
r. golongan/ruang cpns dan terhitung mulai tanggal;
s. golongan/ruang terakhir dan terhitung mulai tanggal;
t. masa kerja golongan dan keseluruhan;
u. terhitung mulai tanggal berkala dan masa kerja gaji berkala;
v. nama jabatan/uraian tugas dan terhitung mulai tanggal jabatan; dan
w. bidang keahlian.
(3) Data kepegawaian sebagaimana dimaksud pada ayat (2) bersifat dinamis sesuai dengan perkembangan pribadi, akademis, maupun jenjang karir pegawai.
(4) Data kepegawaian sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diolah dan disajikan dalam bentuk Informasi kepegawaian.
(5) Informasi kepegawaian sebagaimana dimaksud pada ayat
(4) dapat digunakan untuk:
a. pengambilan keputusan dalam rapat badan pertimbangan jabatan dan kepangkatan;
b. formasi pegawai;
c. mutasi yang disebabkan adanya perubahan Data pegawai yaitu kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, pensiun, pindah unit kerja, dan pindah instansi;
d. penilaian sasaran kinerja pegawai; dan
e. pengusulan tunjangan.

(1) Dalam rangka operasionalisasi SIMPEG Bawaslu dilakukan pembinaan dan pengelolaan SIMPEG Bawaslu.
(2) Pembinaan SIMPEG Bawaslu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Pejabat Pembina SIMPEG Bawaslu.
(3) Pengelolaan SIMPEG Bawaslu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Pejabat Pengelola SIMPEG Bawaslu.
(4) Dalam rangka penghimpunan Data kepegawaian, Pejabat Pengelola SIMPEG Bawaslu sebagaimana dimaksud pada ayat
(3) berdasarkan arahan Pejabat Pengelola Kepegawaian.

(1) Dalam rangka pengelolaan SIMPEG Bawaslu sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (3), Pejabat Pengelola SIMPEG Bawaslu dibantu oleh:
a. Administrator Aplikasi SIMPEG Bawaslu; dan
b. Operator Aplikasi SIMPEG Bawaslu.
(2) Administrator

SIMPEG Bawaslu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a bertugas dan bertanggung jawab atas pengelolaan dan pemeliharaan teknologi informasi pendukung SIMPEG Bawaslu.
(3) Dalam pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat
(2), Administrator SIMPEG Bawaslu dapat melibatkan programer dalam melaksanakan pemeliharaan dan pengembangan teknologi informasi pendukung SIMPEG Bawaslu.
(4) Operator Aplikasi SIMPEG Bawaslu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b bertugas dan bertanggung jawab dalam pengolahan

Data kepegawaian dan/atau penyediaan Informasi

kepegawaian.

(1) Administrator SIMPEG Bawaslu, Operator SIMPEG Bawaslu, dan Operator SIMPEG Bawaslu Provinsi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat
(1) ditetapkan oleh Pejabat Pembina SIMPEG Bawaslu atas usul Pejabat yang menangani urusan kepegawaian pada Sekretariat Jenderal Bawaslu.
(2) Persyaratan pegawai untuk ditetapkan sebagai Administrator SIMPEG Bawaslu, Operator SIMPEG Bawaslu, dan Operator SIMPEG Bawaslu Provinsi meliputi:
a. Pegawai Bawaslu yang berstatus pegawai negeri sipil;
b. pendidikan paling rendah Diploma (DIII) ;
c. mengetahui urusan kepegawaian; dan
d. mampu mengoperasikan komputer.

Pejabat Pembina SIMPEG Bawaslu mempunyai tugas:
a. memberikan pertimbangan dalam pembangunan dan pengembangan program aplikasi SIMPEG Bawaslu;
dan
b. memberikan bimbingan dan pengarahan dalam pemeliharaan aplikasi SIMPEG Bawaslu, penyempurnaan tampilan, masukan, dan keluaran dalam pengelolaan Data dan Informasi kepegawaian di Lingkungan Bawaslu.

Pejabat Pengelola Kepegawaian mempunyai tugas:
a. mengelola Data dan Informasi kepegawaian di Lingkungan Sekretariat Jenderal Bawaslu; dan

b. melaporkan hasil pengelolaan Data dan Informasi kepegawaian secara periodik kepada Pejabat Pembina SIMPEG Bawaslu.

Pejabat Pengelola SIMPEG Bawaslu mempunyai tugas:
a. menyusun, menyempurnakan, dan mengembangkan prosedur dan standar SIMPEG Bawaslu;
b. mengelola Data dan Informasi kepegawaian di Lingkungan Bawaslu;
c. membangun, memelihara, dan mengembangkan Data kepegawaian dan program aplikasi SIMPEG Bawaslu;
d. menyusun dan menyempurnakan tampilan, masukan, dan keluaran dalam pengelolaan Data dan Informasi kepegawaian Bawaslu;
e. melaporkan hasil pengelolaan SIMPEG Bawaslu secara periodik kepada Pejabat Pembina SIMPEG Bawaslu melalui Pejabat Pengelola Kepegawaian; dan
f. mengawasi pelaksanaan tugas Operator Aplikasi SIMPEG Bawaslu.

(1) Operator Aplikasi SIMPEG Bawaslu mempunyai tugas:
a. memasukan dan memutakhirkan Data;
b. mengelola Data;
c. menyajikan Data dan Informasi kepegawaian;
d. melakukan pengecekan Data dan Informasi pegawai;
e. melakukan verifikasi dan klarifikasi terhadap Data dan Informasi pegawai; dan
f. melakukan perubahan Data dan Informasi pegawai.
(2) Operator Aplikasi SIMPEG Bawaslu dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus berdasarkan perintah Pejabat Pengelola SIMPEG Bawaslu.

(1) Pejabat Pengelola Kepegawaian mempunyai wewenang:
a. melakukan klarifikasi, verifikasi, dan validasi Data kepegawaian kepada pegawai negeri sipil; dan
b. menyampaikan usul penyempurnaan atau pembangunan program aplikasi SIMPEG Bawaslu kepada Pejabat Pengelola SIMPEG Bawaslu.
(2) Pejabat Pengelola SIMPEG Bawaslu mempunyai wewenang:
a. melakukan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan SIMPEG Bawaslu pada unit pengelola kepagawaian di Lingkungan Bawaslu;
dan
b. melakukan klarifikasi, verifikasi, dan validasi Data kepegawaian kepada Pejabat Pengelola Kepegawaian pada unit kerja Sekretariat Jenderal Bawaslu dan Sekretariat Bawaslu Provinsi dan unit pelaksana teknis dan/atau kepada pegawai negeri sipil.

Setiap pegawai harus:
a. memberikan Data kepegawaian paling mutakhir kepada Pejabat Pengelola Kepegawaian dengan melampirkan dokumen pendukung; dan
b. memberikan klarifikasi secara lisan atau tertulis atas permintaan Pejabat Pengelola Kepegawaian.

Pelaksanaan SIMPEG Bawaslu dilakukan dengan tahapan:
a. pengumpulan/penghimpunan Data kepegawaian;
b. penyimpanan dan pemutakhiran Data; dan
c. pengolahan dan penyajian Data.

(1) Pengumpulan/penghimpunan Data kepegawaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf a dilakukan berdasarkan sumber Data tentang status pegawai sejak diangkat menjadi pegawai negeri sipil hingga pensiun atau diberhentikan atau mengundurkan diri.
(2) Pejabat Pengelola Kepegawaian melakukan pengumpulan/penghimpunan Data kepegawaian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terhadap pegawai dengan melampirkan dokumen pendukung.
(3) Dokumen pendukung bagi pegawai sebagaimana dimaksud pada ayat (2) yaitu:
a. salinan kartu identitas dan kartu keluarga;
b. salinan ijazah pendidikan formal;
c. salinan buku nikah;
d. salinan sertifikat pendidikan dan pelatihan jabatan;
e. salinan sertifikat pendidikan dan pelatihan teknis;
f. salinan sertifikat pendidikan dan pelatihan fungsional;
g. salinan surat keputusan pengangkatan calon pegawai negeri sipil dan pegawai negeri sipil;
h. salinan surat keputusan pengangkatan dalam jabatan;
i. salinan surat sasaran kinerja pegawai terakhir;
dan/atau
j. dokumen lain yang relevan.
(4) Dalam pelaksanaan pengumpulan/penghimpunan Data kepegawaian sebagaiman dimaksud pada ayat (2) Pejabat Pengelola Kepegawaian melakukan klarifikasi, verifikasi, dan validasi kepada pegawai apabila diperlukan.
(5) Pejabat Pengelola Kepegawaian menyampaikan Data kepegawaian di lingkungan unit kerjanya sebagaimana dimaksud pada ayat (2) kepada Operator Aplikasi SIMPEG Bawaslu.

Penyimpanan dan pemutakhiran Data kepegawaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf b dilakukan oleh Operator Aplikasi SIMPEG Bawaslu.

Pengolahan dan penyajian Data kepegawaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf c dilakukan oleh Operator Aplikasi SIMPEG Bawaslu dengan menggunakan aplikasi SIMPEG Bawaslu agar menjadi Informasi kepegawaian yang akurat, tepat waktu, dan relevan.

(1) Pegawai dan/atau pimpinan unit kerja yang membutuhkan Informasi kepegawaian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat mengetahui dan meneliti Informasi kepegawaian melalui Operator Aplikasi SIMPEG Bawaslu sesuai dengan kewenangannya.
(2) Dalam hal terdapat perbedaan Informasi kepegawaian sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Operator Aplikasi SIMPEG Bawaslu harus melaporkan kepada Pejabat Pengelola Kepegawaian.

Data dan Informasi yang dimuat dalam SIMPEG Bawaslu merupakan Data dan Informasi yang bersifat rahasia.

Data dan Informasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 dapat diberikan kepada pihak lain berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Dalam pelaksanaan SIMPEG Bawaslu diperlukan sarana dan prasarana yang menunjang operasionalisasi SIMPEG Bawaslu.
(2) Sarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi sistem jaringan komputer, jaringan internet, dan server.
(3) Prasarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi perangkat keras, aplikasi SIMPEG Bawaslu, dan perangkat lunak lainnya.
(4) Penyediaan, pemeliharaan, dan pengelolaan sarana dan prasarana SIMPEG Bawaslu sebagaimana dimaksud pada ayat (2) merupakan tanggung jawab dan wewenang pejabat yang melaksanakan tugas dan fungsi di bidang pengelolaan Data dan Informasi Bawaslu.
(5) Aplikasi SIMPEG Bawaslu sebagaimana dimaksud pada ayat (3) ditempatkan di server yang dikelola oleh pejabat yang melaksanakan tugas dan fungsi di bidang pengelolaan Data dan Informasi Bawaslu.

(1) Dalam rangka pengembangan SIMPEG Bawaslu, Pejabat Pembina SIMPEG Bawaslu melakukan pembinaan terhadap Pejabat Pengelola Kepegawaian, Pejabat Pengelola SIMPEG Bawaslu.
(2) Pembinaan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) meliputi kegiatan:
a. sosialisasi SIMPEG Bawaslu; dan
b. peningkatan kapasitas Administrator SIMPEG Bawaslu dan Operator Aplikasi SIMPEG Bawaslu.

(1) Pejabat Pengelola SIMPEG Bawaslu melakukan evaluasi terhadap tampilan, masukan, keluaran, dan aplikasi.
(2) Pejabat Pengelola Kepegawaian melakukan evaluasi terhadap Data dan Informasi kepegawaian.

(1) Administrator Aplikasi SIMPEG Bawaslu dan Operator Aplikasi SIMPEG Bawaslu secara berjenjang menyampaikan laporan kepada Pejabat Pengelola SIMPEG Bawaslu dengan tembusan kepada Pejabat Pengelola Kepegawaian.
(2) Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun melalui program aplikasi SIMPEG Bawaslu.
(3) Format laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) sesuai dengan program aplikasi SIMPEG Bawaslu.
(4) Laporan dilakukan secara periodik 2 (dua) kali setahun setiap minggu kedua pada bulan Juni dan bulan Desember.
(5) Data kepegawaian yang belum mutakhir pada periode laporan minggu pertama bulan Juni, setelah dimutakhirkan disampaikan pada periode laporan bulan Desember.
(6) Pemanfaatan dan penggunaan laporan Data kepegawaian berlaku sampai dengan periode laporan berikutnya.

Segala pendanaan yang timbul dalam pengelolaan SIMPEG Bawaslu bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara pada bagian anggaran Bawaslu.

Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Badan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 27 September 2017

KETUA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM REPUBLIK INDONESIA,

ttd

ABHAN

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 11 Oktober 2017

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

WIDODO EKATJAHJANA