Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal
diundangkan.
---
---
LAMPIRAN I
PERATURAN BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 19 TAHUN 2020
TENTANG
JADWAL RETENSI ARSIP DI LINGKUNGAN
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO. JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
I PEMBINAAN MANAJEMEN KEPEGAWAIAN
A. Kinerja Aparatur Sipil Negara
1. Sistem penilaian kinerja dan standar kerja
- Sistem penilaian kinerja pegawai Aparatur Sipil Negara 2 Tahun setelah 3 Tahun Permanen
- Berkas Penyusunan sistem Penilaian tidak berlaku
- Standar kinerja jabatan pegawai Aparatur Sipil Negara 2 Tahun setelah 3 Tahun Permanen
- Berkas Penyusunan standar kinerja jabatan tidak berlaku
- Laporan Asistensi standar kinerja jabatan
- Program penilaian kinerja pegawai Aparatur Sipil Negara 2 Tahun 3 Tahun Musnah
- Berkas Perencanaan
- Laporan pelaksanaan
- - Formulir Coaching Clinic dan Laporan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO. JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
1. Pengelolaan Data Base & Analisis Sistem Informasi kinerja pegawai ASN
- Laporan Pengelolaan database penilaian kinerja pegawai ASN 2 Tahun 3 Tahun Musnah
- Berkas Analisis sistem informasi kinerja pegawai ASN 2 Tahun 3 Tahun Musnah
- Laporan Teknis penilaian kinerja AS 2 Tahun 3 Tahun Musnah
- Resume Data E-Kinerja 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Evaluasi dan pemantauan penilaian kinerja dan standar kinerja jabatan
pegawai ASN
- Laporan Pemantauan (Laporan E-Monev) 2 Tahun 3 Tahun Musnah
- Berkas evaluasi dan pelaporan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
- Laporan E-Lapkin by Online 2 Tahun 3 Tahun Musnah
B. Jabatan Aparatur Sipil Negara
1. Penyusunan bahan kebijakan teknis jabatan administrasi, jabatan fungsional 2 Tahun 3 Tahun Musnah kecuali
dan jabatan pimpinan tinggi rancangan final
- Pengumpulan bahan rumusan kebijakan,
Permanen
- Analisis dan pengolahan
- Rumusan bahan kebijakan teknis
1. Penyusunan rumusan bahan pertimbangan teknis jabatan administrasi, 2 Tahun 3 Tahun Musnah kecuali
jabatan fungsional dan jabatan pimpinan tinggi rumusan pertimbangan
final, Permanen
- Pengumpulan bahan
- Analisis dan pengolahan
- Rumusan bahan pertimbangan teknis
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO. JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
1. Bimbingan teknis dan fasilitasi jabatan administrasi, jabatan fungsional dan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
jabatan pimpinan tinggi
- Bahan bimbingan teknis
- Hasil bimbingan teknis/laporan
1. Sosialisasi jabatan administrasi, jabatan fungsional dan jabatan pimpinan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
tinggi
1. Monitoring dan evaluasi pembinaan jabatan administrasi, jabatan fungsional 2 Tahun 3 Tahun Musnah
dan jabatan pimpinan tinggi
C. Kompensasi Aparatur Sipil Negara
1. Gaji dan fasilitas
- Bahan rumusan gaji pegawai negeri sipil 2 Tahun 3 Tahun Musnah
- Bahan rumusan gaji pejabat pemerintah dan pegawai pemerintah dengan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
perjanjian
- Bahan rumusan dan pengembangan kebijakan teknis Fasilitas PNS dan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
Pejabat Negara
1. Jaminan pensiun, perlindungan dan penghargaan
- Bahan rumusan Jaminan pensiun dan hari tua 2 Tahun 3 Tahun Musnah
- Bahan rumusan perlindungan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
- Bahan rumusan penghargaan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Tunjangan
- Bahan rumusan Pegawai negeri sipil 2 Tahun 3 Tahun Musnah
- Bahan rumusan pejabat pemerintah dan pegawai pemerintah dengan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
perjanjian
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO. JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
- Bahan rumusan dan pengembangan Kebijakan Evaluasi dan Klasifikasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah
Jabatan ASN
II PERATURAN PERUNDANGAN
A. Kebijakan manajemen kepegawaian/Legislasi kepegawaian 2 Tahun setelah 3 Tahun Permanen
tidak berlaku 1. Pengkajian dan Pengusulan Bahan
1. Penyiapan Bahan
1. Perumusan Kebijakan
1. Pemberian masukan dan dukungan dalam penyusunan kebijakan
1. Penetapan Kebijakan
B. Produk Hukum
1. Dokumen kegiatan penyusunan produk hukum yang bersifat Pengaturan 2 Tahun setelah 3 Tahun Permanen
tidak berlaku
1. Dokumen kegiatan penyusunan produk hukum yang bersifat Penetapan 2 Tahun setelah 3 Tahun Permanen
tidak berlaku
1. Dokumen kegiatan penyusunan produk hukum yang bersifat Penugasan 3 Tahun 3 Tahun Musnah
C. Dokumentasi kegiatan penyelenggaraan jaringan Produk Hukum dan 3 Tahun 3 Tahun Musnah
penyebarluan informasi hukum
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO. JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
D. Telaah Hukum
1. Telaah Hukum Peraturan Perundangan-undangan 3 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Telaah Kontrak, Perjanjian, Akta, dan MoU 3 Tahun 3 Tahun Musnah
E. Sosialisasi/Penyuluhan Produk Hukum kepada Instansi dan/atau Pejabat 3 Tahun 3 Tahun Musnah
Pemerintah
III MUTASI KEPEGAWAIAN
A. Pengadaan dan Kepangkatan
1. Administrasi pengadaan ASN 2 Tahun 4 Tahun Musnah
- Proses registrasi nomor induk pegawai
- Penetapan pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil/Pegawai Negeri Sipil
- Penetapan kartu pegawai, kartu istri/kartu suami
1. Administrasi Kepangkatan ASN
- Kenaikan pangkat dan jabatan selain pimpinan tinggi utama, pimpinan 2 Tahun 3 tahun Masuk berkas
tinggi madya, jabatan fungsional utama perseorangan
- Berkas usul kenaikan pangkat dan jabatan
- Proses penelitian, peninjauan masa kerja
- Nota pertimbangan/persetujuan kenaikan pangkat dan jabatan
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO. JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
- Kenaikan pangkat dan jabatan pimpinan tinggi utama, pimpinan tinggi 2 Tahun 3 Tahun Masuk berkas
madya, jabatan fungsional utama perseorangan
- Berkas usul kenaikan pangkat dan jabatan
- Proses penelitian, peninjauan masa kerja
- Bahan pertimbangan/persetujuan Kepala BKN kepada Presiden
tentang pengangkatan, kenaikan jabatan dan pembebasan sementara
dalam jabatan fungsional jenjang utama.
- Mutasi, pengalihan status/penyaluran ASN 2 Tahun 3 Tahun Masuk berkas
perseorangan - Berkas usulan
- Hasil penelitian
- Nota pertimbangan/persetujuan
1. Perekaman data pengadaan dan kepangkatan ASN 1 Tahun setelah 4 Tahun Musnah
update
B. Pensiun Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara 2 Tahun setelah 8 Tahun Musnah, kecuali
hak & pejabat pimpinan tinggi
1. Administrasi pensiun PNS dan Pejabat Negara
kewajibannya madya dan pejabat lain
- Administrasi pensiun pegawai negeri sipil habis yang secara individual
- Admnistrasi pensiun pejabat negara ditentukan oleh
instansi dan PNS yang c) Laporan perekaman dan pemeliharaan data pensiun
berjasa/terlibat
1. Penetapan pensiun pegawai negeri sipil peristiwa berskala
1. Penetapan pertimbangan teknis pensiun pegawai negeri sipil nasional Permanen
1. Pensiun pejabat negara dan janda/dudanya
- Penyiapan pensiun pejabat negara
- Penyiapan pensiun janda/duda pejabat negara
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO. JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
C. Status dan kedudukan kepegawaian
1. Pertimbangan status kepegawaian
- Dokumen analisis status kepegawaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah
- Penyusunan pertimbangan status kepegawaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Pertimbangan kedudukan kepegawaian
- Dokumen analisis kedudukan kepegawaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah
- Penyusunan pertimbangan kedudukan kepegawaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah
IV SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
A. Pengolahan data dan informasi kepegawaian
1. Pengolahan data
- Dokumen pengelolaan basis data kepegawaian PNS 2 Tahun 3 Tahun Musnah
- Laporan penyelesaian permasalahan data kepegawaian pegawai negeri sipil 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Informasi kepegawaian
- Laporan penyajian informasi dan penyusunan tabel referensi kepegawaian 2 Tahun 3 Tahun
Musnah PNS
- Laporan penyajian informasi dan penyusunan tabel referensi kepegawaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah
non PNS
- Laporan pengembangan dan pemanfaatan kartu pegawai elektronik 2 Tahun 3 Tahun Musnah
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO. JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
B. Pengembangan sistem informasi kepegawaian
1. Pengembangan teknologi informasi
- Dokumen pengelolaan perangkat komputer induk 2 Tahun 3 Tahun Musnah
- Dokumen pengelolaan sistem dan jaringan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
- Dokumen pengembangan dan standardisasi pelayanan teknologi
2 Tahun 3 Tahun Musnah kepegawaian
- ISO 270001 Data Center BKN 5 Tahun 5 Tahun Permanen
1. Pemanfaatan teknologi informasi
- Dokumen pemanfaatan media informasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah
- Dokumen integrasi sistem informasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Pelayanan teknologi informasi
- Laporan layanan teknis informasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah
- Laporan monitoring dan evaluasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah
C. Pengembangan sistem pengelolaan arsip kepegawaian
1. Arsip kepegawaian elektronik
- Laporan Koordinasi dan Evaluasi Pengelolaan Arsip Kepegawaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah
- Laporan pemindaian/scanning data kepegawaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah
- Laporan verifikasi dan distribusi arsip kepegawaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah
- Laporan validasi arsip kepegawaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah
- Laporan pelayanan informasi dokumen elektronik 2 Tahun 3 Tahun Musnah
- Basis Data Image Arsip Kepegawaian 5 Tahun 5 Tahun Permanen
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO. JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
1. Penyimpanan arsip kepegawaian secara fisik 2 Tahun setelah 3 Tahun Musnah, kecuali
- Validasi berkas perseorangan/mutasi kepegawaian hak dan pejabat Eselon I dan
kewajibannya pejabat lain yang
- Kartu induk dan daftar isi
habis secara individual
- Formulir peminjaman tata naskah kepegawaian ditentukan oleh
- Petikan SK Konversi NIP Baru instansi dan PNS yang
berjasa/terlibat
peristiwa berskala
nasional, Permanen
- Berkas Pengurusan Perbaikan Konversi NIP Baru 3 Tahun 2 Tahun Musnah kecuali basis
data, Permanen
- Berkas Pembinaan Pengelolaan Arsip kepegawaian di Instansi 3 Tahun 2 Tahun Musnah kecuali basis
Pusat/Daerah data, Permanen
V PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN KEPEGAWAIAN
A. Pengaduan Masalah Kepegawaian
1. Analisis/penelahaan masalah 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Rekomendasi penyelesaian masalah kepegawaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah
B. Pelaksanaan Kebijakan Teknis
1. Koordinasi dan Monitoring 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Laporan, Rekomendasi dan Evaluasi Monitoring 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Laporan Hasil Pengawasan (LHP/LHW) 2 Tahun 3 Tahun Musnah
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO. JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
C. Standar Pelayanan
1. SOP 2 Tahun 3 Tahun Permanen
1. Dokumen ISO ( International Organization for Standardization) 2 Tahun 3 Tahun Permanen
1. Aplikasi Early Warning System (EWS) 2 Tahun 3 Tahun Permanen
1. Aplikasi Whistle Blowing System (WBS) 2 Tahun 3 Tahun Permanen
1. E-Advokasi 2 Tahun 3 Tahun Permanen
1. E-Blokir 2 Tahun 3 Tahun Permanen
D. Kegiatan Pengawasan lainnya
1. Berkas kegiatan sosialisasi pengawasan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Berkas Pembimbingan dan Konsultasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Berkas pengelolaan pemaparan hasil pengawasan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
VI KEBUTUHAN PEGAWAI
A. Perencanaan kebutuhan ASN
1. Analisis kebutuhan
- Dokumen Pegawai Negeri Sipil 2 Tahun 3 Tahun Musnah
- Dokumen Pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Berkas pengolahan data kebutuhan ASN 2 Tahun 3 Tahun Musnah
B. Perencanaan pertimbangan kebutuhan ASN
1. Pertimbangan teknis penetapan kebutuhan ASN dan ikatan dinas instansi
pusat
- Dokumen penetapan kebutuhan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
- Laporan pemantauan dan evaluasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO. JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
1. Pertimbangan teknis penetapan kebutuhan ASN instansi daerah
- Dokumen penetapan kebutuhan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
- Laporan pemantauan dan evaluasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah
C. Penyusunan standardisasi jabatan
1. Informasi jabatan
- Penyusunan juklak analisis jabatan 2 Tahun 3 Tahun Permanen
- Laporan pemantauan dan evaluasi pemanfaatan hasil analisis jabatan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Kompetensi jabatan
- Penyusunan standarisasi dan kompetensi jabatan 2 Tahun 3 Tahun Permanen
- Laporan pemantauan dan evaluasi pemanfaatan dan standarisasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah
kompetensi jabatan
1. Klasifikasi jabatan
- Penyusunan standarisasi klasifikasi jabatan 2 Tahun 3 Tahun Permanen
- Laporan pemantauan dan evaluasi pemanfaatan dan standarisasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah
klasifikasi jabatan
VII PEMBINAAN JABATAN FUNGSIONAL KEPEGAWAIAN
A. Pengelolaan jabatan fungsional
1. Dokumen Standarisasi, akreditasi dan sertifikasi. 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Berkas penilaian angka kredit 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Dokumen pertimbangan pengangkatan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO. JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
B. Peningkatan kompetensi
1. Dokumen jabatan analisis kepegawaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Dokumen jabatan auditor kepegawaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Dokumen jabatan asesor sumber daya manusia aparatur 2 Tahun 3 Tahun Musnah
C. Pengolahan data dan informasi
1. Pengolahan data
- Dokumen pengelolaan sistem informasi jabatan fungsional kepegawaian 4 Tahun 3 Tahun Permanen
- Laporan monitoring dan evaluasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Informasi dan laporan
- Laporan inventarisasi dan pemetaan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
- Laporan monitoring dan evaluasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah
VIII PENGEMBANGAN SISTEM REKRUTMEN APARATUR SIPIL NEGARA
A. Kebijakan teknis sistem rekrutmen 2 Tahun 3 Tahun Permanen
B. Pengelolaan Sistem Rekrutmen
1. Teknis pelaksanaan rekrutmen dan seleksi pegawai 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Kisi-kisi, materi soal kompetensi dasar dan kepegawaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Evaluasi dan analisis kelayakan materi kompetensi 2 Tahun 3 Tahun Musnah
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO. JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
C. Pengelolaan Teknologi Informasi Seleksi
1. Pengelolaan dan pengembangan aplikasi. 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Pengelolaan IP Address 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Database Soal Ujian Kompetensi 2 Tahun 3 Tahun Permanen
D. Fasilitasi Penyelenggaraan Seleksi
1. Dokumen pelayanan administrasi seleksi 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Laporan penyelenggaraan dan pengolahan 2 Tahun 3 Tahun Muanah
1. Berkas Sertifikasi 2 Tahun 3 Tahun Masuk berkas
perseorangan
IX PENILAIAN KOMPETENSI APARATUR SIPIL NEGARA
A. Kebijakan teknis penilaian kompetensi dan potensi ASN 2 Tahun 3 Tahun Permanen
B. Perencanaan dan Penyelenggaraan Penilaian Kompetensi
1. Dokumen perencanaan program kegiatan penilaian kompetensi 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Laporan penyelenggaraan penilaian kompetensi 2 Tahun 3 Tahun Musnah
C. Pengembangan Standar dan Penilaian Kompetensi
1. Berkas Pengembangan Metode Penilaian 2 Tahun 3 Tahun Permanen
1. Berkas Akreditasi Lembaga Penilaian Kompetensi 2 Tahun 3 Tahun Permanen
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO. JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
D. Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan Penilaian Kompetensi
1. Laporan Monitoring dan Evaluasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Berkas Pelaporan dan Pemanfaatan Hasil Penilaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah
X PENGEMBANGAN APARATUR SIPIL NEGARA
A. Pengelolaan pendidikan dan pelatihan
1. Dokumen analisis kebutuhan pelatihan dan program 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Berkas koordinasi, kerjasama dan fasilitasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Laporan evaluasi dan sertifikasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah
B. Pengelolaan program pendidikan ilmu kepegawaian
1. Berkas kegiatan Akademik 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Berkas kemahasiswaan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
C. Berkas Pengkajian dan Penelitian di bidang Kepegawaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah kecuali hasil
pengkajian, permanen
XI KONSULTASI DAN BANTUAN HUKUM
A. Konsultasi Hukum Kepegawaian
1. Dokumen analisis/telaahan, pemberian konsultasi, fasilitasi dan bimbingan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
penyelesaian permasalahan kepegawaian
1. Laporan dan evaluasi pemantauan implementasi kebijakan dan inventarisasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah
permasalahan kepegawaian
---
---
LAMPIRAN II
PERATURAN BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 19 TAHUN 2020
TENTANG
JADWAL RETENSI ARSIP DI LINGKUNGAN
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
I. PERENCANAAN
A. Pokok-pokok kebijakan dan Strategi Pembangunan
1. Rencana Pembangunan Jangka Panjang (RPJP) 2 Tahun setelah 4 Tahun Permanen
tidak berlaku
1. Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) 2 Tahun setelah 4 Tahun Permanen
tidak berlaku
1. Rencana Strategis (Renstra) 2 Tahun setelah 4 Tahun Permanen
tidak berlaku
B. Program/Rencana Kerja
1. Usulan Perencanaan Kegiatan (KAK/RAB) 3 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Program/Rencana Kinerja Tahunan BKN 3 Tahun 3 Tahun Permanen
1. Rencana Kerja berdasar Pagu Indikatif 3 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Penyusunan program dan anggaran berdasar inisiatif baru 3 Tahun 3 Tahun Musnah
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
C. Perjanjian Kinerja/Penetapan/Kontrak Kinerja
1. Penetapan Kinerja Pimpinan Tinggi Pratama dengan Pimpinan Tinggi 3 Tahun 5 Tahun Musnah kecuali
Madya, Pimpinan Tinggi Madya dengan Kepala BKN, Kepala BKN penetapan kinerja
dengan Menteri PAN dan RB Kepala BKN dengan
MenPANRB,
Permanen
D. Perencanaan Anggaran
1. Dokumen Penyusunan Rencana Anggaran yang terdiri dari : RKAKL 3 Tahun 3 Tahun Musnah
Pagu Anggaran, RKAKL Pagu Alokasi Anggaran, DIPA Murni dan POK
Awal.
1. Dokumen Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) 3 Tahun 5 Tahun Musnah
1. Dokumen Standarisasi Harga Satuan Perencanaan Barang 3 Tahun 5 Tahun Musnah
(SHSPB)
1. Dokumen Standar Biaya Keluaran (SBK) 3 Tahun 3 Tahun Musnah
E. Revisi Dokumen Anggaran
1. Dokumen Revisi DIPA dan POK 3 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Dokumen Anggaran Belanja Tambahan (ABT) 3 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Dokumen Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara- 3 Tahun 3 Tahun Musnah
Perubahan (APBN-P)
F. Evaluasi Program dan Anggaran BKN 3 Tahun 3 Tahun Permanen
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
G. Penyusunan Laporan
1. Laporan Berkala 2 Tahun 3 Tahun Musnah kecuali
laporan Tahunan - Laporan Triwulan Unit kerja
BKN, Permanen
- Laporan Tahunan Unit Kerja
- Laporan Tahunan BKN
- E-monev ke Bappenas
1. Laporan Khusus, antara lain adalah: laporan pemantauan prioritas, 2 Tahun 3 Tahun Musnah
laporan pelaksanaan kegiatan atas permintaan eksternal dan laporan
atas pelaksanaan
1. Laporan perkembangan (Progress Report ) untuk kegiatan yang 1 Tahun setelah 4 Tahun Musnah
berkelanjutan yang memerlukan waktu lebih dari satu tahun. kegiatan yang
berkelanjutan
selesai
1. Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) 1 Tahun 4 Tahun Musnah kecuali
LAKIP BKN, - LAKIP Unit Kerja
Permanen - LAKIP BKN
II. KEUANGAN
A. Pelaksanaan Anggaran
1. Pengajuan Formulir Pembiayaan Kegiatan/Rencana Anggaran Belanja 2 Tahun setelah 3 Tahun Musnah
(RAB) tahun anggaran
berakhir
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
1. Berkas Penggajian termasuk Daftar Gaji Pegawai dan Bukti Pembayaran 2 Tahun setelah 3 Tahun Musnah
gaji. UU tentang
pertanggungjawab
an APBN disahkan
1. Berkas Pengeluaran Anggaran berupa Petunjuk Pelaksanaan/ 2 Tahun setelah 5 Tahun Musnah
Mekanisme Pengelolaan APBN sampai dengan pengajuan pencairan tindak lanjut hasil
dana/Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) pemeriksaan
selesai
B. Pengelolaan Perbendaharaan
1. Pengelolaan Perbendaharaan 1 Tahun 4 Tahun Musnah
- SK Pengangkatan KPA, PPK, Pejabat Penandatangan SPM, Bendahara
Penerima dan Bendahara Pengeluaran
1. Kartu Pengendalian Anggaran 2 Tahun setelah 5 Tahun Musnah
UU tentang
pertanggungjawab
an APBN disahkan
1. Berkas Penerimaan dan pembayaran pajak 2 Tahun setelah 5 Tahun Musnah
UU tentang
pertanggungjawab
an APBN disahkan
dan tindak lanjut
hasil pemeriksaan
selesai
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
1. Berkas Penerimaan Non Pajak melalui Surat Setoran Bukan Pajak 2 Tahun setelah 5 Tahun Musnah
(SSBP) sampai dengan pengaturan pencairan dana PNBP melalui UU tentang
Maksimum Pencairan Dana (MP) pertanggungjawab
an APBN disahkan
dan tindak lanjut
hasil pemeriksaan
selesai
1. Berkas Pengembalian Belanja pada tahun anggaran berjalan 2 Tahun setelah 5 Tahun Musnah
UU tentang
pertanggungjawab
an APBN disahkan
dan tindak lanjut
hasil pemeriksaan
selesai
1. Berkas akuntansi keuangan: Berita Acara Pemeriksaan Kas, register 2 Tahun setelah 5 Tahun Musnah
penutupan kas. UU tentang
pertanggungjawab
an APBN disahkan
dan tindak lanjut
hasil pemeriksaan
selesai
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
1. Pengelolaan Tuntutan Ganti Rugi 2 Tahun setelah 2 Tahun Musnah
tuntutan ganti
rugi dilunasi
1. Pengelolaan Pinjaman/Bantuan Luar Negeri 2 Tahun setelah 5 Tahun Dinilai Kembali
UU tentang
pertanggungjawab
an APBN disahkan
dan tindak lanjut
hasil pemeriksaan
selesai
1. Pembukuan Anggaran 2 Tahun setelah 5 Tahun Dinilai Kembali
UU tentang - Buku Kas Umum (BKU)
pertanggungjawab
- Buku Kas Pembantu (BKP)
an APBN disahkan
- Kartu realisasi anggaran
- Kartu pengawasan
C. Verifikasi Anggaran 2 Tahun setelah 5 Tahun Musnah
UU tentang 1. Pengujian/penelitian kebenaran
pertanggungjawab
1. Dokumen pertanggung jawaban penerimaan/pengeluaran anggaran
an APBN disahkan
D. Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Tahunan: 2 Tahun setelah 5 Tahun Permanen
UU tentang 1. Laporan Keuangan
pertanggunjawaba
1. Laporan Realisasi Anggaran
n APBN disahkan
1. Neraca dan tindak lanjut
1. Catatan atas Laporan Keuangan (CALK) hasil pemeriksaan
selesai
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
E. Pengelolaan Belanja Pegawai
1. Surat Keterangan Penghasilan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Surat Keterangan Pemberhentian Pembayaran (SKPP) 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Berkas Permohonan Pinjaman 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Iuran Keanggotaan Organisasi tingkat nasional/internasional: mulai 2 Tahun 3 Tahun Musnah
dari pendaftaran, pembayaran iuran anggota sampai pelaporan.
III. KEPEGAWAIAN
A. Data Bezetting/Persediaan Pegawai 2 Tahun 3 Tahun Musnah
B. Kebutuhan Pegawai
1. Usulan kebutuhan pegawai dari unit kerja 2 Tahun 2 Tahun Musnah
1. Usulan penempatan pegawai dari Unit Kerja 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Persetujuan/penetapan kebutuhan pegawai 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Penetapan kebutuhan khusus 2 Tahun 3 Tahun Permanen
C. Pengadaan Pegawai PNS/ASN
2 Tahun 2 Tahun Musnah 1. Penerimaan PNS/ASN
- Pengumuman penerimaan pegawai
- Pemanggilan tes (tertulis, wawancara)
- Pengumuman/keputusan penerimaan pegawai
1. Masa Percobaan Calon PNS/ASN 1 Tahun 2 Tahun Masuk berkas
perseorangan
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
1. Pengangkatan PNS/ASN 1 Tahun 2 Tahun Masuk berkas
perseorangan
1. Berkas Pengadaan PPPK 1 Tahun 2 Tahun Masuk berkas
perseorangan
1. Berkas Pengangkatan PPPK 1 Tahun 2 Tahun Masuk berkas
perseorangan
1. Seleksi Terbuka Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama, Madya dan Utama 1 Tahun 2 Tahun Musnah kecuali
pimpinan tinggi
Madya/Utama,
Permanen
1. Lamaran pegawai yang tidak diterima 1 Tahun setelah 1 Tahun Musnah
tahun anggaran
berakhir
D. Ujian Kenaikan Pangkat/Jabatan
1. Berkas pelaksanaan Ujian Penyesuaian Ijazah (PI) dan/atau Ujian 1 Tahun 2 Tahun Musnah kecuali
Penyesuaian Kenaikan Pangkat bagi PNS (UPKP) Sertifikat Ujian
PI/UPKP, masuk
berkas perorangan
1. Berkas pelaksanaan Ujian Peningkatan Pendidikan bagi PNS (PP) 1 Tahun 2 Tahun
Musnah kecuali
Sertifikat Ujian
Peningkatan
Pendidikan, Masuk
berkas perseorangan
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
1. Berkas pelaksanaan Ujian Dinas Tingkat I dan Tingkat II bagi PNS (UD 1 Tahun 2 Tahun Musnah
Tingkat I dan UD Tingkat II) kecuali Sertifikat
Ujian Dinas Tingkat
I dan Tingkat II
Masuk Berkas
perseorangan
E. Ujian Kompetensi
1 Berkas Pelaksanaan Assessment Test Pegawai 1 Tahun 2 Tahun Musnah
1. Berkas Pelaksanaan Pemetaan/Talent Mapping Pegawai 1 Tahun 2 Tahun Musnah
F. Mutasi
1. Berkas Kenaikan Pangkat/Golongan Pegawai 2 Tahun setelah 2 Tahun Musnah kecuali
SK ditetapkan Nota persetujuan
dan SK, Masuk
berkas perseorangan
1. Berkas Kenaikan Gaji Berkala 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Berkas Penyesuaian Masa Kerja 2 Tahun setelah 2 Tahun Musnah kecuali
SK ditetapkan Nota persetujuan
dan SK, Masuk
berkas perseorangan
1. Berkas Penyesuaian Tunjangan Keluarga 1 Tahun 2 Tahun Musnah
1. Berkas Penyesuaian Kelas Jabatan/perubahan jabatan pegawai 2 Tahun setelah 2 Tahun Musnah kecuali SK
SK ditetapkan masuk berkas
perseorangan
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
1. Berkas Rotasi kerja dalam rangka pemantapan tugas 1 Tahun setelah 2 Tahun Musnah kecuali SK
SK ditetapkan masuk berkas
perseorangan
1. Berkas Alih Tugas, seperti Mutasi Antar Instansi, Pegawai yang 1 Tahun setelah 2 Tahun Musnah kecuali
dipekerjakan, Pegawai yang diperbantukan: Surat Pernyataan, SK ditetapkan Nota persetujuan
Persetujuan Pindah Instansi. dan SK, Masuk
berkas perseorangan
1. Berkas kepegawaian dan daftar Urut Kepangkatan (DUK) 2 Tahun 2 tahun Musnah
G. Usul Pengangkatan dan Pemberhentian Jabatan 1 Tahun setelah 2 Tahun Musnah, Kecuali
SK ditetapkan Nota dan SK masuk 1. Berkas pengangkatan dalam jabatan struktural/
berkas perseorangan fungsional; termasuk proses pelantikan.
1. Berkas pemberhentian pegawai dari jabatan struktural/fungsional
H. Pemberian Kuasa/Mandat
1. Dokumen Penunjukan Pejabat Pelaksana Tugas (Plt) sebelum 1 Tahun 2 Tahun Musnah
dilantiknya pejabat definitif
1. Dokumen Penunjukan Pejabat Pelaksana Harian (Plh) dikarenakan 1 Tahun 2 Tahun Musnah
pejabat definitif sedang tugas luar, sakit, mengikuti diklat.
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
I. Pendidikan Pegawai
1. Berkas pegawai Tugas Belajar S2 dan S3 1 Tahun 2 Tahun Musnah kecuali
Surat Tugas Belajar,
Surat Pengaktifan
Kembali, Ijazah &
Transkrip masuk
berkas perseorangan
1. Berkas pegawai Ijin/tugas Belajar : D-III, S1, S2 dan S3 1 Tahun 2 Tahun Musnah, kecuali
Sertifikat, Ijazah dan
SK masuk berkas
perseorangan
J. Pelatihan Pegawai 1 Tahun 2 Tahun Musnah, kecuali
Sertifikat masuk 1. Berkas diklat penjenjangan pegawai Pim IV, III, II dan I
berkas perseorangan 2. Berkas kegiatan pelatihan fungsional.
1. Berkas kegiatan pelatihan teknis.
K. Profil Pegawai
1. Dokumentasi Identitas Pegawai 2 Tahun 1 Tahun Musnah
- Usul penetapan Kartu Pegawai/KPE
- Kartu Istri (Karis) atau Kartu Suami (Karsu)
- Kartu Taspen
- Kartu Jaminan Kesehatan
- Laporan Pajak Penghasilan Pribadi (LP2P)
- Keanggotaan organisasi profesi
- Berkas Keterangan Penerimaan Pembayaran Penghasilan
Pegawai (KP4)
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
1. Berkas perseorangan PPPK 2 Tahun setelah 8 Tahun Musnah
kontrak
selesai/berhenti
1. Berkas perseorangan PNS 2 Tahun setelah 8 Tahun Musnah
pensiun/ berhenti
.4. Berkas perseorangan Kepala BKN 2 Tahun setelah 1 Tahun Permanen
pensiun/ berhenti
L. Cuti Pegawai dan Kehadiran/Presensi Pegawai
1. Berkas Cuti Pegawai 1 Tahun 2 Tahun Musnah, kecuali
- Cuti tahunan CLTN dan cuti
- Cuti besar besar, masuk berkas
- Cuti karena sakit perseorangan
- Cuti bersalin
- Cuti karena Alasan Penting
- Pemberian dan Penggantian Cuti Bersama
- Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN)
1. Berkas kehadiran/presensi pegawai: PNS/PPPK 1 Tahun 1 Tahun Musnah
- Pengurusan Izin, Izin Pulang Cepat, Izin Terlambat Masuk dll
- Izin dinas pagi, izin dinas sore, keterangan tidak terekam.
1. Data/rekapitulasi kehadiran pegawai: PNS/PPPK 1 Tahun setelah 2 Tahun Musnah
tahun anggaran
berakhir
1. Berkas tunjangan kinerja pegawai dan uang makan 2 Tahun 2 Tahun Musnah
M. Pembinaan Pegawai
1. Berkas Sasaran Kerja Pegawai (SKP) 1 Tahun 3 Tahun Musnah
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
1. Berkas Penilaian Prestasi Kerja (DUPAK/DUPNK) 1 Tahun 3 Tahun Musnah kecuali SK
dan PAK, Masuk
berkas perseorangan
1. Berkas pembinaan mental pegawai : ceramah keagamaan 1 Tahun 1 Tahun Musnah
1. Pengaturan kode etik pegawai 1 Tahun 2 Tahun Musnah
1. Proses pemberian hukuman disiplin 1 Tahun SK 2 Tahun Musnah kecuali SK
ditetapkan masuk berkas
perseorangan
1. Laporan Harta Kekayaan Penyelenggara Negara (LHKPN) 1 Tahun 2 Tahun Masuk berkas
perseorangan
1. Pakta Integritas pegawai 1 Tahun setelah 3 Tahun Musnah
diperbarui
N. Pembinaan Jabatan Fungsional 1 Tahun setelah 2 Tahun Musnah, kecuali
1. Berkas pengangkatan jabatan fungsional tertentu SK ditetapkan Surat Persetujuan
1. Berkas kenaikan jenjang jabatan dan alih jabatan dan SK masuk
1. Berkas pemindahan jabatan fungsional tertentu berkas perseorangan
1. Berkas pengangkatan jabatan fungsional umum
1. Berkas pemindahan jabatan fungsional umum
1. Berkas Pemberhentian jabatan fungsional tertentu/ pemberhentian
sementara
O. Kesejahteraan Pegawai
1. Berkas penyelenggaraan kesehatan pegawai 2 Tahun 1 Tahun Musnah
1. Berkas layanan asuransi keehatan pegawai/BPJS 2 Tahun 1 Tahun Musnah
1. Berkas Medical Record 2 Tahun 1 Tahun Musnah
1. Berkas kegiatan rekreasi, kesenian dan olahraga 2 Tahun 1 Tahun Musnah
1. Berkas pemberian bantuan/tunjangan sosial kepada pegawai 2 Tahun 1 Tahun Musnah
1. Berkas bantuan kredit perumahan bagi pegawai 2 Tahun 1 Tahun Musnah
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
1. Berkas pemberian piagam penghargaan dan tanda jasa 2 Tahun 1 Tahun Musnah
1. Layanan pakaian dinas 2 Tahun 1 Tahun Musnah
P. Pemberhentian Pegawai
1. Berkas pemberhentian pegawai dengan hormat, baik atas permintaan 1 Tahun setelah 2 Tahun Masuk berkas
sendiri atau bukan atas permintaan sendiri, baik dengan hak pensiun SK ditetapkan perseorangan
maupun tidak, mulai dari pengajuan permohonan sampai dengan
dikeluarkannya SK pensiun termasuk di dalamnya
pensiun/duda/janda/anak dan Taspen
1. Berkas pemberhentian pegawai dengan tidak hormat; proses pengajuan 1 Tahun setelah 2 Tahun Masuk berkas
sampai dikeluarkannya SK pemberhentian sebagai PNS. SK ditetapkan perseorangan
Q. Berkas pemberhentian dan penetapan pensiun pegawai/janda/ duda/PNS 1 Tahun setelah 2 Tahun Musnah kecuali SK,
yang tewas SK ditetapkan masuk berkas
perseorangan
R. Berkas Perselisihan / Sengketa Pegawai 1 Tahun setelah 2 Tahun Dinilai kembali
memperoleh
keputusan hukum
tetap
S. Pengelolaan Pegawai Pemerintah Non Pegawai Negeri Sipil: petugas
keamanan, pengemudi, petugas kebersihan, pramusaji
1. Perjanjian kerja 1 Tahun setelah 4 Tahun Masuk berkas
perjanjian kerja perseorangan
berakhir
1. Permohonan dan pemberian cuti 1 Tahun 1 Tahun Musnah
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
IV. ORGANISASI TATA LAKSANA
A. Struktur organisasi BKN 1 Tahun setelah 4 Tahun Permanen
tidak berlaku - Hasil analisis dan evaluasi struktur organisasi BKN
- Pembentukan, perubahan dan penyempurnaan struktur organisasi BKN
B. Analisis Jabatan
1. Penyusunan informasi jabatan, uraian tugas, dan 1 tahun setelah 4 Tahun Dinilai Kembali
tidak berlaku spesifikasi atau persyaratan jabatan struktural
1. Penyusunan informasi jabatan, uraian tugas, dan spesifikasi atau 1 tahun setelah 4 Tahun Dinilai Kembali
persyaratan jabatan fungsional tertentu tidak berlaku
1. Penyusunan informasi jabatan, uraian tugas, dan spesifikasi atau 1 tahun setelah 4 Tahun Dinilai Kembali
persyaratan jabatan fungsional umum tidak berlaku
C. Standar Kompetensi 1 tahun setelah 4 Tahun Permanen
1. Standar kompetensi dan persyaratan jabatan struktural tidak berlaku
1. Standar kompetensi dan persyaratan jabatan fungsional
D. Analisis Beban Kerja dan Pemetaan Kekuatan Pegawai di Unit Kerja 1 tahun setelah 4 Tahun Musnah
tidak berlaku
E. Tata Laksana 1 tahun setelah 4 Tahun Musnah kecuali
1. Penyusunan dan penyelarasan proses bisnis tidak berlaku SOP, Permanen
1. Hasil evaluasi proses bisnis
1. Penyusunan dan penyelarasan SOP
1. Monitoring dan evaluasi penerapan SOP
F. Internalisasi reformasi birokrasi; mulai dari perumusan sampai dengan 1 tahun 4 Tahun Musnah
evaluasi.
G. Evaluasi jabatan struktural, jabatan fungsional tertentu dan jabatan 1 tahun setelah 4 Tahun Permanen
fungsional umum di lingkungan Badan Kepegawaian Negara tidak berlaku
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
H. Organisasi Non Kedinasan
1. Berkas kegiatan KORPRI BKN 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Berkas kegiatan Dharma Wanita BKN 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Berkas kegiatan organisasi non kedinasan lainnya 2 Tahun 3 Tahun Musnah
V. KEARSIPAN
A. Penyusunan kebijakan arsip dinamis, antara lain: TND, Klasifikasi Arsip, 1 Tahun setelah 3 Tahun Permanen
JRA, SKKAA, dan Pedoman Tata Kearsipan ditetapkan
B. Pembinaan kearsipan dinamis meliputi pembinaan arsiparis tingkat 1 Tahun 4 Tahun Musnah
instansi, lomba tertib arsip, penilaian arsiparis berprestasi dan bimbingan
teknis
C. Pengelolaan Arsip Dinamis
1. Penciptaan Arsip meliputi pengelolaan surat masuk dan surat keluar 1 Tahun 4 Tahun Musnah
1. Pemeliharaan arsip berupa Daftar Arsip Aktif, Daftar Arsip Inaktif, 1 Tahun setelah 4 Tahun Musnah, kecuali
Daftar Arsip Vital/Aset/Terjaga, dan Daftar Arsip Hasil Alih Media tidak digunakan daftar arsip
vital/arsip terjaga,
P 3. Penggunaan Arsip berupa Buku Peminjaman Arsip 1 Tahun 4 Tahun Musnah
Biasa/Terbatas/Rahasia
D. Penyusutan
1. Pemindahan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan berupa Daftar Arsip 1 tahun setelah 4 Tahun Musnah
yang dipindahkan dan Berita Acara pemindahan arsip inaktif tidak berlaku
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
1. Pemusnahan arsip berupa daftar arsip yang dimusnahkan, 2 Tahun 3 Tahun Permanen
rekomendasi/pertimbangan pemusnahan arsip, berita acara, surat
persetujuan pemusnahan arsip, dan penetapan pemusnahan arsip
1. Penyerahan arsip statis ke ANRI berupa daftar arsip yang diserahkan 2 Tahun 3 Tahun Permanen
dan berita acara penyerahan.
E. Monitoring dan Evaluasi Sistem Kearsipan, mulai dari perencanaan, 2 Tahun 3 Tahun Musnah
pelaksanaan hingga pelaporan.
VI. PERLENGKAPAN
A. Perencanaan pengadaan barang dan jasa
1. Usulan dan analisa kebutuhan dari unit kerja 2 Tahun 2 Tahun Musnah
1. Pengaturan tata ruang kantor 2 Tahun 2 Tahun Musnah
1. Perkenalan dan penawaran rekanan 2 Tahun 2 Tahun Musnah
B. Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa
1. Dokumen pengadaan alat tulis kantor sampai dengan Berita Acara 2 Tahun setelah 3 Tahun Musnah
Serah Terima pemeriksaan
1. Dokumen pengadaan perlengkapan kantor seperti PC komputer, laptop, 2 Tahun setelah 3 Tahun Musnah
meja, kursi, lemari, rak filing kabinet, brankas dan lain sebagainya dari pemeriksaan
proses awal sampai Berita Acara Serah Terima
1. Dokumen pengadaan tanah dan bangunan kantor termasuk bukti 2 Tahun setelah 3 Tahun Permanen
kepemilikan aset/kekayaan (sertifikat, IMB), dan rumah dinas dari pemeriksaan
proses awal sampai Berita Acara Serah Terima
1. Dokumen pengadaan kendaraan dinas, baik kendaraan beroda dua 2 Tahun setelah 3 Tahun Musnah
atau beroda empat termasuk bukti kepemilikan (BPKB, STNK) dari penghapusan
proses awal sampai Berita Acara Serah Terima
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
1. Dokumen pengadaan instalasi listrik, air, telepon, Local Area Network 2 Tahun setelah 3 Tahun Musnah
(LAN), dan sebagainya dari proses awal sampai Berita Acara Serah pemeriksaan
Terima
1. Dokumen pengadaan jasa/konsultan dari proses awal sampai Berita 2 Tahun setelah 3 Tahun Musnah
Acara Serah Terima pemeriksaan
1. Dokumen pengadaan aplikasi/software dari proses awal sampai Berita 2 Tahun setelah 3 Tahun Musnah
Acara Serah Terima pemeriksaan
C. Pengelolaan Barang
1. Penerimaan, penyimpanan (bukti barang masuk dan keluar) 1 Tahun setelah 4 Tahun Musnah
pemeriksaan
1. Distribusi barang (intern dan ekstern) 1 Tahun setelah 4 Tahun Musnah
pemeriksaan
1. Inventarisasi barang milik negara (BMN) Selama BMN 2 Tahun Musnah, setelah
masih ada data diperbaharui
1. Penghapusan BMN; sejak persiapan, pembentukan panitia 1 Tahun setelah 4 Tahun Musnah kecuali
penghapusan, usul penghapusan, penilaian, pelelangan, berita acara, pelaksanaan berita acara
sampai pelaporan. penghapusan penghapusan/pemi
ndahtanganan BMN
dan daftar barang
yang dihapuskan.
1. Laporan Barang Milik Negara 2 Tahun 3 Tahun Musnah setelah
data diperbarui
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
VII. KERUMAHTANGGAAN
A. Pemeliharaan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. Pelaporan kerusakan, perawatan bangunan kantor, perawatan
inventaris kantor, pemeliharaan alat telekomunikasi dan server/hosting,
perbaikan/service kendaraan dinas serta kebersihan taman dan
lingkungan kantor.
B. Fasilitas
1. Pengelolaan kendaraan dinas: formulir permohonan penggunaan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
kendaraan dinas, laporan kehilangan kendaraan
1. Penggunaan ruang rapat berikut sarana kelengkapan rapat penyediaan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
konsumsi dan administrasi
1. Pengelolaan sarana telekomunikasi, listrik, air 2 Tahun 3 Tahun Musnah
- Perbaikan/pemeliharaan
- Pemasangan
C. Pengamanan lingkungan kantor : daftar piket security, buku/ formulir 2 Tahun 3 Tahun Musnah
pengaturan akses masuk lingkungan kantor BKN, pengaturan perpakiran
termasuk kartu parkir.
VIII. HUBUNGAN MASYARAKAT
A. Publikasi dan Dokumentasi 1 Tahun 3 Tahun Musnah kecuali
Pemberitaan, pengumpulan dan analisis informasi yang dilakukan oleh BKN Master Permanen
baik melalui media cetak maupun media elektronik berupa pemotretan,
shooting dan penerbitan buletin/majalah/jurnal.
1 Tahun 4 Tahun Permanen B. Dengar Pendapat / Hearing DPR-RI
Berkas kegiatan dengar pendapat/hearing dengan DPR
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
C. Hubungan Media
1. Peliputan/kunjungan wartawan 1 Tahun 2 Tahun Musnah
1. Siaran pers/konferensi pers/press release/wawancara 1 Tahun 4 Tahun Musnah kecuali
Kepala BKN,
Permanen
D. Kerja Sama (Memorandum of Understanding/MoU )
1. Kerja sama dalam negeri 1 Tahun 4 Tahun Permanen
1. Kerja sama luar negeri 2 Tahun 3 Tahun Permanen
E. Hubungan Antar Lembaga
1. BKN dengan Instansi Pusat, Instansi/Pemerintah Daerah 1 Tahun 4 Tahun Musnah
1. BKN dengan organisasi nasional/internasional 1 Tahun 4 Tahun Musnah
1. BKN dengan perusahaan (BUMN/BUMD/Swasta) 1 Tahun 4 Tahun Musnah
1. BKN dengan perguruan tinggi/sekolah: orientasi lapangan, praktek 1 Tahun 2 Tahun Musnah
kerja lapangan/PKL.
1. Berkas kegiatan forum kehumasan (Bakohumas) 1 Tahun 2 Tahun Musnah
F. Keprotokolan
1. Penyelenggaraan acara protokoler kedinasan: upacara bendera, 1 Tahun 3 Tahun Musnah kecuali
peringatan hari besar, upacara pelantikan, upacara serah terima pelantikan Kepala
jabatan, peresmian dll. BKN dan pejabat
pimpinan tinggi
madya, Permanen
1. Kunjungan dinas dalam negeri dan luar negeri 2 Tahun 3 Tahun Musnah kecuali
Kepala BKN
Permanen
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
1. Agenda kegiatan pimpinan: perencanaan, penjadwalan dan 1 Tahun 4 Tahun Musnah kecuali
pelaksanaan agenda pimpinan termasuk agenda rapat pimpinan. notulen rapim,
Permanen
G. Tanda Kenang-kenangan 2 Tahun 3 Tahun Permanen
Pemberian kenang-kenangan kepada instansi atau organisasi serta
perorangan yang memiliki jasa atau prestasi di bidang kepegawaian
H. Ucapan 1 Tahun 1 Tahun Musnah
Pemberian ucapan selamat, ucapan terima kasih, ucapan bela sungkawa
dan ucapan permohonan maaf
I. Pengelolaan Website 1 Tahun 4 Tahun Musnah
Berkas kegiatan pengelolaan website
IX. AUDIT INTERNAL
A. Audit 1 Tahun setelah 4 Tahun Musnah
Berkas pelaksanaan audit seperti audit operasional, audit kinerja, audit tindak lanjut hasil
dengan tujuan tertentu serta kegiatan audit lainnya yang meliputi surat pemeriksaan
penugasan, surat pemberitahuan, sampai dengan pelaporan. selesai
B. Reviu 1 Tahun setelah 4 Tahun Musnah
Berkas pelaksanaan reviu atas dokumen rencana keuangan dan kinerja tindak lanjut hasil
pelaksanaan kegiatan dan laporan keuangan baik semesteran dan tahunan, pemeriksaan
meliputi surat penugasan, surat pemberitahuan, sampai dengan pelaporan selesai
---
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
C. Evaluasi 1 tahun setelah 4 Tahun Musnah
Berkas pelaksanaan evaluasi atas suatu kegiatan seperti evaluasi tindak lanjut hasil
Akuntabilitas Instansi Pemerintah (LAKIP), evaluasi reformasi birokrasi pemeriksaan
serta evaluasi kegiatan lainnya meliputi surat penugasan, surat selesai
pemberitahuan, sampai dengan pelaporan
D. Pengaduan Masyarakat 1 Tahun setelah 4 Tahun Musnah
ditindaklanjuti Pengaduan masyarakat (internal dan eksternal)
1 Tahun 4 Tahun Musnah E. Pengawasan untuk tujuan tertentu
Berkas pengawasan untuk tujuan tertentu
1 Tahun setelah 4 Tahun Musnah F. Laporan Hasil Pengawasan
tindak lanjut Laporan hasil pengawasan APIP semesteran dan tahunan meliputi: yang
selesai disampaikan ke MENPAN, BPK-RI, maupun BPKP serta tanggapan atas
laporan hasil pengawasan BPK-RI mencakup tindak lanjut atas laporan.
G. Pemantauan
1. Dokumen kegiatan proses penilaian kemajuan suatu program/kegiatan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
dan percepatan penyerapan anggaran dalam mencapai tujuan yang
telah ditetapkan, termasuk didalamnya kegiatan monitoring
pelaksanaan reformasi birokrasi di lingkungan Badan Kepegawaian
Negara.
1. Dokumen kegiatan pemantauan terhadap kerugian negara yang 1 Tahun setelah 4 Tahun Musnah
meliputi Tuntutan Perbendaharaan (TP)/Tuntutan Ganti Rugi (TGR) tuntutan ganti
seperti: Laporan kehilangan, Berita Acara kehilangan barang/uang, SK rugi dilunasi
tanggung jawab mutlak/surat kesanggupan untuk mengganti ke Kas
Negara, SK penghapusan uang dan barang sampai laporan penyelesaian
TP-TGR
---
