Peraturan Badan Nomor 3 Tahun 2017 tentang Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Badan Nasional Penanggulangan Terorisme

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan: 1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Badan Nasional Penanggulangan Terorisme dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip yang dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 3. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 4. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 5. Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. 6. Klasifikasi adalah proses identifikasi kategori-kategori kegiatan dan arsip dinamis yang dihasilkan dan mengelompokkannya. 7. Klasifikasi Keamanan Arsip adalah kategori kerahasiaan informasi arsip berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkannya terhadap kepentingan dan keamanan negara, masyarakat dan perorangan. 8. Klasifikasi Akses Arsip adalah kategori pembatasan akses terhadap arsip berdasarkan kewenangan penggunaan arsip terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi tertentu. 9. Pengamanan Arsip adalah program perlindungan fisik dan informasi arsip berdasarkan klasifikasi keamanannya. 10. Biasa/Terbuka adalah arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh orang banyak tidak merugikan siapapun. 11. Terbatas adalah arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan. 12. Rahasia adalah arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk dampak ekonomi makro. Apabila informasi yang terdapat pada arsip bersifat sensitif bagi lembaga/organisasi akan menimbulkan kerugian yang serius terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi. 13. Sangat Rahasia adalah arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah, Negara Kesatuan Republik INDONESIA, dan keselamatan bangsa. 14. Informasi yang Dikecualikan adalah informasi yang apabila dibuka atau diketahui orang lain dapat menimbulkan konsekuensi setelah dipertimbangkan secara seksama bahwa dengan menutup informasi dapat melindungi kepentingan yang lebih besar dari pada membukanya. 15. Penggunaan Arsip adalah kegiatan penyediaan dan pemanfaatan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak. 16. Pengguna Internal adalah setiap orang atau unit kerja yang menggunakan arsip dan berasal dari lingkungan Badan Nasional Penanggulangan Terorisme. 17. Pengguna Eksternal adalah setiap orang atau badan hukum yang menggunakan arsip dan berasal dari luar lingkungan Badan Nasional Penanggulangan Terorisme. 18. Prosedur Pengaksesan Informasi Publik adalah tata cara atau aturan ketersediaan informasi sesuai kewenangan hukum dan otorisasi legal pemanfaatan informasi publik. 19. Kepala adalah pejabat yang menyelenggarakan urusan pemerintahan yang mengkoordinir di bidang penanggulangan terorisme. 20. Pejabat Pengelola Informasi Publik (PPID) Badan Nasional Penanggulangan Terorisme adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyediaan dan/atau pelayanan informasi di badan publik yang ditunjuk oleh Kepala. 21. Badan Nasional Penanggulangan Terorisme yang selanjutnya disingkat BNPT adalah lembaga penanggulangan terorisme berbentuk lembaga pemerintah non kementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang penanggulangan terorisme yang berkedudukan di ibukota negara.

(1) Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di lingkungan BNPT, dimaksudkan untuk: a. mendorong unit kerja agar memberkaskan Arsip Dinamis unit kerjanya secara tertib yang disertai dengan daftar arsip aktifnya; b. memberikan petunjuk kepada unit kerja agar dapat mengamankan dan mematuhi kewenangan akses terhadap Klasifikasi informasi Arsip yang telah ditetapkan; c. melindungi fisik dan informasi arsip dari kerusakan dan kehilangan sehingga ketersediaan, keterbacaan, keutuhan, otentisitas, dan realibilitas arsip dapat tetap terjaga; dan d. melindungi arsip dari pengaksesan yang tidak sesuai dengan aturan sehingga dapat dicegah terjadinya penyalahgunaan arsip oleh pihak yang tidak berhak untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah. (2) Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di lingkungan BNPT, bertujuan untuk: a. menjadi acuan pelaksanaan dalam pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Badan Nasional Penanggulangan Terorisme; b. menyediakan layanan informasi arsip dinamis kepada publik dengan prinsip cepat, tepat, murah, dan aman; c. tersedianya informasi mengenai penanggulangan terorisme yang dikategorikan terbuka dan dapat diakses secara luas bagi publik sebagaimana tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini; d. terjaminnya keamanan arsip bagi informasi yang dikecualikan; dan e. terciptanya kenyamanan bekerja bagi seluruh pegawai di lingkungan BNPT.

Ruang lingkup Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip di lingkungan BNPT, mencakup: a. klasifikasi keamanan arsip, memuat informasi biasa/terbuka, terbatas dan rahasia; b. pengamanan arsip, memuat pengamanan ruang simpan, penentuan pengelola arsip, serta daftar informasi terbatas, rahasia; dan c. klasifikasi dan pengaturan akses arsip, memuat pengguna internal dan pengguna eksternal.

(1) Asas Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di lingkungan BNPT dilaksanakan dengan menerapkan asas gabungan. (2) Asas gabungan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui sentralisasi dalam penetapan kebijakan dan desentralisasi dalam pelaksanaan di lapangan. (3) Penetapan kebijakan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) meliputi penyusunan dan penerapan pedoman serta standar operasional prosedur, sumber daya manusia, sarana, dan prasarana.

Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip di BNPT diatur dengan ketentuan sebagai berikut: a. arsip yang tercipta di lingkungan Badan Nasional Penanggulangan Terorisme dapat diklasifikasikan menjadi informasi biasa/terbuka, terbatas, dan rahasia; b. ketiga tingkat klasifikasi sebagaimana dimaksud dalam huruf a, berbeda dalam teknis pengamanannya, semakin tinggi tingkat klasifikasi informasinya semakin tinggi pula tingkat pengamanannya; c. setiap pegawai BNPT hanya dapat mengakses arsip yang berada pada tanggung jawab tugas dan kewenangannya; dan d. publik dapat mengakses informasi BNPT yang dikategorikan biasa/terbuka sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.

(1) Arsip Dinamis di lingkungan BNPT dapat diakses oleh pengguna secara internal dan eksternal. (2) Pengguna Internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1), sebagai berikut: a. Kepala sebagai pimpinan tingkat tertinggi, dapat mengakses seluruh arsip yang berada di bawah kewenangannya; b. Sekretaris Utama dan Deputi sebagai pimpinan tingkat tinggi, dapat mengakses arsip di bawah kewenangannya, tapi tidak dapat mengakses informasi yang terdapat pada pimpinan level tertinggi dan yang satu level dengan unit di luar unit kerjanya, kecuali telah mendapatkan izin; c. Staf Ahli, sebagai pimpinan tingkat tinggi, dapat mengakses seluruh arsip sesuai dengan bidangnya setelah mendapatkan izin dari pimpinan tinggi yang terkait; d. Pejabat Eselon II dan Pejabat Eselon III, sebagai pimpinan tingkat menengah, dapat mengakses seluruh arsip dibawah kewenangannya, namun tidak dapat mengakses informasi yang terdapat pada pimpinan level tertinggi dan yang satu level diluar unit kerjanya, kecuali telah mendapatkan izin; e. Pejabat Eselon IV, Arsiparis, dan Aparatur Sipil Negara (ASN), sebagai pejabat pelaksana, hanya dapat mengakses seluruh arsip yang berada pada tanggung jawab, tugas dan kewenangannya, dengan tingkat klasifikasi biasa; dan f. Pengawas Internal mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip pada pencipta arsip untuk melaksanakan fungsi pengawasan internal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang undangan; (3) Pengguna eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat (1), sebagai berikut: a. pengawas eksternal mempunyai hak untuk mengakses seluruh arsip pada pencipta arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; b. aparat penegak hukum mempunyai hak untuk mengakses arsip pada pencipta arsip yang terkait dengan perkara atau proses hukum yang sedang ditanganinya untuk melaksanakan fungsi penegak hukum; dan c. publik dapat mengakses informasi BNPT yang dikategorikan terbuka sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan;

(1) Sarana Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di lingkungan BNPT menggunakan sarana perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). (2) Perangkat keras (hardware) sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi: a. sarana penyimpanan arsip konvensional berupa filing cabinet/rak arsip untuk menyimpan arsip biasa/ terbuka dan terbatas, dan brangkas atau lemari besi untuk arsip rahasia; b. sarana penyimpanan arsip media baru berupa lemari arsip sesuai dengan tingkat klasifikasi informasi; dan c. prasarana berupa ruang penyimpanan yang representatif sesuai dengan tingkat klasifikasi informasi. (3) Perangkat lunak (software) sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi: a. daftar arsip aktif, inaktif, terjaga dan vital; dan b. aplikasi pengelolaan arsip aktif dan inaktif.

(1) Pejabat fungsional arsiparis dan/atau pengelola arsip yang bertugas mengelola arsip harus dipilih pegawai yang profesional baik dalam substansi kearsipan maupun dalam dedikasi dan integritas. (2) Pejabat fungsional arsiparis dan/atau pengelola arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus ditetapkan melalui Surat Keputusan Kepala BNPT.

Arsip Dinamis BNPT terbagi menjadi 3 (tiga) kategori, meliputi: a. biasa/terbuka; b. terbatas; dan c. rahasia.

Arsip Dinamis di lingkungan BNPT yang termasuk ke dalam kategori arsip biasa/terbuka sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf a, merupakan arsip yang tidak memiliki dampak yang dapat menganggu kinerja BNPT yaitu: a. Arsip Dinamis di lingkungan Sekretariat Utama meliputi Biro Perencanaan, Biro Perencanaan, Hukum dan Humas dan Biro Umum; b. Arsip Dinamis di lingkungan Deputi Bidang Pencegahan, Perlindungan, dan Deradikalisasi meliputi Direktorat Pencegahan, Direktorat Perlindungan dan Direktorat Deradikalisasi; c. Arsip Dinamis di lingkungan Deputi Penindakan dan Pembinaan Kemampuan meliputi Direktorat Penindakan, Direktorat Pembinaan Kemampuan, dan Direktorat Penagakan Hukum; d. Arsip Dinamis di lingkungan Deputi Kerjasama Internasional meliputi Direktorat Kerjasama Bilateral, Direktorat Kerjasama Regional dan Multilateral, dan Direktorat Perangkat Hukum Internasional; dan e. Arsip Dinamis dari lingkungan Inspektorat.

Arsip Dinamis di lingkungan BNPT yang termasuk ke dalam kategori Arsip Terbatas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf b merupakan arsip yang dari segi bobot informasinya memiliki dampak yang dapat mengganggu kinerja unit teknis di lingkungan BNPT, yang meliputi: a. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi Bagian Kepegawaian seperti personal file, hasil petimbangan Badan Pertimbangan Jabatan dan Kepangkatan (Baperjakat), rekam medis pegawai; b. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga seperti dokumen penggandaan barang/dokumen lelang BNPT; c. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi Inspektorat seperti laporan hasil pemeriksaan auditor internal dan eksternal, laporan hasil pemeriksaan auditor independen; d. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi Bagian Keuangan seperti berkas pengelolaan anggaran di unit kerja; dan e. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi Bagian Arsip seperti daftar arsip vital dan daftar arsip terjaga.

Arsip Dinamis di lingkungan BNPT yang termasuk ke dalam kategori Arsip Rahasia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf c, mengandung dampak yang luas hingga mengganggu kinerja BNPT yang meliputi: a. Arsip Dinamis yang tercipta dari Unit Organisasi, Kepegawaian dan Organisasi, Hukum dan Hubungan Masyarakat seperti kasus/sengketa hukum, Hak atas Kekayaan Intelektual (HKI), dan personal file; b. Arsip Dinamis yang tercipta dari Biro Umum seperti sertifikat tanah, rancang bangun instalasi telepon, instalasi listrik, daftar arsip vital, dan lain-lain; c. Arsip Dinamis yang tercipta dari Deputi Pencegahan, Perlindungan dan Deradikalisasi seperti data intelijensi Terorisme; dan d. Arsip Dinamis yang tercipta dari Inspektorat seperti data tindak lanjut hasil pengawasan.

(1) Pengamanan ruang simpan secara keseluruhan mencakup fasilitas pengamanan seperti pemasangan kamera pengawas, kunci pengamanan ruangan, dan media simpan. (2) Pengamanan arsip kategori biasa/terbuka disimpan pada rak besi, arsip kategori terbatas disimpan pada filing cabinet atau lemari besi dan arsip kategori rahasia disimpan pada lemari besi atau brankas.

(1) Penentuan pengelola arsip meliputi pejabat fungsional arsiparis dan atau penata arsip di masing-masing unit pengolah; (2) Arsiparis dan/atau penata arsip sebagai pengelola arsip aktif berperan dalam pengamanan arsip di unit pengolah (central file); dan (3) Arsiparis dan atau penata arsip sebagai pengelola arsip inaktif berperan dalam pengamanan arsip di pusat arsip (record centre) BNPT.

(1) Pengamanan informasi Arsip Dinamis di lingkungan BNPT meliputi penciptaan daftar arsip terbatas dan daftar arsip rahasia. (2) Tujuan pengamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 merupakan acuan pembatasan akses yang digunakan oleh penyedia informasi yang berada di unit pengolah (central file) dan di unit kearsipan (records centre).

Tabel klasifikasi keamanan dan pengamanan akses arsip dinamis dilingkungan BNPT terbagi atas fasilitatif dan subtantif sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Badan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Bogor pada tanggal 28 Juli 2017 KEPALA BADAN NASIONAL PENANGGULANGAN TERORISME REPUBLIK INDONESIA, ttd SUHARDI ALIUS Diundangkan di Jakarta pada tanggal 21 November 2017 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA