(1) Tugas Pokok Asisten adalah melakukan penyelesaian laporan, pencegahan maladministrasi pelayanan publik, dan pengawasan.
(2) Uraian tugas pokok Asisten sebagai berikut:
a. Asisten Pratama, meliputi:
1. menerima pelapor individual atau laporan sederhana;
2. melaksanakan konsultasi individual atau laporan sederhana;
3. menyiapkan kegiatan penerimaan pengaduan di titik layanan atau ruang publik;
4. melaksanakan kegiatan penerimaan pengaduan di titik layanan atau ruang publik;
5. mengidentifikasi syarat formil laporan;
6. menyusun pemberitahuan informasi atau kelengkapan syarat formil;
7. menyusun penutupan laporan tidak memenuhi syarat formil;
8. menyusun rancangan ringkasan analisis syarat materiil;
9. menyiapkan bahan gelar laporan hasil verifikasi materiil;
10. menyiapkan bahan rapat pleno/perwakilan;
11. melakukan tindak lanjut hasil pleno penerimaan/penolakan/pelimpahan laporan masyarakat;
12. melakukan penutupan laporan tidak memenuhi syarat materil;
13. memeriksa dan memutakhirkan data laporan masyarakat;
14. meregistrasi laporan masyarakat;
15. meregistrasi laporan investigasi atas prakarsa sendiri;
16. meregistrasi laporan masyarakat kategori respon cepat Ombudsman;
17. menyiapkan bahan kegiatan pendampingan tata laksana penerimaan dan verifikasi laporan;
18. melaksanakan kegiatan pendampingan tatalaksana penerimaan dan verifikasi laporan;
19. menyusun laporan pelaksanaan kegiatan;
20. memberikan informasi dimulainya pemeriksaan;
21. memeriksa dokumen;
22. melaksanakan bedah laporan hasil pemeriksaan dokumen;
23. menyusun laporan hasil pemeriksaan dokumen;
24. menangani perpindahan penanganan laporan;
25. melaksanakan permintaan data;
26. menyusun permintaan klarifikasi tertulis;
27. menyusun surat pemanggilan pelapor/terlapor/saksi;
28. mempersiapkan kegiatan konsiliasi;
29. mempersiapkan pemeriksaan lapangan laporan masyarakat;
30. mendokumentasikan kegiatan pemeriksaan lapangan laporan masyarakat;
31. mengumpulkan seluruh hasil tahapan pemeriksaan sebagai bahan laporan akhir hasil pemeriksaan;
32. mempersiapkan bedah laporan akhir hasil pemeriksaan;
33. menyampaikan laporan akhir hasil pemeriksaan kepada unit internal;
34. melakukan persiapan pemeriksaan laporan reaksi cepat ombudsman;
35. mengumpulkan bahan keterangan untuk investigasi atas prakarsa sendiri;
36. menyusun laporan informasi;
37. melakukan kegiatan lainnya terkait pemeriksaan laporan;
38. melaksanakan pemetaan data laporan;
39. melaksanakan pemetaan isu pelayanan publik;
40. melaksanakan kompilasi hasil survei terdahulu;
41. melaksanakan pemetaan hasil penelitian akademik;
42. melaksanakan pemetaan regulasi;
43. melaksanakan pemetaan informasi dan/atau data pemangku kepentingan;
44. melaksanakan kegiatan lainnya dalam rangka mendeteksi potensi maladministrasi dan isu permasalahan pelayanan publik;
45. melakukan pemeriksaan dokumen hasil inventarisasi;
46. melakukan penelusuran permasalahan pelayanan publik melalui pengamatan terbuka dan/atau tertutup;
47. melakukan kegiatan pemutakhiran atas permasalahan pelayanan publik;
48. menyiapkan data dan bahan hasil deteksi;
49. melakukan pengumpulan data, keterangan, dokumen dan bukti permasalahan pelayanan publik pada tahap analisis;
50. mempersiapkan bahan survei;
51. melakukan survei;
52. mendokumentasikan hasil persiapan dan pelaksanaan survei;
53. menyiapkan bahan penyusunan laporan hasil telaahan dan/atau analisis;
54. menyiapkan bahan kajian Ombudsman;
55. melakukan kegiatan kajian Ombudsman;
56. menginput data survei;
57. menyiapkan bahan penyusunan laporan survei;
58. mendokumentasikan proses dan hasil kegiatan kajian Ombudsman;
59. menyiapkan bahan penyusunan laporan hasil tahap analisis;
60. menyiapkan bahan penyusunan risalah kebijakan;
61. menyiapkan bahan monitoring pelaksanaan saran;
62. melakukan kegiatan monitoring pelaksanaan saran;
63. menyiapkan bahan pendampingan pelaksanaan saran;
64. menyiapkan bahan hasil pendampingan dan monitoring;
65. menyiapkan bahan kegiatan publikasi saran
66. menelaah kelengkapan administrasi berkas laporan;
67. melakukan permintaan kelengkapan berkas laporan;
68. mempersiapkan pertemuan pendahuluan resolusi dengan keasistenan substansi;
69. menginventarisasi tanggapan terlapor terhadap tindak lanjut laporan akhir hasil pemeriksaan;
70. menyusun laporan hasil pra-resolusi;
71. mempersiapkan kegiatan mediasi/konsiliasi;
72. meneliti kelengkapan berkas permohonan ajudikasi khusus;
73. melakukan telaah permohonan ajudikasi khusus;
74. menyiapkan kegiatan monitoring rekomendasi;
75. meminta informasi berkala pelaksanaan rekomendasi;
76. mengumpulkan informasi pelaksanaan rekomendasi dari berbagai sumber;
77. menyiapkan pemeriksaan lapangan pelaksanaan rekomendasi;
78. menelaah surat tanggapan pelapor atas pelaksanaan rekomendasi;
79. menelaah surat tanggapan terlapor atas pelaksanaan rekomendasi;
80. menyusun surat pemberitahuan penutupan laporan;
81. memeriksa dokumen laporan masyarakat yang diadukan;
82. memeriksa dokumen terkait pencegahan maladministrasi yang diadukan;
83. memeriksa substansi aduan masyarakat;
84. memeriksa substansi aduan terkait pencegahan maladministrasi;
85. menyiapkan bahan pemeriksaan aduan;
86. melakukan permintaan data terkait aduan;
87. melakukan permintaan keterangan kepada pengadu dan/atau teradu;
88. melaksanakan konsultasi aduan bersifat individual;
89. mendokumentasikan hasil pemeriksaan;
90. mempersiapkan pemeriksaan lapangan aduan
91. mengumpulkan hasil pemeriksaan aduan sebagai bahan laporan hasil pemeriksaan aduan;
92. menyiapkan kegiatan bedah aduan;
93. menyusun surat hasil tindak lanjut pemeriksaan aduan;
94. mengumpulkan bahan/data penjaminan mutu;
95. menyiapkan kertas kerja penjaminan mutu;
96. memasukan data hasil pemeriksaan dokumen penjaminan mutu;
97. menyiapkan bahan penelitian akademis pengawasan pelayanan publik;
98. menyiapkan kegiatan seminar akademik; dan
99. melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan kompetensi jabatan dan/atau kebutuhan organisasi.
b. Asisten Muda, meliputi:
1. menerima pelapor kelompok atau laporan sedang;
2. melaksanakan konsultasi kelompok atau laporan sedang;
3. memimpin kegiatan penerimaan pengaduan di titik layanan atau ruang publik;
4. menganalisa dan menyimpulkan syarat formil laporan;
5. menelaah pemberitahuan informasi atau kelengkapan syarat formil;
6. menganalisa penutupan laporan yang tidak memenuhi syarat formil;
7. menganalisa dan menyimpulkan syarat materiil laporan;
8. menganalisa klasifikasi laporan;
9. menganalisa batasan kewenangan;
10. melaksanakan gelar laporan hasil verifikasi materiil;
11. menelaah bahan rapat pleno/perwakilan;
12. menelaah tindak lanjut hasil pleno penerimaan/penolakan/pelimpahan laporan masyarakat;
13. menelaah penutupan laporan tidak memenuhi syarat materiil;
14. memantau pemutakhirkan data laporan masyarakat;
15. memantau registrasi laporan masyarakat;
16. memantau registrasi laporan masyarakat kategori respon cepat ombudsman;
17. melaksanakan pendampingan tatalaksana penerimaan dan verifikasi laporan di perwakilan;
18. menelaah laporan pelaksanaan kegiatan;
19. memimpin pelaksanaan konsiliasi;
20. memimpin klarifikasi langsung;
21. menyusun klarifikasi tertulis;
22. memimpin pelaksanaan pemeriksaan lapangan laporan masyarakat;
23. menyusun rancangan laporan akhir hasil pemeriksaan;
24. melakukan bedah laporan akhir hasil pemeriksaan;
25. melakukan pemeriksaan respon cepat ombudsman terhadap terlapor/saksi/ahli/pihak terkait;
26. memimpin pelaksanaan pemeriksaan lapangan respon cepat ombudsman;
27. menyusun laporan akhir hasil pemeriksaan respon cepat ombudsman;
28. memimpin pelaksanaan kegiatan deteksi pada tahapan inventarisasi, identifikasi, dan pemutakhiran;
29. melakukan telaahan atas hasil kegiatan inventarisasi, identifikasi, dan pemutakhiran;
30. memimpin pelaksanaan kegiatan penelusuran permasalahan pelayanan publik melalui pengamatan terbuka dan/atau tertutup;
31. memimpin kegiatan pemutakhiran atas permasalahan pelayanan publik;
32. menyusun hasil deteksi;
33. memimpin kegiatan analisis;
34. menelaah hasil pengumpulan data pada tahap analisis;
35. memimpin pengumpulan data, keterangan, dokumen dan bukti pada tahapan analisis dalam pencegahan maladministrasi;
36. melakukan telaahan atas data, keterangan, dokumen dan bukti atas permasalahan pelayanan publik;
37. menganalisa data survei;
38. memimpin pelaksanaan survei Ombudsman;
39. memimpin pelaksanaan kajian Ombudsman;
40. melakukan telaahan hasil kajian Ombudsman;
41. menyusun laporan hasil tahap analisis;
42. memimpin monitoring atas pelaksanaan saran;
43. memimpin pertemuan pendahuluan pra resolusi;
44. melaksanakan kegiatan mediasi/konsiliasi.
45. monitoring pelaksanaan hasil mediasi/konsiliasi;
46. menyusun laporan hasil monitoring mediasi/konsiliasi;
47. penyusunan surat penyampaian rekomendasi.
48. menyusun rancangan rekomendasi;
49. monitoring pelaksanaan rekomendasi;
50. memimpin pelaksanaan pemeriksaan lapangan pada tahap resolusi dan monitoring;
51. menyusun rancangan laporan akhir hasil monitoring;
52. membuat berita acara ajudikasi khusus;
53. melaksanakan konsultasi aduan bersifat individual dan kompleks;
54. memimpin permintaan keterangan kepada pengadu dan/atau teradu;
55. menelaah proses bisnis pelayanan ombudsman dari aduan masyarakat;
56. menyusun berita acara pemeriksaan;
57. menyusun rancangan laporan akhir penjaminan mutu;
58. melaksanakan pemeriksaan aduan;
59. memimpin pemeriksaan lapangan;
60. menyusun laporan hasil pemeriksaan aduan;
61. melaksanakan bedah laporan;
62. menentukan sampel penjaminan mutu;
63. melakukan analisis bahan/data penjaminan mutu;
64. menyusun kesimpulan hasil kertas kerja;
65. memimpin pelaksanaan penjaminan mutu;
66. memaparkan hasil kertas kerja penjaminan mutu;
67. menyampaikan hasil kertas kerja penjaminan mutu;
68. menyusun rancangan penelitian akademis pengawasan pelayanan publik;
69. memimpin kegiatan seminar akademik; dan
70. melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan kompetensi jabatan dan/atau kebutuhan organisasi.
c. Asisten Madya, meliputi :
1. menerima pelapor individual/kelompok atau laporan berat;
2. melaksanakan konsultasi individual/kelompok atau laporan berat;
3. memeriksa kegiatan penerimaan pengaduan di titik layanan atau ruang publik;
4. menyetujui kesimpulan syarat formil laporan
5. menyetujui pemberitahuan informasi/kelengkapan syarat formil;
6. menyetujui penutupan laporan tidak memenuhi syarat formil;
7. menyetujui kesimpulan verifikasi materil;
8. memaparkan hasil verifikasi materiil pada gelar laporan;
9. menyetujui tindak lanjut hasil pleno penerimaan/penolakan/pelimpahan laporan masyarakat;
10. memeriksa kegiatan dan produk penerimaan laporan masyarakat baik yang disampaikan masyarakat secara langsung maupun yang disampaikan melalui berbagai media lainnya;
11. memeriksa kegiatan dan produk verifikasi formil, materil, batasan kewenangan, dan klasifikasi laporan;
12. memeriksa kegiatan registrasi laporan dan pemutakhiran data;
13. memimpin kegiatan pendampingan tatalaksana penerimaan dan verifikasi laporan;
14. melakukan perbaikan terhadap pelaksanaan kegiatan dan produk penerimaan laporan serta verifikasi;
15. menyetujui laporan pelaksanaan kegiatan;
16. melakukan pengecekan terhadap kegiatan dan produk pemerolehan data, keterangan atau dokumen;
17. melakukan pengecekan terhadap kegiatan dan produk pemeriksaan;
18. melakukan perbaikan terhadap pelaksanaan kegiatan dan produk pemerolehan data atau dokumen serta pemeriksaan;
19. memimpin bedah laporan akhir hasil pemeriksaan;
20. menyusun pendapat dan tindakan korektif pada laporan akhir hasil pemeriksaan;
21. menyampaikan laporan akhir hasil pemeriksaan kepada unit eksternal;
22. monitoring tindakan korektif;
23. melakukan telaah terhadap kegiatan dan hasil deteksi, analisis dan perlakuan saran;
24. menyampaikan kegiatan dan hasil deteksi;
25. menyampaikan kegiatan dan laporan hasil analisis dan perlakuan saran;
26. menyusun produk publikasi saran;
27. menyusun rencana dan strategi kegiatan perlakuan pelaksanaan saran;
28. melakukan perbaikan terhadap pelaksanaan kegiatan dan produk pencegahan maladministrasi;
29. menyusun risalah kebijakan;
30. menyusun ringkasan eksekutif;
31. menyusun laporan hasil analisis;
32. melakukan perumusan saran;
33. memimpin sidang ajudikasi;
34. membuat putusan ajudikasi khusus;
35. memantau pelaksanaan putusan ajudikasi khusus;
36. memantau pelaksanaan hasil konsiliasi/mediasi;
37. memantau pelaksanaan rekomendasi;
38. menyusun laporan tidak dilaksanakannya rekomendasi Ombudsman;
39. menyusun laporan penjaminan mutu;
40. monitoring tindak lanjut hasil aduan;
41. monitoring tindak lanjut penjaminan mutu;
42. melakukan pengecekan terhadap kegiatan penjaminan mutu proses bisnis dan produk penyelesaian laporan dan pencegahan maladministrasi;
43. menganalisa hasil kegiatan penjaminan mutu proses bisnis dan produk penyelesaian laporan dan pencegahan maladministrasi;
44. melakukan perbaikan terhadap pelaksanaan kegiatan penjaminan mutu proses bisnis dan produk penyelesaian laporan dan pencegahan maladministrasi;
45. menyusun kesimpulan dan tindakan korektif pada laporan hasil pemeriksaan aduan;
46. menelaah penelitian akademik pengawasan pelayanan publik;
47. mempublikasi hasil penelitian dalam bentuk buku;
48. mempublikasi hasil penelitian dalam jurnal nasional dan/atau jurnal internasional;
49. menelaah kegiatan seminar akademik; dan
50. melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan kompetensi jabatan dan/atau kebutuhan organisasi.
d. Asisten Utama, meliputi:
1. merencanakan kegiatan dan produk mengenai penerimaan dan verifikasi;
2. mengevaluasi kegiatan dan produk mengenai penerimaan dan verifikasi;
3. menyusun laporan berkala kegiatan dan produk mengenai penerimaan dan verifikasi;
4. memimpin gelar laporan hasil verifikasi materiil;
5. menyampaikan hasil verifikasi materiil kepada rapat pleno/perwakilan;
6. melakukan evaluasi terhadap peraturan/kebijakan terkait penerimaan dan verifikasi;
7. melakukan penyusunan peraturan/kebijakan baru atau perubahan peraturan mengenai penerimaan dan verifikasi;
8. berkoordinasi dengan pemangku kepentingan terkait pembentukan peraturan/kebijakan nasional penerimaan dan verifikasi;
9. merencanakan kegiatan dan produk mengenai pemeriksaan;
10. mengevaluasi kegiatan dan produk mengenai pemeriksaan;
11. menyusun laporan berkala kegiatan dan produk mengenai pemeriksaan;
12. melakukan tinjauan terhadap peraturan/kebijakan terkait pemeriksaan untuk melihat kekurangan terhadap mekanisme yang sedang terjadi;
13. menyusun peraturan/kebijakan baru atau perubahan peraturan mengenai pemeriksaan;
14. berkoordinasi dengan pemangku kepentingan terkait pembentukan peraturan/kebijakan nasional pemeriksaan;
15. melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan dan mekanisme pendampingan tatalaksana
penerimaan dan verifikasi laporan di perwakilan;
16. merencanakan kegiatan dan produk mengenai pencegahan maladministrasi;
17. mengevaluasi kegiatan dan produk mengenai pencegahan maladministrasi;
18. menyusun laporan berkala kegiatan dan produk mengenai pencegahan maladministrasi;
19. merancang kegiatan cipta kondisi sebagai bentuk pencegahan maladministrasi;
20. melaporkan kegiatan dan hasil pencegahan maladministrasi dalam rapat pleno;
21. melakukan koordinasi ekternal sebagai tindak lanjut hasil analisis dan perlakuan saran;
22. menelaah peraturan/kebijakan terkait pencegahan maladministrasi untuk melihat kekurangan terhadap mekanisme yang sedang terjadi;
23. menyusun peraturan/kebijakan baru atau perubahan peraturan mengenai pencegahan maladministrasi;
24. melakukan koordinasi dengan pemangku kepentingan terkait pembentukan peraturan/kebijakan nasional pencegahan maladministrasi;
25. merencanakan kegiatan dan produk mediasi/konsiliasi, ajudikasi khusus, serta rekomendasi;
26. mengevaluasi kegiatan dan produk mediasi/konsiliasi, ajudikasi khusus, serta rekomendasi;
27. menyusun laporan berkala kegiatan dan produk mengenai mediasi, ajudikasi khusus, serta rekomendasi;
28. melakukan analisis terhadap standar/kebijakan terkait mediasi, ajudikasi khusus, dan
rekomendasi guna menilai kekurangan terhadap mekanisme yang sedang terjadi;
29. menyusun standar/kebijakan baru atau perubahan peraturan mengenai mediasi, ajudikasi khusus, dan rekomendasi;
30. melakukan koordinasi dengan pemangku kepentingan terkait pembentukan standar/kebijakan nasional mengenai mediasi, ajudikasi khusus, dan rekomendasi;
31. merencanakan kegiatan dan produk penjaminan mutu;
32. mengevaluasi kegiatan dan produk penjaminan mutu;
33. menyusun laporan berkala kegiatan dan produk penjaminan mutu;
34. menyampaikan hasil laporan penjaminan mutu dan hasil tindak lanjut aduan dalam rapat pleno;
35. melakukan riviu konsep rekomendasi;
36. menyusun kesimpulan monitoring aduan
37. melakukan tinjauan terhadap standar/kebijakan terkait penjaminan mutu;
38. menyusun standar/kebijakan baru atau perubahan peraturan mengenai penjaminan mutu;
39. melakukan koordinasi dengan pemangku kepentingan terkait pembentukan standar/kebijakan nasional mengenai penjaminan mutu;
40. menyampaikan penelitian akademik pengawasan pelayanan publik dalam rapat pleno dan pihak eksternal;
41. menjadi pemakalah kunci dalam seminar akademik;
42. melakukan koordinasi aktif dalam jaringan Ombudsman dan/atau organisasi internasional;
dan
43. melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan kompetensi jabatan dan/atau kebutuhan organisasi.
(3) Tugas tambahan Asisten sebagai berikut:
a. membuat karya tulis/karya ilmiah di bidang pelayanan publik;
b. membuat standar, pedoman, dan/atau petunjuk teknis di bidang pelayanan publik;
c. menerjemahkan atau menyadur buku dan bahan- bahan lain di bidang pelayanan publik;
d. membuat atau menemukan teknologi yang relevan untuk meningkatkan efektifitas pengawasan pelayanan publik;
e. mengajar/melatih di bidang pelayanan publik;
f. merumuskan kurikulum pendidikan dan pelatihan;
g. mengikuti seminar/lokakarya;
h. menjadi Tim Penilai Angka Kredit di lingkungan Ombudsman;
i. menjadi panitia dalam forum di bidang pelayanan publik; dan/atau
j. tugas lainnya sesuai dengan tugas dan fungsi Ombudsman.