Peraturan Badan Nomor 11 Tahun 2013 tentang MEKANISME PENGELOLAAN HIBAH DI LINGKUNGAN KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA

Dalam Peraturan ini, yang dimaksud dengan:
1. Kepolisian Negara Republik INDONESIA yang selanjutnya disingkat Polri adalah alat negara yang berperan dalam memelihara keamanan dan ketertiban masyarakat, menegakkan hukum, serta memberikan perlindungan, pengayoman dan pelayanan kepada masyarakat dalam rangka terpeliharanya keamanan dalam negeri.
2. Hibah adalah setiap penerimaan Polri dalam bentuk uang, barang dan/atau jasa yang diperoleh dari pemberi Hibah yang berasal dari dalam negeri atau luar negeri dan tidak perlu dibayar kembali.
3. Pengelolaan Hibah adalah rangkaian kegiatan penatausahaan hibah mulai dari proses perencanaan, penerimaan, penggunaan, pelaporan, monitoring dan evaluasi.
www.djpp.kemenkumham.go.id

4. Perjanjian Hibah adalah kesepakatan tertulis mengenai hibah antara Polri dan Pemberi Hibah yang dituangkan dalam dokumen perjanjian pemberian Hibah atau dokumen lain yang dipersamakan.
5. Pemberi Hibah adalah pihak yang berasal dari dalam negeri dan/atau luar negeri yang memberikan hibah kepada Polri.
6. Daftar Rencana Kegiatan Hibah yang selanjutnya disingkat DRKH adalah daftar rencana kegiatan yang layak dibiayai dengan hibah dan telah mendapatkan indikasi pendanaan dari pemberi Hibah.
7. Daftar Isian Pengusulan Kegiatan Hibah yang selanjutnya disebut DIPK Hibah adalah dokumen yang berisi ringkasan informasi untuk pengusulan kegiatan yang dibiayai dari hibah.
8. Dokumen Usulan Kegiatan Hibah yang selanjutnya disebut DUK Hibah adalah dokumen yang memuat latar belakang, tujuan, ruang lingkup, sumber daya yang dibutuhkan, hasil yang diharapkan, termasuk rencana pelaksanaan untuk mendapatkan gambaran kelayakan atas usulan kegiatan yang dibiayai dari hibah.
9. Berita Acara Serah Terima yang selanjutnya disingkat BAST adalah dokumen serah terima uang, barang dan/atau jasa sebagai bukti penyerahan dan peralihan hak/kepemilikan atas uang, barang dan/atau jasa dari Pemberi Hibah kepada Penerima Hibah.
10. Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak yang selanjutnya disingkat SPTJM adalah surat pernyataan yang dibuat oleh Pengguna Anggaran/ Kuasa Pengguna Anggaran yang menyatakan bertanggung jawab penuh atas pengelolaan seluruh Pendapatan Hibah Langsung/Pengembalian Pendapatan Hibah Langsung dan belanja yang bersumber dari hibah langsung/belanja barang untuk pencatatan aset tetap/aset lainnya.
11. Sistem Manajemen Anggaran Polri yang selanjutnya disingkat SMAP adalah sistem yang dirancang untuk kebutuhan manajemen anggaran Polri yang meliputi data acuan, manajemen anggaran, pelaksanaan, laporan, dan fungsi pengaturan.

Tujuan peraturan ini:
a. sebagai pedoman dalam penyelenggaraan Pengelolaan Hibah baik dari dalam negeri maupun luar negeri; dan
b. terwujudnya pengelolaan Hibah melalui proses perencanaan, penerimaan, penggunaan, pelaporan, monitoring dan evaluasi di lingkungan Polri.

www.djpp.kemenkumham.go.id

Prinsip-prinsip dari peraturan ini:
a. transparan yaitu penerimaan hibah di lingkungan Polri dilaksanakan secara terbuka;
b. akuntabel yaitu penerimaan hibah di lingkungan Polri dapat dipertanggungjawabkan;
c. efektif dan efisien yaitu penerimaan hibah sesuai dengan prioritas kebutuhan dan dikelola dengan cara yang benar;
d. kehati-hatian yaitu penerimaan hibah harus teliti dan cermat;
e. tidak disertai ikatan politik yaitu penerimaan hibah tidak mempengaruhi kebijakan politik negara; dan
f. tidak memiliki muatan yang dapat mengganggu stabilitas keamanan Negara.

Hibah yang diterima Polri berbentuk:
a. uang;
b. barang; dan/atau
c. jasa.

(1) Hibah berbentuk uang sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a merupakan penerimaan dalam bentuk uang tunai dan uang untuk membiayai kegiatan Polri.
(2) Hibah berbentuk barang sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf b merupakan penerimaan dalam bentuk barang untuk mendukung kegiatan Polri.
(3) Hibah berbentuk jasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf c merupakan penerimaan jasa tertentu yang kegiatannya dilaksanakan oleh pemberi hibah dalam bentuk jasa bantuan dalam rangka kerja sama teknik, seperti penugasan tenaga ahli, beasiswa, penelitian dan jasa lain untuk mendukung kegiatan Polri.
(4) Pelaksanaan dan pengelolaan hibah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
www.djpp.kemenkumham.go.id

(1) Penerimaan Hibah menurut jenisnya, terdiri atas:
a. hibah yang direncanakan; dan/atau
b. hibah langsung.
(2) Hibah yang direncanakan merupakan hibah yang dilaksanakan melalui mekanisme perencanaan yang diusulkan kepada Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional.
(3) Hibah langsung merupakan hibah yang dilaksanakan tidak melalui mekanisme perencanaan atau diterima secara langsung dan tidak diusulkan kepada Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional.

(1) Hibah bersumber dari:
a. dalam negeri; dan
b. luar negeri.
(2) Hibah dari dalam negeri dapat berasal dari:
a. lembaga keuangan dalam negeri;
b. lembaga nonkeuangan dalam negeri;
c. pemerintah daerah;
d. perusahaan asing yang berdomisili dan melakukan kegiatan di wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA;
e. lembaga lainnya;

f. kelompok; dan
g. perorangan.
(3) Hibah dari luar negeri dapat berasal dari:
a. negara asing;
b. lembaga di bawah Perserikatan Bangsa-Bangsa;
c. lembaga multilateral;
d. lembaga keuangan asing;
e. lembaga nonkeuangan asing;
www.djpp.kemenkumham.go.id

f. lembaga keuangan nasional yang berdomisili dan melakukan kegiatan usaha di luar wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA;
g. kelompok; dan
h. perorangan.

(1) Hibah yang direncanakan disusun berdasarkan usulan Kasatker kepada Kapolri melalui Asrena Kapolri dengan melampirkan DIPK hibah dan DUK hibah.
(2) Asrena Kapolri melakukan pengkajian dan penelaahan atas usulan hibah yang direncanakan dari Kasatker, dengan memperhatikan:
a. Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional;
b. Kebijakan Pemerintah;
c. Rencana Pemanfaatan Hibah;
d. Rencana Strategis Polri;
e. Kebijakan Kapolri; dan
f. perkembangan lingkungan strategis.
(3) Berdasarkan hasil pengkajian dan penelaahan terhadap usulan hibah yang direncanakan dari Kasatker, selanjutnya Asrena Kapolri menyusun rencana kegiatan hibah yang direncanakan.

Rencana kegiatan hibah yang direncanakan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ditetapkan oleh Kapolri untuk selanjutnya diajukan kepada Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional pada setiap awal tahun.

(1) Hibah langsung diterima oleh Kasatker dari pihak pemberi hibah.
(2) Hibah langsung dilaksanakan berdasarkan kesepakatan antara Kasatker dan pemberi hibah yang dituangkan dalam perjanjian hibah.
www.djpp.kemenkumham.go.id

(3) Kasatker bertanggung jawab atas penyusunan perencanaan kebutuhan dan penggunaan hibah dengan mempedomani ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Kasatker penerima hibah, mengajukan permohonan nomor register hibah kepada Kapuskeu Polri melalui Kabidkeu, untuk diteruskan kepada Direktur Jenderal Pengelolaan Utang melalui Direktur Evaluasi Akuntansi dan Setelmen Kementerian Keuangan dengan tembusan kepada Asrena Kapolri.
(2) Permohonan nomor register hibah sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) diajukan dengan melampirkan:
a. perjanjian Hibah (MoU) atau dokumen lain yang dipersamakan;
b. BAST yang berisi sekurang-kurangnya:
1. nomor BAST;
2. hari, tanggal, bulan, dan tahun penerimaan;
3. pihak pemberi dan penerima hibah;
4. nilai nominal yang diterima dalam mata uang rupiah dan apabila nilai uang dalam mata uang asing, agar dikonversi ke mata uang rupiah berdasarkan kurs tengah Bank INDONESIA pada tanggal BAST;
5. tujuan diberikan hibah; dan
6. tanda tangan para pihak;
c. ringkasan hibah/grant summary yang ditandatangani oleh Kasatker sesuai nilai dalam MoU atau dokumen lain yang dipersamakan; dan
d. Surat Pernyataan Telah Menerima Hibah Langsung (SPTMHL) yang ditandatangani oleh Kasatker dan diberi cap.

(1) Kasatker penerima hibah, membuka rekening hibah atas nama Satker untuk menampung dana hibah.
(2) Pembukaan rekening hibah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib mendapatkan persetujuan dari Menteri Keuangan.
(3) Permohonan persetujuan pembukaan rekening hibah diajukan oleh Kasatker kepada Kapuskeu Polri melalui Kabidkeu.
(4) Dalam hal rekening hibah memperoleh dana atas jasa giro/bunga maka dana tersebut disetor ke kas negara atau ke pemberi hibah, www.djpp.kemenkumham.go.id

kecuali ditentukan lain dalam perjanjian hibah atau dokumen lain yang dipersamakan.
(5) Rekening hibah yang sudah tidak dipergunakan harus ditutup dan dilaporkan kepada Kapuskeu Polri melalui Kabidkeu serta saldonya disetor ke Kas Negara, kecuali ditentukan lain dalam perjanjian hibah atau dokumen lain yang dipersamakan.

(1) Kasatker penerima hibah melakukan penyesuaian pagu belanja pada DIPA.
(2) Penyesuaian pagu belanja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui proses revisi DIPA.
(3) Revisi DIPA sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diajukan oleh:
a. Kasatker pada tingkat Mabes Polri kepada Dirjen Perbendaharaan Kementerian Keuangan, dengan tembusan Asrena Kapolri; dan
b. Kasatker kewilayahan kepada Kepala Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan, dengan tembusan Karorena Polda.

(1) Pengajuan revisi DIPA dengan melampirkan:
a. surat usulan pengesahan revisi DIPA;
b. arsip data komputer DIPA yang dibuat dengan menggunakan aplikasi RKA-KL DIPA dalam bentuk softcopy dan hardcopy;
c. ringkasan naskah perjanjian hibah;
d. kopi nomor register;
e. surat pernyataan dari Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) bahwa perhitungan dan penggunaan dana hibah telah sesuai dengan Standar Biaya dan sesuai dengan peruntukannya;
f. surat pernyataan dari KPA bahwa tidak mengubah sasaran kinerja;
g. kopi persetujuan pembukaan rekening dari Kementerian Keuangan; dan
h. kopi rekening koran penerimaan dana hibah.
(2) Revisi DIPA dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

(1) Penerimaan hibah wajib mendapatkan pengesahan dari Kementerian Keuangan.
www.djpp.kemenkumham.go.id

(2) Pengesahan hibah dilakukan melalui proses sebagai berikut:
a. hibah yang bersumber dari dalam negeri, Kasatker mengajukan Surat Perintah Pengesahan Hibah Langsung (SP2HL) atas seluruh pendapatan hibah langsung sebesar yang diterima dan belanja yang telah ditetapkan pada tahun anggaran berjalan kepada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) mitra kerjanya;
b. hibah yang bersumber dari luar negeri, Kasatker mengajukan SP2HL atas seluruh pendapatan hibah langsung sebesar yang diterima dan belanja yang telah ditetapkan pada tahun anggaran berjalan kepada KPPN khusus Jakarta VI.
(3) Pengajuan pengesahan hibah dengan melampirkan:
a. kopi rekening atas rekening hibah;
b. SPTMHL yang ditandatangani oleh Kasatker dan diberi cap;
c. SPTJM; dan
d. kopi surat persetujuan pembukaan rekening dari Kementerian Keuangan.

(1) Kasatker menyusun rencana penggunaan uang yang bersumber dari hibah langsung dalam bentuk uang dalam 1 (satu) tahun anggaran.
(2) Dalam hal Hibah Langsung dalam bentuk uang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diterima pada pertengahan atau menjelang akhir tahun anggaran, rencana penggunaan uang tetap disusun sampai akhir tahun anggaran.

Hibah dapat digunakan tanpa menunggu terbitnya nomor register, persetujuan pembukaan rekening dan revisi DIPA serta penggunaannya dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Dalam hal terdapat sisa dana penggunaan hibah, dilakukan:
a. dikembalikan kepada pemberi hibah/donor;
b. disetorkan ke kas negara/daerah;
c. dipergunakan/dibelanjakan di tahun anggaran berikutnya; atau
(2) Pengembalian kepada pemberi hibah dilakukan dengan proses sebagai berikut:
a. KPA mengajukan Surat Perintah Pengesahan Pengembalian Pendapatan Hibah Langsung (SP4HL) kepada:
www.djpp.kemenkumham.go.id

1. KPPN tingkat mitranya, untuk hibah berasal dari dalam negeri; dan
2. KPPN khusus Jakarta VI, untuk hibah berasal dari luar negeri;
b. pengajuan SP4HL ke KPPN dilampiri dengan kopi rekening hibah, kopi bukti pengiriman atau transfer kepada pemberi hibah dan SPTJM.
(3) Penyetoran kepada kas negara/daerah dilakukan melalui bank persepsi/bank pemerintah.
(4) Sisa dana hibah dapat digunakan/dibelanjakan pada tahun anggaran berikutnya apabila ditentukan di dalam perjanjian Hibah atau dokumen yang dipersamakan.

(1) Kasatker penerima hibah barang, mengajukan permohonan nomor register hibah kepada Kapuskeu Polri melalui Kabidkeu, untuk diteruskan kepada Direktur Jenderal Pengelolaan Utang melalui Direktur Evaluasi Akuntansi dan Setelmen Kementerian Keuangan dengan tembusan kepada Asrena Kapolri.
(2) Permohonan nomor register hibah sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) diajukan dengan melampirkan:
a. perjanjian Hibah (MoU) atau dokumen yang dipersamakan;
b. BAST yang berisi sekurang-kurangnya:
1. nomor BAST;
2. hari, tanggal, bulan, dan tahun penerimaan;
3. pihak pemberi dan penerima hibah;
4. nilai nominal yang diterima;
5. nama dan jumlah barang serta rincian harga per barang dalam satuan mata uang rupiah, dan apabila nilai barang dalam mata uang asing, agar dikonversi ke mata uang rupiah berdasarkan kurs tengah Bank INDONESIA pada tanggal BAST;
6. tujuan diberikan hibah;
7. estimasi nilai wajar atas hibah barang yang diterima, apabila tidak terdapat nilai barang dalam BAST; dan
8. tandatangan para pihak;
www.djpp.kemenkumham.go.id

c. ringkasan hibah/grant summary yang ditandatangani oleh Kasatker sesuai nilai dalam MoU atau dokumen lain yang dipersamakan; dan
d. SPTMHL yang ditandatangani oleh Kasatker.

(1) Kasatker penerima hibah, mengajukan Surat Perintah Pengesahan Pendapatan Hibah Langsung (SP3HL) kepada Kapuskeu Polri melalui Kabidkeu, untuk diteruskan kepada Direktur Jenderal Pengelolaan Utang melalui Direktur Evaluasi Akuntansi dan Setelmen Kementerian Keuangan dengan tembusan kepada Asrena Kapolri.
(2) Pengajuan SP3HL sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dengan melampirkan:
a. BAST;
b. SPTMHL; dan
c. kopi register hibah.

(1) Kasatker penerima hibah, mengajukan Memo Pencatatan Hibah Langsung (MPHL) kepada KPPN mitra kerjanya dengan melampirkan:
a. SPTMHL;
b. SP3HL; dan
c. SPTJM.
(2) Atas dasar MPHL yang diterima dari KPPN, Kasatker membukukan belanja barang untuk pencatatan persediaan dari hibah dan belanja modal untuk pencatatan aset tetap atau aset lainnya dari hibah.

Penerimaan hibah langsung dalam bentuk jasa dilaksanakan sesuai rencana program yang sudah disepakati antara pemberi Hibah dan Kasatker penerima Hibah dalam perjanjian Hibah.

(1) Kasatker penerima hibah jasa, mengajukan permohonan nomor register hibah kepada kepada Kapuskeu Polri melalui Kabidkeu, untuk diteruskan kepada Direktur Jenderal Pengelolaan Utang melalui Direktur Evaluasi Akuntansi dan Setelmen Kementerian Keuangan dengan tembusan kepada Asrena Kapolri www.djpp.kemenkumham.go.id

(2) Permohonan nomor register hibah jasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diajukan dengan melampirkan:
a. perjanjian Hibah (MoU) atau dokumen yang dipersamakan;
b. BAST yang berisi sekurang-kurangnya:
1. nomor BAST;
2. hari, tanggal, bulan, dan tahun penerimaan;
3. pihak pemberi dan penerima hibah;
4. nilai nominal yang diterima;
5. nama dan jumlah kegiatan serta rincian nilai kegiatan dalam satuan mata uang rupiah, dan apabila nilai kegiatan dalam mata uang asing, agar dikonversi ke mata uang rupiah berdasarkan kurs tengah Bank INDONESIA pada tanggal BAST;
6. tujuan diberikan hibah; dan
7. tandatangan para pihak;
c. ringkasan hibah/grant summary yang ditandatangani oleh Kasatker sesuai nilai dalam MoU atau dokumen lain yang dipersamakan; dan
d. SPTMHL yang ditandatangani oleh Kasatker.

(1) Kasatker penerima hibah jasa, mengajukan SP3HL kepada Kapuskeu Polri melalui Kabidkeu, untuk diteruskan kepada Direktur Jenderal Pengelolaan Utang melalui Direktur Evaluasi Akuntansi dan Setelmen Kementerian Keuangan dengan tembusan kepada Asrena Kapolri.
(2) Pengajuan SP3HL sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dengan melampirkan:
a. BAST;
b. SPTMHL; dan
c. kopi register hibah.

(1) Kasatker penerima hibah jasa, mengajukan MPHL kepada KPPN mitra kerjanya dengan melampirkan:
a. SPTMHL;
b. SP3HL; dan
c. SPTJM.
www.djpp.kemenkumham.go.id

(2) Atas dasar MPHL yang diterima dari KPPN, KPA membukukan belanja barang untuk pencatatan kegiatan dari hibah.

(1) Kasatker melaporkan setiap penerimaan hibah kepada Kapolri melalui Asrena Kapolri dengan menggunakan aplikasi SMAP paling lambat 7 (tujuh) hari kerja setelah penandatanganan perjanjian hibah atau dokumen lain yang dipersamakan.
(2) Mekanisme pelaporan penerimaan hibah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Hasil belanja berupa barang dari penerimaan hibah bentuk uang dicatat dalam SIMAK-BMN setelah mendapat pengesahan dari KPPN.
(2) Penerimaan hibah langsung bentuk barang dicatat dalam SIMAK-BMN setelah mendapat pengesahan dari DJPU Kementerian Keuangan.

Monitoring pengelolaan hibah dilaksanakan melalui rapat koordinasi oleh:
a. Asrena Kapolri dengan Kasatker pada tingkat Mabes Polri; dan
b. Karorena Polda dengan Kasatker pada tingkat Polda.

Kasatker melaksanakan evaluasi terhadap pengelolaan hibah dan melaporkan kepada Kapolri melalui Asrena Kapolri.

Pada saat Peraturan Kapolri ini berlaku:
a. Surat Edaran Kapolri Nomor: SE/6/V/2011 tanggal 27 Mei 2011 tentang Mekanisme Penatausahaan dan Pelaporan Hibah; dan
b. Surat Kapolri Nomor: B/2091/VI/2012 tanggal 26 Juni 2012 tentang Mekanisme Pengelolaan Hibah;
dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

www.djpp.kemenkumham.go.id

Peraturan Kapolri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Kapolri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 9 September 2013 KEPALA KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA,

TIMUR PRADOPO

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 12 September 2013 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

AMIR SYAMSUDIN

www.djpp.kemenkumham.go.id