Peraturan Menteri Nomor 1 Tahun 2017 tentang Pola Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi

Pola Klasifikasi Arsip Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi adalah kode pemisahan arsip atas dasar perbedaan yang ada serta pengelompokan arsip atas dasar kesamaan jenis dan isi atau keterkaitan isi antara satu dengan yang lain di lingkungan Kementerian Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi dengan memberikan kode pengenal sesuai dengan masalah yang terkandung didalamnya.

Pola Klasifikasi Arsip Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi dimaksudkan sebagai pedoman untuk penyimpanan arsip dan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat (retrieval) jika diperlukan, dengan cara memberikan kode klasifikasi dalam bentuk penomoran pada setiap naskah dinas yang masuk atau keluar dari lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi.

Susunan Pola Klasifikasi Arsip Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi mengikuti sifat permasalah sesuai dengan tugas dan fungsi setiap unsur yang ada dalam struktur organisasi Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi, yaitu: a. Klasifikasi Fasilitatif; dan b. Klasifikasi Substantif.

(1) Klasifikasi Fasilitatif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a merupakan klasifikasi penunjang dan menyangkut pekerjaan pengorganisasian, prosedur dan kebijakan instansi, kerumahtanggaan, legalisasi, keuangan, kepegawaian, serta pekerjaan administrasi intern instansi. (2) Klasifikasi Subtantif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b merupakan klasifikasi yang berkaitan dengan tugas dan fungsi sesuai dengan maksud dan tujuan instansi yang secara operasional mempunyai kepentingan bagi kehidupan kemasyarakatan.

Unsur yang terdapat pada klasifikasi arsip baik klasifikasi fasilitatif maupun klasifikasi substantif terdiri atas 3 (tiga) unsur yaitu: a. pokok masalah; b. sub masalah; dan c. sub-sub masalah.

(1) Klasifikasi Arsip Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi menggunakan gabungan kode huruf dan angka. (2) Pokok masalah, merupakan masalah utama yang terdapat pada klasifikasi diberi kode huruf ganda yang mengandung arti singkatan penyebutan pokok masalah. (3) Sub masalah, adalah bagian dari pokok masalah yang diberi kode angka secara berurutan dari 01 (nol satu), 02 (nol dua), dan seterusnya. (4) Sub-sub masalah, adalah bagian dari sub masalah yang diberi kode angka secara berurutan dari 01 (nol satu), 02 (nol dua), dan seterusnya yang diawali dengan 2 (dua) angka di depannya sesuai dengan kode sub masalah.

Untuk pemberian kode klasifikasi atau penomoran pada setiap naskah dinas, kode huruf untuk pengenal pokok masalah ditempatkan pada bagian pertama dari susunan kode, sedangkan kode angka untuk sub masalah ditempatkan pada bagian kedua dan sub-sub masalah ditempatkan pada

Apabila dalam pelaksanaan unit organisasi menghadapi sub masalah atau sub-sub masalah yang belum tertampung dalam klasifikasi arsip yang ditetapkan dalam Peraturan Menteri ini, dapat menambah sub masalah atau sub-sub masalah dengan pemberian kode nomor sebagai kelanjutan dari nomor terakhir dari tiap sub masalah dan sub-sub masalah yang bersangkutan sepanjang tidak bertentangan dengan Peraturan Menteri ini.

Rincian lengkap Pola Klasifikasi Arsip Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi, tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Penyelenggaraan kearsipan pada unit organisasi di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi disesuaikan dengan Klasifikasi arsip yang ditentukan dalam Peraturan Menteri ini serta dapat merinci lebih lanjut terhadap kode klasifikasi arsip sesuai keperluan unit organisasinya.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar semua orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 1 Maret 2017 MENTERI DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI REPUBLIK INDONESIA, ttd EKO PUTRO SANDJOJO Diundangkan di Jakarta pada tanggal 3 Maret 2017 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA