Peraturan Menteri Nomor 05 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip yang dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 3. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 4. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 5. Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. 6. Klasifikasi adalah proses identifikasi kategori kegiatan dan arsip dinamis yang dihasilkan dan mengelompokkannya. 7. Klasifikasi Keamanan Arsip adalah kategori kerahasiaan informasi arsip berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkannya terhadap kepentingan dan keamanan negara, masyarakat dan perorangan. 8. Klasifikasi Akses Arsip adalah kategori pembatasan akses terhadap arsip berdasarkan kewenangan penggunaan arsip terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi tertentu. 9. Pengamanan Arsip adalah program perlindungan fisik dan informasi arsip berdasarkan klasifikasi keamanannya. 10. Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis adalah merupakan aturan pembatasan hak akses terhadap fisik dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan atau kerahasiaan arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dari pengguna dalam pelayanan arsip. 11. Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah selanjutnya disebut Klasifikasi KAAD di lingkungan Kementerian Koperasi dan UKM. 12. Biasa/Terbuka adalah arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh orang banyak tidak merugikan siapapun. 13. Terbatas adalah arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan. 14. Rahasia adalah arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk dampak ekonomi makro. Apabila informasi yang terdapat pada arsip bersifat sensitif bagi lembaga/organisasi akan menimbulkan kerugian yang serius terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi. 15. Arsip Sangat Rahasia adalah arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah, Negara Kesatuan Republik INDONESIA, dan keselamatan bangsa. 16. Informasi yang Dikecualikan adalah informasi yang apabila dibuka atau diketahui orang lain dapat menimbulkan konsekuensi. setelah dipertimbangkan secara seksama bahwa dengan menutup informasi dapat melindungi kepentingan yang lebih besar dari pada membukanya. 17. Penggunaan Arsip adalah kegiatan penyediaan dan pemanfaatan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak. 18. Pengguna Internal adalah setiap orang atau unit kerja yang menggunakan arsip dan berasal dari lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah. 19. Pengguna Eksternal adalah setiap orang atau badan hukum yang menggunakan arsip dan berasal dari luar lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah. 20. Prosedur Pengaksesan Informasi Publik adalah tata cara atau aturan ketersediaan informasi sesuai kewenangan hukum dan otorisasi legal pemanfaatan informasi publik. 21. Menteri adalah pejabat yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah. 22. Pejabat Pengelola Informasi Publik (PPID) Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyediaan dan/atau pelayanan informasi di badan publik yang ditunjuk oleh Menteri.

(1) Klasifikasi KAAD di lingkungan Kementerian Koperasi dan UKM dimaksudkan untuk: a. mendorong unit kerja agar memberkaskan Arsip Dinamis unit kerjanya secara tertib yang disertai dengan daftar arsip aktifnya; b. memberikan petunjuk kepada unit kerja agar dapat mengamankan dan mematuhi kewenangan Akses terhadap klasifikasi informasi Arsip yang telah ditetapkan; c. melindungi fisik dan informasi Arsip dari kerusakan dan kehilangan sehingga ketersediaan, keterbacaan, keutuhan, otentisitas dan realibilitas Arsip dapat tetap terjaga; dan d. melindungi Arsip dari pengaksesan yang tidak sesuai aturan sehingga dapat dicegah terjadinya penyalahgunaan arsip oleh pihak yang tidak berhak untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah. (2) Klasifikasi KAAD di lingkungan Kementerian Koperasi dan UKM bertujuan untuk: a. menjadi acuan pelaksanaan dalam pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah; b. menyediakan layanan informasi arsip dinamis kepada publik dengan prinsip cepat, tepat, murah, dan aman; c. tersedianya informasi Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah yang dikategorikan terbuka dan dapat diakses seluas-luasnya bagi publik sesuai dengan lampiran Klasifikasi KAAD; d. terjaminnya keamanan arsip bagi informasi yang dikecualikan; dan e. terciptanya kenyamanan bekerja bagi seluruh pegawai di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.

Ruang lingkup Klasifikasi KAAD di lingkungan Kementerian Koperasi dan UKM meliputi: a. Klasifikasi Keamanan Arsip, memuat informasi biasa/ terbuka, terbatas dan rahasia; b. Pengamanan Arsip, memuat pengamanan ruang simpan, penentuan pengelola arsip, serta daftar informasi terbatas, rahasia; dan c. Klasifikasi dan Pengaturan Akses Arsip, memuat pengguna internal dan pengguna eksternal.

(1) Asas Klasifikasi KAAD di lingkungan Kementerian Koperasi dan UKM dilaksanakan dengan menerapkan asas gabungan. (2) Asas gabungan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui sentralisasi dalam penetapan kebijakan dan desentralisasi dalam pelaksanaan di lapangan. (3) Penetapan Kebijakan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) meliputi penyusunan dan penerapan pedoman serta standar operasional prosedur, sumber daya manusia, sarana dan prasarana.

Klasifikasi KAAD di lingkungan Kementerian Koperasi dan UKM diatur dengan ketentuan sebagai berikut: a. Arsip yang tercipta di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah dapat diklasifikasikan menjadi informasi atau arsip Biasa/Terbuka, Terbatas dan Rahasia; b. ketiga tingkat klasifikasi sebagaimana dimaksud pada huruf a, berbeda dalam teknis pengamanannya, semakin tinggi tingkat klasifikasi informasinya semakin tinggi pula tingkat pengamanannya; c. ketiga tingkat klasifikasi sebagaimana dimaksud pada huruf a, berbeda dalam pengaturan aksesnya, semakin tinggi tingkat klasifikasi informasinya semakin ketat pula dalam pengaturan aksesnya; d. setiap pegawai Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah hanya dapat mengakses Arsip yang berada pada tanggung jawab tugas dan kewenangannya; dan e. publik dapat mengakses informasi Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah yang dikategorikan biasa/terbuka sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.

(1) Arsip Dinamis di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah dapat diakses oleh Pengguna Internal dan Pengguna Eksternal. (2) Pengguna Internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebagai berikut: a. Menteri, sebagai pimpinan tingkat tertinggi, dapat mengakses seluruh Arsip yang berada di bawah kewenangannya; b. Sekretaris Kementerian, deputi, dan inspektur, sebagai pimpinan tingkat tinggi, dapat mengakses Arsip di bawah kewenangannya, tapi tidak dapat mengakses informasi yang terdapat pada pimpinan level tertinggi dan yang satu level dengan unit di luar unit kerjanya, kecuali telah mendapatkan izin; c. staf ahli, sebagai pimpinan tingkat tinggi, dapat mengakses seluruh Arsip sesuai dengan bidangnya setelah mendapatkan izin dari pimpinan tinggi yang terkait; d. pejabat eselon II dan pejabat eselon III, sebagai pimpinan tingkat menengah, dapat mengakses seluruh arsip dibawah kewenangannya, namun tidak dapat mengakses informasi yang terdapat pada pimpinan level tertinggi dan yang satu level di luar unit kerjanya, kecuali telah mendapatkan izin; e. pejabat eselon IV, arsiparis, dan Aparatur Sipil Negara (ASN) sebagai pejabat pelaksana, hanya dapat mengakses seluruh Arsip yang berada pada tanggung jawab, tugas dan kewenangannya, dengan tingkat klasifikasi biasa; dan f. pengawas internal mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh Arsip pada pencipta Arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan internal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang undangan. (3) Pengguna Eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebagai berikut; a. pengawas eksternal mempunyai hak untuk mengakses seluruh Arsip pada pencipta Arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan; b. aparat penegak hukum mempunyai hak untuk mengakses arsip pada pencipta arsip yang terkait dengan perkara atau proses hukum yang sedang ditanganinya untuk melaksanakan fungsi penegak hukum; dan c. publik dapat mengakses informasi Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah yang dikategorikan terbuka sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.

(1) Sarana Klasifikasi KAAD di lingkungan Kementerian Koperasi dan UKM menggunakan sarana perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). (2) Perangkat keras (hardware) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. sarana penyimpanan arsip konvensional berupa filling cabinet/rak arsip untuk menyimpan Arsip Biasa/Terbuka dan Arsip Terbatas, dan brankas atau lemari besi untuk Arsip Rahasia; b. sarana penyimpanan Arsip media baru berupa lemari Arsip sesuai dengan tingkat klasifikasi informasi; dan c. prasarana berupa ruang penyimpanan yang representatif sesuai dengan tingkat klasifikasi informasi. (3) Perangkat lunak (software) sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi: a. daftar arsip aktif, inaktif, terjaga dan vital; dan b. aplikasi pengelolaan arsip aktif dan inaktif.

(1) Pejabat fungsional arsiparis dan/atau pengelola arsip yang bertugas mengelola arsip harus dipilih pegawai yang profesional baik dalam substansi kearsipan maupun dalam dedikasi dan integritas. (2) Pejabat fungsional arsiparis dan/atau pengelola Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus ditetapkan melalui Keputusan Menteri Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.

Arsip Dinamis Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah terbagi menjadi 3 (tiga) kategori, sebagai berikut: a. Arsip Biasa/Terbuka; b. Arsip Terbatas; dan c. Arsip Rahasia.

Arsip Dinamis di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah yang termasuk ke dalam kategori Arsip Biasa/Terbuka sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf a merupakan Arsip yang tidak memiliki dampak yang dapat menganggu kinerja Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah: a. Arsip Dinamis di lingkungan Sekretariat Kementerian meliputi Biro Perencanaan, Biro Keuangan dan Biro Umum; b. Arsip Dinamis di lingkungan Deputi Bidang Kelembagaan meliputi Sekretariat Deputi Bidang Kelembagaan, Asisten Deputi Penyuluhan, Asisten Deputi Organisasi dan Badan Hukum Koperasi, Asisten Deputi Penerapan Peraturan Perundang-undangan, Asisten Deputi Tata Laksana Koperasi dan UMKM, dan Asisten deputi Keanggotaan; c. Arsip Dinamis di lingkungan Deputi Bidang Pembiayaan meliputi Sekretariat Deputi Bidang Pembiayaan, Asisten Deputi Simpan Pinjam, Asisten Deputi Permodalan, Asisten Deputi Asuransi, Penjaminan dan Pasar Modal, Asisten Deputi Pembiayaan Non Bank dan Perpajakan, dan Asisten Deputi Pembiayaan Syariah; d. Arsip Dinamis di lingkungan Deputi Bidang Produksi dan Pemasaran meliputi Sekretariat Deputi Bidang Produksi dan Pemasaran, Asisten Deputi Bidang Pertanian dan Perkebunan, Asisten Deputi Perikanan dan Peternakan, Asisten Deputi Industri dan Jasa, Asisten Deputi Standardisasi dan Sertifikasi, dan Asisten Deputi Pemasaran; e. Arsip Dinamis di lingkungan Deputi Bidang Restrukturisasi Usaha, meliputi Sekretariat Deputi Bidang Restrukturisasi Usaha, Asisten Deputi Pemetaan Kondisi dan Peluang Usaha, Asisten Deputi Pendampingan Usaha, Asisten Deputi Pengembangan dan Penguatan Usaha, Asisten Deputi Perlindungan Usaha, dan Asisten Deputi Pengembangan Investasi Usaha; f. Arsip Dinamis di lingkungan Deputi Bidang Pengembangan Sumber Daya Manusia, meliputi Sekretariat Deputi Bidang Sumber Daya Manusia, Asisten Deputi Peningkatan Kualitas SDM Perkoperasian, Asisten Deputi Standardisasi dan Sertifikasi SDM Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah, Asisten Deputi Pengembangan Kewirausahaan, Asisten Deputi Pengembangan Peran Serta Masyarakat, dan Asisten Deputi Penelitian dan Pengkajian Koperasi dan Usaha Mikro, Kecil dan Menengah; g. Arsip Dinamis dari lingkungan Deputi Bidang Pengawasan, meliputi Sekretariat Deputi Bidang Pengawasan, Asisten Deputi Kepatuhan, Asisten Deputi Pemeriksaan Kelembagaan, Asisten Deputi Pemeriksaan Usaha Simpan Pinjam, Asisten Deputi Penilaian Kesehatan Usaha Simpan Pinjam, dan Asisten Deputi Penerapan Sanksi; dan h. Arsip Dinamis dari lingkungan Inspektorat.

Arsip Dinamis di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah yang termasuk ke dalam kategori Arsip Terbatas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf b merupakan Arsip yang dari segi bobot informasinya memiliki dampak yang dapat mengganggu kinerja unit teknis di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah, yang meliputi: a. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi bagian Kepegawaian seperti personal file, hasil pertimbangan Baperjakat (Badan Pertimbangan Jabatan dan Pangkat), rekam medis pegawai; b. Arsip dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi bagian perlengkapan seperti dokumen pengandaan barang Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah; c. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi Inspektorat seperti laporan hasil pemeriksaan auditor internal dan eksternal, laporan hasil pemeriksaan auditor independen; d. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi Biro Keuangan seperti berkas pengelolaan anggaran di unit kerja; dan e. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi Bagian Arsip seperti daftar arsip vital dan daftar arsip terjaga.

Arsip Dinamis di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah yang termasuk ke dalam kategori Arsip Rahasia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf c, mengandung dampak yang luas hingga mengganggu kinerja Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah meliputi: a. Arsip Dinamis yang tercipta dari Unit Organisasi, Kepegawaian dan Hukum seperti kasus/sengketa hukum, Hak atas Kekayaan Intelektual (HAKI), dan personal file; b. Arsip dinamis yang tercipta dari Biro Umum antara lain sertifikat tanah, rancang bangun instalasi telepon, instilasi listrik, daftar arsip vital, dan lain-lain; dan c. Arsip Dinamis yang tercipta dari Deputi Pengawasan seperti tindak lanjut hasil pengawasan.

(1) Ruang penyimpan Arsip Dinamis secara keseluruhan dilengkapi fasilitas pengamanan antara lain berupa pemasangan kamera pengawas (CCTV), kunci pengamanan ruangan, dan media simpan arsip. (2) Untuk menjaga keamanan arsip dilakukan hal sebagai berikut: a. Arsip Biasa/Terbuka disimpan pada rak besi; b. Arsip Terbatas disimpan pada filling cabinet atau lemari besi, dan c. Arsip Rahasia disimpan pada lemari besi atau brankas.

(1) Pengelola arsip dilakukan pejabat fungsional arsiparis dan/atau penata arsip di masing-masing unit pengolah. (2) Arsiparis dan/atau penata arsip sebagai pengelola Arsip Aktif berperan dalam pengamanan Arsip di unit pengolah (central file). (3) Arsiparis dan/atau penata arsip sebagai pengelola Arsip Inaktif berperan dalam pengamanan Arsip di pusat arsip (records centre) Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.

(1) Pengamanan informasi Arsip Dinamis di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah meliputi penciptaan daftar Arsip Terbatas dan daftar Arsip Rahasia. (2) Tujuan pengamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 ayat (2) dan ayat (3) merupakan acuan pembatasan akses yang digunakan oleh penyedia informasi yang berada di unit pengolah (central file) dan di unit kearsipan (records centre).

Tabel klasifikasi keamanan dan pengamanan akses arsip dinamis di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah terbagi atas fasilitatif dan subtantif tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 11 Mei 2018 MENTERI KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA ttd AAGN. PUSPAYOGA Diundangkan di Jakarta pada tanggal 14 Mei 2018 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA