Penyelenggaraan Kearsipan di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan meliputi:
a. organisasi Kearsipan;
b. pembinaan Kearsipan;
c. pengelolaan Arsip Dinamis;
d. program Arsip Vital;
e. pengelolaan Arsip elektronik;
f. pengawasan Kearsipan; dan
g. pendanaan.
2. Setelah huruf c Pasal 6 ditambahkan 1 (satu) huruf, yakni huruf d sehingga Pasal 6 berbunyi sebagai berikut:
Pembinaan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b dilaksanakan melalui:
a. pendampingan pengelolaan Arsip;
b. penyusunan pedoman Kearsipan;
c. sosialisasi Kearsipan; dan
d. penghargaan Kearsipan.
3. Di antara ayat (1) dan ayat (2) Pasal 7, disisipkan 1 (satu) ayat yakni ayat (1a) sehingga Pasal 7 berbunyi sebagai berikut:
(1) Pendampingan pengelolaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf a dilaksanakan untuk memastikan pengelolaan Arsip sesuai dengan kaidah Kearsipan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
(1a) Pendampingan pengelolaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dalam bentuk:
a. bimbingan teknis;
b. bimbingan dan konsultasi;
c. penyuluhan; dan/atau
d. supervisi.
(2) Pendampingan pengelolaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Unit Kearsipan kepada Unit Pengolah.
(3) Pendampingan pengelolaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan paling sedikit 1 (satu) kali dalam setahun.
4. Di antara Pasal 9 dan Pasal 10 disisipkan 5 (lima) pasal, yakni Pasal 9A, Pasal 9B, Pasal 9C, Pasal 9D, dan Pasal 9E sehingga berbunyi sebagai berikut:
(1) Penghargaan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf d dilaksanakan untuk meningkatkan kinerja penyelenggaraan Kearsipan di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan.
(2) Penghargaan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diberikan kepada:
a. Unit Pengolah;
b. Arsiparis; dan/atau
c. pengelola Arsip.
(3) Bentuk penghargaan Kearsipan dapat berupa:
a. sertifikat;
b. piagam;
c. medali;
d. piala; dan/atau
e. plakat.
(4) Pemberian penghargaan Kearsipan diumumkan melalui Surat Edaran Sekretaris Kementerian Koordinator.
(1) Kriteria pemberian penghargaan Kearsipan kepada Unit Pengolah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9A ayat (2) huruf a didasarkan pada pemenuhan standar pengelolaan Arsip Dinamis.
(2) Pemenuhan standar pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana tersebut pada ayat (1) dapat mengacu pada hasil pengawasan Arsip internal yang dilaksanakan setiap tahun.
(1) Kriteria pemberian penghargaan Kearsipan kepada Arsiparis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9A ayat (2) huruf b didasarkan pada:
a. kompetensi;
b. kualitas hasil kerja;
c. integritas; dan
d. peran serta dalam organisasi profesi.
(2) Kompetensi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a meliputi:
a. pengetahuan Kearsipan;
b. keterampilan;
c. kemampuan; dan
d. sikap dan perilaku.
(3) Kualitas hasil kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b meliputi:
a. melaksanakan kegiatan pengelolaan Arsip Dinamis;
b. melaksanakan kegiatan pembinaan Kearsipan;
c. melaksanakan kegiatan pengolahan dan penyajian Arsip menjadi informasi; dan
d. melaksanakan tugas tambahan Arsiparis.
(4) Integritas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c meliputi sikap:
a. telah melaksanakan tugas dan duduk dalam jabatan Arsiparis minimal selama 3 (tiga) tahun berturut turut atau selama 5 (lima) tahun secara terputus;
b. responsif terhadap persoalan bidang Kearsipan yang terjadi di unit kerja dan lingkungan sekitar;
c. menyebarkan pengetahuan dan keterampilan bidang Kearsipan kepada lingkungan kerjanya dan menunjukkan hasil nyata berupa tertib Arsip; dan
d. belum pernah menerima penghargaan sejenis di tingkat nasional.
(1) Kriteria pemberian penghargaan Kearsipan kepada pengelola Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9A ayat (2) huruf c didasarkan pada:
a. kompetensi;
b. kualitas hasil kerja; dan
c. integritas.
(2) Kompetensi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a meliputi:
a. pengetahuan Kearsipan;
b. keterampilan;
c. kemampuan; dan
d. sikap dan perilaku.
(3) Kualitas hasil kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b meliputi:
a. melaksanakan kegiatan pengelolaan Arsip Dinamis;
b. melaksanakan kegiatan pembinaan Kearsipan;
c. melaksanakan kegiatan pengolahan dan penyajian Arsip menjadi informasi; dan
d. melaksanakan tugas tambahan pengelola Arsip.
(4) Integritas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c meliputi sikap:
a. telah melaksanakan tugas dan duduk dalam jabatan pengelola Arsip minimal selama 3 (tiga) tahun berturut turut atau selama 5 (lima) tahun secara terputus;
b. responsif terhadap persoalan bidang Kearsipan yang terjadi di unit kerja dan lingkungan sekitar; dan
c. menyebarkan pengetahuan dan keterampilan bidang Kearsipan kepada lingkungan kerjanya dan menunjukkan hasil nyata berupa tertib Arsip.
(1) Dalam pelaksanaan pemberian penghargaan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9A ayat (1), Menteri Koordinator membentuk tim penghargaan Kearsipan berdasarkan usulan dari Unit Kearsipan.
(2) Tim penghargaan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) minimal memuat unsur:
a. pejabat yang ditunjuk oleh Menteri Koordinator;
b. pejabat dari Asosiasi Arsiparis; dan
c. tokoh/pakar lainnya yang berkompeten.
(3) Tim penghargaan Kearsipan minimal 3 (tiga) orang dan berjumlah gasal.
5. Setelah ayat (1) Pasal 10 ditambahkan 1 (satu) ayat, yakni ayat (2) sehingga Pasal 10 berbunyi sebagai berikut:
(1) Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf c dilaksanakan melalui:
a. penciptaan Arsip;
b. penggunaan Arsip;
c. pemeliharaan Arsip; dan
d. penyusutan Arsip.
(2) Pengelolaan Arsip Dinamis dilaksanakan juga terhadap Arsip Terjaga.
6. Ketentuan Pasal 16 diubah, sehingga berbunyi sebagai berikut:
(1) Unit Pengolah membentuk sentral Arsip Aktif untuk pemeliharaan Arsip Aktif.
(2) Sentral Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dibentuk pada Unit Pengolah setingkat Pimpinan Tinggi Madya, Pimpinan Tinggi Pratama, dan/atau Administrator sesuai dengan beban volume Arsip yang dikelola.
(3) Sentral Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat
(2) ditetapkan oleh Menteri Koordinator.
7. Ketentuan ayat (1) Pasal 32 diubah sehingga Pasal 32 berbunyi sebagai berikut:
(1) Alih media Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf c dilakukan oleh Unit Pengolah dan Unit Kearsipan terhadap Arsip yang dikelolanya.
(2) Alih media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilaksanakan dengan memperhatikan:
a. kondisi Arsip; dan/atau
b. nilai informasi.
(3) Kondisi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a meliputi:
a. Arsip dengan kondisi rapuh atau rentan mengalami kerusakan secara fisik;
b. Arsip elektronik dengan format data versi lama yang perlu diperbarui dengan versi baru;
dan/atau
c. informasi yang terdapat dalam media lain di mana media tersebut secara sistem tidak diperbarui lagi karena perkembangan teknologi.
(4) Nilai informasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b diutamakan untuk:
a. informasi yang berdasarkan peraturan perundang-undangan mengenai keterbukaan informasi publik harus diumumkan secara serta merta; dan/atau
b. Arsip yang berketerangan permanen dalam Jadwal Retensi Arsip.
8. Ketentuan Pasal 35 diubah sehingga berbunyi sebagai berikut:
Dalam melaksanakan alih media Arsip, Unit Pengolah dan Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam pasal 32 ayat (1) harus membuat berita acara yang disertai dengan daftar Arsip yang dialihmediakan.
9. Di antara Pasal 44 dan Pasal 45, disisipkan 1 (satu) pasal, yakni Pasal 44A sehingga berbunyi sebagai berikut:
(1) Pengelolaan Arsip Terjaga sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) dilakukan sesuai dengan teknik pengelolaan Arsip Terjaga yang terdiri atas:
a. identifikasi;
b. pemberkasan;
c. pelaporan; dan
d. penyerahan.
(2) Jenis dan kategori Arsip Terjaga sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas:
a. arsip kependudukan;
b. arsip kewilayahan;
c. arsip kepulauan;
d. arsip perbatasan;
e. arsip perjanjian internasional;
f. arsip kontrak karya; dan
g. arsip masalah pemerintahan yang strategis.
(3) Ketentuan mengenai teknik pengelolaan Arsip Terjaga sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran IA yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.
10. Ketentuan ayat (1) Pasal 48 diubah sehingga Pasal 48 berbunyi sebagai berikut:
(1) Menteri Koordinator MENETAPKAN jenis Arsip Vital dan penanggung jawab program Arsip Vital.
(2) Ketentuan teknis mengenai program Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.
11. Setelah Bagian Ketujuh Bab II ditambahkan 1 (satu) bagian, yakni Bagian Kedelapan sehingga berbunyi sebagai berikut:
Pendanaan Penyelenggaraan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf g dibebankan pada Unit Pengolah dan Unit Kearsipan.
13. Ketentuan angka 1 huruf a angka 6) huruf g), angka 2 huruf a angka 3) huruf d), dan angka 3 huruf d sebagaimana tercantum dalam Lampiran I Peraturan Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan Nomor 4 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan diubah, sehingga menjadi sebagaimana tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.
#### Pasal II
Peraturan Menteri Koordinator ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri Koordinator ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 9 Januari 2024
MENTERI KOORDINATOR BIDANG POLITIK, HUKUM, DAN KEAMANAN REPUBLIK INDONESIA,
ttd.
MOH. MAHFUD MD
Diundangkan di Jakarta pada tanggal 12 Januari 2024
DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,
ttd.
ASEP N. MULYANA
.
