Peraturan Menteri Nomor 13 Tahun 2019 tentang TATA CARA LEGALISASI DOKUMEN PADA KEMENTERIAN LUAR NEGERI

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. Dokumen adalah surat tertulis atau tercetak yang ditandatangani oleh pihak yang berwenang sebagai bukti keterangan. 2. Legalisasi Dokumen yang selanjutnya disebut Legalisasi adalah serangkaian proses untuk mengesahkan tanda tangan pejabat yang berwenang, stiker, dan/atau stempel resmi dalam dokumen yang dimohonkan berdasarkan verifikasi tanda tangan, stiker, dan/atau stempel dengan spesimen. 3. Pemohon adalah orang perseorangan atau badan usaha baik yang berbentuk badan hukum maupun yang tidak berbentuk badan hukum yang mengajukan permohonan Legalisasi. 4. Direktorat Jenderal adalah unit organisasi pada Kementerian Luar Negeri yang menyelenggarakan tugas dan fungsi kekonsuleran. 5. Pejabat yang Ditunjuk pada Direktorat Konsuler adalah Pejabat pada Direktorat Konsuler Kementerian Luar Negeri, yang spesimen paraf dan tanda tangannya telah disampaikan kepada Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, Perwakilan Republik INDONESIA, Perwakilan Negara Asing guna melegalisasi Dokumen. 6. Pejabat yang Ditunjuk pada Perwakilan Republik INDONESIA adalah Pejabat pada Kedutaan Besar Republik INDONESIA, Konsulat Jenderal Republik INDONESIA dan Konsulat Republik INDONESIA, yang spesimen paraf dan tanda tangannya telah disampaikan kepada Kementerian Luar Negeri guna melegalisasi Dokumen. 7. Pejabat yang Ditunjuk oleh menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hukum adalah Pejabat pada Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, yang spesimen paraf dan tanda tangannya telah disampaikan kepada Kementerian Luar Negeri guna melegalisasi Dokumen. 8. Pejabat yang Ditunjuk pada Perwakilan Negara Asing adalah Pejabat pada Perwakilan Negara Asing yang berkedudukan di INDONESIA, yang spesimen paraf dan tanda tangannya telah disampaikan kepada Kementerian Luar Negeri guna melegalisasi Dokumen. 9. Direktorat Konsuler adalah satuan kerja pada Kementerian Luar Negeri yang memiliki tugas dan fungsi menyelenggarakan pelayanan kekonsuleran. 10. Perwakilan Republik INDONESIA, yang selanjutnya disebut Perwakilan, adalah Kedutaan Besar, Konsulat Jenderal atau Konsulat Republik INDONESIA di luar negeri yang menyelenggarakan pelayanan kekonsuleran. 11. Spesimen adalah contoh tanda tangan pejabat, stiker dan/atau stempel Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, Perwakilan, dan/atau Perwakilan Negara Asing yang berkedudukan di INDONESIA, yang telah disampaikan ke Direktorat Konsuler untuk digunakan sebagai pembanding. 12. Kementerian Luar Negeri yang selanjutnya disebut Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri. 13. Hari adalah hari kerja.

(1) Pelaksanaan Legalisasi pada Kementerian menjadi tanggung jawab Direktorat Jenderal. (2) Legalisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh Pejabat yang Ditunjuk pada Direktorat Konsuler.

Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 dilaksanakan berdasarkan permohonan.

(1) Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 dilakukan terhadap Dokumen yang terdiri atas: a. Dokumen yang diterbitkan di wilayah INDONESIA, dan akan digunakan di luar wilayah INDONESIA; b. Dokumen yang diterbitkan di luar wilayah INDONESIA atau diterbitkan oleh perwakilan negara asing yang berkedudukan di wilayah INDONESIA, dan akan digunakan di wilayah INDONESIA; atau c. Dokumen yang diterbitkan oleh perwakilan negara asing yang berkedudukan di wilayah INDONESIA, dan akan digunakan di luar wilayah INDONESIA. (2) Dalam hal Dokumen yang dilegalisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menggunakan bahasa asing, Pejabat yang Ditunjuk pada Direktorat Konsuler dapat meminta terjemahan Dokumen tersebut dalam Bahasa INDONESIA. (3) Penerjemahan Dokumen berbahasa asing ke dalam Bahasa INDONESIA sebagaimana dimaksud pada ayat (2) harus dilakukan oleh penerjemah tersumpah.

(1) Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) dilakukan terhadap Dokumen yang terlebih dahulu dilegalisasi oleh: a. Pejabat yang Ditunjuk oleh menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hukum untuk Dokumen sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf a; atau b. Pejabat yang Ditunjuk pada Perwakilan atau Pejabat yang Ditunjuk pada Perwakilan Negara Asing untuk Dokumen sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf b. (2) Legalisasi terhadap Dokumen yang diterbitkan oleh perwakilan negara asing sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf c diajukan langsung kepada Direktorat Konsuler.

(1) Permohonan Legalisasi diajukan oleh Pemohon dengan melakukan pendaftaran secara elektronik melalui aplikasi Legalisasi dalam laman resmi Kementerian. (2) Pendaftaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan cara: a. mengisi data identitas Pemohon pada formulir pendaftaran; b. membuat kata kunci; dan c. mengunggah foto kartu identitas. (3) Data identitas Pemohon sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a terdiri atas: a. nama; b. nomor kartu identitas; c. nomor telepon; dan d. alamat surat elektronik. (4) Pemohon yang telah melakukan pendaftaran sebagaimana dimaksud pada ayat (2) memperoleh akun untuk mengajukan permohonan Legalisasi. (5) Akun sebagaimana dimaksud pada ayat (4) dapat digunakan oleh Pemohon dalam setiap pengajuan permohonan Legalisasi.

(1) Pemohon yang telah memperoleh akun sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (4) mengajukan permohonan Legalisasi secara elektronik melalui aplikasi Legalisasi dalam laman resmi Kementerian dengan cara: a. mengisi formulir permohonan; b. mengunggah Dokumen yang akan dilegalisasi; c. mengunggah bagian Dokumen yang memuat Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) huruf a atau huruf b; dan d. menandatangani pernyataan bertanggung jawab atas kebenaran permohonan Legalisasi dan penggunaan Dokumen hasil Legalisasi. (2) Formulir permohonan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a memuat: a. negara tujuan Dokumen akan digunakan; b. nama Dokumen yang akan dilegalisasi; c. nomor Legalisasi yang diterakan oleh pejabat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) huruf a atau huruf b; d. nama pejabat yang melakukan Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) huruf a atau huruf b; dan e. instansi yang berwenang melakukan Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) huruf a atau huruf b. (3) Dalam hal Dokumen yang akan dilegalisasi berjumlah lebih dari 1 (satu) halaman, Dokumen yang diunggah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b berupa halaman yang memuat: a. nama Dokumen; dan b. tanda tangan.

(1) Pejabat yang Ditunjuk pada Direktorat Konsuler melakukan verifikasi terhadap permohonan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1). (2) Verifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan: a. memeriksa kesesuaian isian pada formulir sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) huruf a dengan Dokumen yang diunggah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) huruf b; dan b. memeriksa kesesuaian bagian Dokumen yang memuat Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) huruf c dengan Spesimen. (3) Pemeriksaan kesesuaian sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b dilakukan dengan membandingkan Spesimen dari: a. kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hukum untuk Dokumen sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf a; b. Perwakilan atau perwakilan negara asing untuk Dokumen sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf b; atau c. perwakilan negara asing untuk Dokumen sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf c.

(1) Verifikasi Dokumen sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (1) dilakukan dalam waktu paling lama 1 (satu) Hari setelah permohonan secara elektronik diterima. (2) Dalam hal diperlukan, Pejabat yang Ditunjuk pada Direktorat Konsuler dapat meminta klarifikasi atas Spesimen yang tertera pada Dokumen yang akan dilegalisasi.

(1) Dalam hal berdasarkan hasil verifikasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 dan Pasal 9 terdapat ketidaksesuaian antara lain: a. Spesimen tidak cocok; b. Dokumen sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) huruf b dan/atau huruf c yang diunggah tidak terbaca; atau c. informasi yang disampaikan dalam formulir permohonan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) tidak sesuai dengan Dokumen yang diunggah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) huruf b dan/atau huruf c, Pejabat yang Ditunjuk pada Direktorat Konsuler dapat menolak permohonan Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7. (2) Penolakan permohonan Legalisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan melalui notifikasi secara elektronik dengan disertai alasan penolakan. (3) Dalam hal permohonan ditolak, Pemohon dapat mengajukan kembali permohonan Legalisasi.

Selain alasan penolakan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (1), Pejabat yang Ditunjuk pada Direktorat Konsuler dapat menolak permohonan Legalisasi jika terdapat laporan indikasi penyalahgunaan data dan informasi oleh Pemohon dan/atau pihak lain terhadap Dokumen yang akan dilegalisasi.

(1) Pemohon memperoleh notifikasi secara elektronik untuk melakukan pembayaran biaya Legalisasi jika hasil verifikasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) telah sesuai. (2) Pembayaran biaya Legalisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui rekening bank sesuai notifikasi. (3) Besaran biaya Legalisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibayarkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan mengenai penerimaan negara bukan pajak yang berlaku pada Kementerian.

(1) Pemohon mengunggah bukti pembayaran pada aplikasi Legalisasi dalam laman resmi Kementerian. (2) Pejabat yang Ditunjuk pada Direktorat Konsuler melakukan verifikasi terhadap bukti pembayaran biaya Legalisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1).

(1) Dalam hal pembayaran tidak sesuai, Pemohon memperoleh notifikasi secara elektronik untuk melakukan penyesuaian pembayaran. (2) Dalam hal pembayaran telah sesuai, Pemohon memperoleh notifikasi secara elektronik jadwal penyerahan Dokumen yang akan dilegalisasi ke tempat pelayanan Direktorat Konsuler. (3) Penyerahan Dokumen yang akan dilegalisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat dilakukan 1 (satu) Hari setelah menerima notifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2).

(1) Pejabat yang Ditunjuk pada Direktorat Konsuler melakukan Legalisasi pada Dokumen sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 ayat (2). (2) Legalisasi pada Dokumen sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan menempelkan stiker Legalisasi dan menerakan stempel timbul. (3) Pejabat yang Ditunjuk pada Direktorat Konsuler menyerahkan Dokumen yang telah dilegalisasi kepada Pemohon dengan tanda terima.

(1) Stiker Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (2) memuat: a. lambang negara Garuda Pancasila; b. logo Kementerian; c. nomor seri stiker; d. nama Pejabat yang Ditunjuk oleh menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hukum atau pada Perwakilan atau pada Perwakilan Negara Asing yang mengesahkan Dokumen; e. nomor Legalisasi; f. tempat dan tanggal Legalisasi; g. nama dan tanda tangan Pejabat yang Ditunjuk pada Direktorat Konsuler; h. quick response code; dan i. pernyataan Kementerian tidak bertanggung jawab atas isi Dokumen yang dilegalisasi. (2) Stempel timbul sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (2) berbentuk lingkaran yang memuat lambang negara Republik INDONESIA Garuda Pancasila dan tulisan Kementerian Luar Negeri Republik INDONESIA.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 29 Juli 2019 MENTERI LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA, ttd. RETNO L.P. MARSUDI Diundangkan di Jakarta pada tanggal 8 Agustus 2019 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd. WIDODO EKATJAHJANA