DOKUMEN PERUSAHAAN

Dalam Undang-undang ini yang dimaksud dengan:

1. Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan
secara tetap dan terus menerus dengan tujuan memperoleh
keuntungan atau laba, baik yang diselenggarakan oleh orang
perorangan maupun badan usaha yang berbentuk badan hukum atau
bukan badan hukum, yang didirikan dan berkedudukan dalam
wilayah Negara Republik Indonesia.

---

PRESIDEN

1. Dokumen…
1. Dokumen perusahaan adalah data, catatan dan atau keterangan yang
dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan
kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun
terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca dan
didengar.

1. Jadwal retensi adalah jangka waktu penyimpanan dokumen
perusahaan yang disusun dalam suatu daftar sesuai dengan jenis dan
nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman pemusnahan
dokumen perusahaan.

Dokumen perusahaan terdiri dari dokumen keuangan dan dokumen
lainnya.

Dokumen keuangan terdiri dari catatan, bukti pembukuan, dan data
pendukung administrasi keuangan, yang merupakan bukti adanya hak dan
kewajiban serta kegiatan usaha suatu perusahaan.

Dokumen lainnya terdiri dari data atau setiap tulisan yang berisi
keterangan yang mempunyai nilai guna bagi perusahaan meskipun tidak
terkait langsung dengan dokumen keuangan.

Catatan terdiri dari neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan,
rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi
keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan
dengan kegiatan usaha suatu perusahaan.

Bukti pembukuan terdiri dari warkat-warkat yang digunakan sebagai
dasar pembukuan yang mempengaruhi perubahan kekayaan, utang dan
modal.

---

PRESIDEN

### Pasal 7…

(1) Data pendukung administrasi keuangan merupakan data

administratif yang berkaitan dengan keuangan untuk digunakan
sebagai pendukung penyusunan dan pembuatan dokumen keuangan.

(2) Data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud

dalam ayat (1) terdiri dari:
- data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan;
dan
- data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti
pembukuan.

(1) Setiap perusahaan wajib membuat catatan sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 5 sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

(2) Catatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib dibuat dengan

menggunakan huruf Latin, angka Arab, satuan mata uang Rupiah,
dan disusun dalam bahasa Indonesia.

(3) Dalam hal ada izin dari Menteri Keuangan, catatan sebagaimana

dimaksud dalam ayat (2) dapat disusun dalam bahasa asing.

(1) Catatan yang berbentuk neraca tahunan, perhitungan laba rugi

tahunan, atau tulisan lain yang menggambarkan neraca dan laba
rugi, wajib ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat
yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan.

(2) Dalam hal peraturan perundang-undangan yang berkaitan langsung

dengan kegiatan perusahaan di bidang menentukan lain, maka
catatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib dibuat paling
lambat 6 (enam) bulan terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan
yang bersangkutan.

---

PRESIDEN

### Pasal 10…

(1) Catatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9, wajib dibuat di atas

kertas.

(2) Catatan yang berbentuk rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap

tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta
hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha atau perusahaan
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5, dibuat di atas kertas atau
dalam sarana lainnya.

(1) Catatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5, bukti pembukuan

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6, dan data pendukung
administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat

(2) huruf a, wajib disimpan selama 10 (sepuluh) tahun terhitung

sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.

(2) Data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 7 ayat (2) huruf b, jangka waktu penyimpanannya
disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.

(3) Dokumen lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4, jangka

waktu penyimpanannya ditetapkan berdasarkan nilai guna dokumen
tersebut.

(4) Jangka waktu sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dan ayat (3),

disusun oleh perusahaan yang bersangkutan dalam suatu jadwal
retensi yang ditetapkan dengan keputusan pimpinan perusahaan.

(5) Kewajiban penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1),

ayat (2) dan ayat (3) tidak menghilangkan fungsi dokumen yang
bersangkutan sebagai alat bukti sesuai dengan kebutuhan
sebagaimana ditentukan dalam ketentuan mengenai daluwarsa suatu
tuntutan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang
berlaku, atau untuk kepentingan hukum lainnya.

---

PRESIDEN

## BAB III…

(1) Dokumen perusahaan dapat dialihkan ke dalam mikrofilm atau

media lainnya.

(2) Pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media

lainnya sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dapat dilakukan sejak
dokumen tersebut dibuat atau diterima oleh perusahaan yang
bersangkutan.

(3) Dalam mengalihkan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud

dalam ayat (1), pimpinan perusahaan wajib mempertimbangkan
kegunaan naskah asli dokumen yang perlu tetap disimpan karena
mengandung nilai tertentu demi kepentingan perusahaan atau
kepentingan nasional.

(4) Dalam hal dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm

atau media lainnya adalah naskah asli yang mempunyai kekuatan
pembuktian otentik dan masih kepentingan hukum tertentu,
pimpinan perusahaan wajib tetap menyimpan naskah asli tersebut.

Setiap pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam

### Pasal 12 ayat (1) wajib dilegalisasi.

(1) Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 dilakukan oleh

pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan
perusahaan yang bersangkutan, dengan dibuatkan berita acara.

(2) Berita acara sebagaimana dimaksud dalam ayat (1)

sekurang-kurangnya memuat:

- keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya
legalisasi;

- keterangan bahwa pengalihan dokumen perusahaan yang dibuat
di atas kertas ke dalam mikrofilm atau media lainnya telah

---

PRESIDEN

dilakukan sesuai dengan aslinya; dan

• tandatangan...
• tandatangan dan nama jelas pejabat yang bersangkutan.

(1) Dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau

media lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (1) dan
atau hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah.

(2) Apabila dianggap perlu dalam hal tertentu dan untuk keperluan

tertentu dapat dilakukan legalisasi terhadap hasil cetak dokumen
perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya.

Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara pengalihan dokumen
perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya dan legalisasi diatur
dengan Peraturan Pemerintah.

PERUSAHAAN

Pemindahan dokumen perusahaan dari unit pengolahan ke unit kearsipan
di lingkungan perusahaan tersebut dilakukan berdasarkan keputusan
pimpinan perusahaan yang pelaksanaannya disesuaikan dengan
kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.

(1) Dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna bagi

kepentingan nasional wajib diserahkan kepada Arsip Nasional
Republik Indonesia berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan.

(2) Penyerahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilaksanakan

dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat:
- keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya
penyerahan;
- keterangan tentang pelaksanaan penyerahan; dan
- tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan dan

---

PRESIDEN

pejabat yang menerima penyerahan.

(3) Pada...

(3) Pada berita acara penyerahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2)

dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan diserahkan.

(1) Pemusnahan catatan, bukti pembukuan dan data pendukung

administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat

(1) dilaksanakan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan.

(2) Pemusnahan data pendukung administrasi keuangan sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 11 ayat (2) dan dokumen lainnya
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (3) dilaksanakan
berdasarkan jadwal retensi.

(3) Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab atas pemusnahan

dokumen perusahaan atau pejabat lain yang ditunjuk, bertanggung
jawab atas segala kerugian perusahaan dan atau pihak ketiga dalam
hal:

- pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan sebelum habis
jangka waktu wajib simpan sebagaimana dimaksud dalam Pasal
11 ayat (1); atau

- pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan, sedangkan
diketahui atau patut diketahui bahwa dokumen perusahaan
tersebut masih tetap harus disimpan, karena mempunyai nilai
guna baik yang berkaitan dengan kekayaan, hak, dan kewajiban
perusahaan maupun kepentingan lainnya.

Pemusnahan dokumen perusahaan yang telah dialihkan ke dalam
mikrofilm atau media lainnya, dapat segera dilakukan kecuali ditentukan
lain oleh pimpinan perusahaan, berdasarkan ketentuan Pasal 12 ayat (3)
dan ayat (4).

(1) Pemusnahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 dan Pasal 20,

dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang
sekurang-kurangnya memuat:

---

PRESIDEN

- keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya
pemusnahan;
- keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan; dan

- tanda...
- tanda tangan dan nama jelas pejabat yang melaksanakan
pemusnahan.

(2) Pada berita acara pemusnahan yang dimaksud dalam ayat (1)

dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan dimusnahkan.

Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara penyerahan dan pemusnahan
dokumen perusahaan diatur dengan Peraturan Pemerintah.

Buku, surat, catatan dan neraca yang berdasarkan ketentuan Pasal 6 Kitab
Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor
Indonesie, Staatsblad 1847 : 23) wajib disimpan selama 30 (tiga puluh)
tahun, dan pada saat berlakunya Undang-undang ini telah disimpan
selama 10 (sepuluh) tahun atau lebih, pemusnahannya dilakukan
berdasarkan ketentuan dalam Undang-undang ini.

Salinan surat dan telegram yang berdasarkan ketentuan Pasal 6 Kitab
Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor
Indonesie, Staatsblad 1847 : 23) wajib disimpan selama 10 (sepuluh)
tahun, dan pada saat berlakunya Undang-undang ini masa simpanan yang
belum mencapai 10 (sepuluh) tahun pemusnahannya dilakukan
berdasarkan ketentuan dalam Undang-undang ini.

Dokumen perusahaan yang pemusnahannya telah dimintakan
pertimbangan kepada Ketua Badan Pemeriksa Keuangan, dan dalam
waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal mulai berlakunya
Undang-undang ini pertimbangan tersebut belum diberikan,
pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam Undang-undang
ini.

---

PRESIDEN

### Pasal 26…

Dokumen perusahaan yang pemusnahannya telah dimintakan persetujuan
kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dan dalam waktu 1
(satu) tahun terhitung sejak tanggal mulai berlakunya Undang-undang ini
persetujuan tersebut belum diberikan, pemusnahannya dilakukan
berdasarkan ketentuan dalam Undang-undang ini.

Dokumen perusahaan yang jadwal retensinya sedang dimintakan
persetujuan kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, dan
dalam waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal mulai berlakunya
Undang-undang ini persetujuan tersebut belum diberikan, jadwal retensi
dan pemusnahannya ditetapkan berdasarkan ketentuan dalam
Undang-undang ini.

Ketentuan dalam Undang-undang ini berlaku juga terhadap:

1. Kantor perwakilan, kantor cabang, agen perusahaan Indonesia atau
yang disamakan dengan itu, yang mempunyai kegiatan usaha di luar
wilayah Negara Republik Indonesia, dengan tetap memperhatikan
ketentuan yang berlaku di negara setempat;

1. Kantor perwakilan, kantor cabang agen perusahaan asing atau yang
disamakan dengan itu, yang mempunyai kegiatan usaha di wilayah
Negara Republik Indonesia; dan

1. Badan atau lembaga yang tidak termasuk dalam pengertian
perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal I angka 1, yang
dalam kegiatan dan atau tugasnya memiliki dan menghasilkan
dokumen sebagaimana layaknya perusahaan.

---

PRESIDEN

### Pasal 29…

Semua ketentuan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan
pelaksanaan Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek
van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847 : 23) tetap berlaku
sepanjang belum diganti atau tidak bertentangan dengan Undang-undang
ini.

Pada saat Undang-undang ini mulai berlaku:

1. Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van
Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847 : 23); dan

1. Semua peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan
dokumen perusahaan dan ketentuan peraturan perundang-undangan
yang berkaitan dengan penyimpanan, pemindahan, penyerahan dan
pemusnahan arsip yang bertentangan dengan Undang-undang ini,
dinyatakan tidak berlaku lagi.

Undang-undang ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

---

PRESIDEN

Agar...

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan
Undang-undang ini dengan penempatannya dalam Lembaran Negara
Republik Indonesia.

Disahkan di Jakarta
pada tanggal 24 Maret 1997

INDONESIA,

ttd.

SOEHARTO

Diundangkan di Jakarta
pada tanggal 24 Maret 1997

,

ttd.

MOERDIONO

---

PRESIDEN