Peraturan Badan Nomor 5 Tahun 2025 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia

Dalam Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini yang dimaksud dengan: 1. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, susunan dan bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat penanda tangan, dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 2. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan. 3. Arsip Nasional Republik INDONESIA yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara. 4. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada ANRI yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 5. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada ANRI yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 6. Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka Tunggal Ika. 7. Logo adalah lambang atau simbol yang terdiri atas gambar dan tulisan yang merupakan identitas resmi ANRI. 8. Kertas Permanen adalah kertas yang bebas asam atau memiliki tingkat keasaman rendah, memiliki keawetan, dan daya tahan tinggi dalam jangka waktu lama. 9. Mandat adalah pelimpahan kewenangan dari badan dan/atau pejabat pemerintahan yang lebih tinggi kepada badan dan/atau pejabat pemerintahan yang lebih rendah dengan tanggung jawab dan tanggung gugat tetap berada pada pemberi mandat. 10. Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis adalah aplikasi pengelolaan arsip dinamis dalam lingkup sistem pemerintahan berbasis elektronik yang sama, standar, dan digunakan secara bagi pakai oleh pemerintah pusat dan/atau pemerintah daerah. 11. Penyelenggara Sertifikasi Elektronik adalah badan hukum yang berfungsi sebagai pihak yang layak dipercaya, yang memberikan dan mengaudit sertifikat elektronik. 12. Sertifikat Elektronik adalah sertifikat yang bersifat elektronik yang memuat tanda tangan elektronik dan identitas yang menunjukkan status subjek hukum para pihak dalam transaksi elektronik yang dikeluarkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik. 13. Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.

Tata Naskah Dinas merupakan acuan bagi unit kerja di lingkungan ANRI dalam penciptaan Naskah Dinas.

Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 meliputi: a. jenis, susunan, dan bentuk Naskah Dinas; b. pembuatan Naskah Dinas; c. pengamanan Naskah Dinas; d. pejabat penanda tangan Naskah Dinas; dan e. pengendalian Naskah Dinas.

(1) Jenis Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a terdiri atas: a. Naskah Dinas arahan; b. Naskah Dinas korespondensi; dan c. Naskah Dinas khusus. (2) Susunan dan bentuk Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a paling sedikit terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki.

Rincian jenis, susunan, dan bentuk Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini.

(1) Pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b menggunakan: a. media rekam kertas; atau b. media rekam elektronik. (2) Pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diawali dengan menentukan jenis, susunan, dan bentuk Naskah Dinas.

Pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (1) huruf b menggunakan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis.

(1) Dalam pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 memuat unsur: a. Logo dan Lambang Negara; b. penomoran Naskah Dinas; c. penggunaan kertas, amplop, dan tinta; d. ketentuan jarak spasi, jenis dan ukuran huruf, serta kata penyambung; e. penentuan batas atau ruang tepi; f. nomor halaman; g. tembusan; h. lampiran; i. tanda tangan, paraf, dan cap dinas; dan/atau j. perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat Naskah Dinas. (2) Bentuk dan format pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini.

(1) Pengamanan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf c memuat: a. penentuan kategori klasifikasi keamanan dan akses Naskah Dinas; dan b. perlakuan terhadap Naskah Dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses yang meliputi: 1. pemberian kode derajat klasifikasi keamanan dan akses; 2. pemberian nomor seri pengaman atau pencetakan keamanan; dan 3. pembuatan dan pengawasan Naskah Dinas. (2) Rincian pengamanan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini.

(1) Kepala ANRI MENETAPKAN batasan kewenangan pejabat penanda tangan seluruh jenis Naskah Dinas pada seluruh jenjang jabatan. (2) Rincian batasan kewenangan pejabat penanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini.

(1) Pejabat penanda tangan dapat memberikan Mandat kepada pejabat lain yang menjadi bawahannya, kecuali ditentukan lain dalam ketentuan peraturan perundang- undangan. (2) Mandat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan menggunakan: a. atas nama; b. untuk beliau; c. pelaksana tugas; atau d. pelaksana harian. (3) Bentuk dan format Mandat sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini.

(1) Pengendalian Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf e meliputi kegiatan: a. pengendalian Naskah Dinas masuk; dan b. pengendalian Naskah Dinas keluar. (2) Rincian kegiatan pengendalian Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini.

Pada saat Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini mulai berlaku: a. Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA Nomor 34 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengurusan Surat di Lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2015 Nomor 1156); dan b. Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA Nomor 7 Tahun 2018 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Arsip Nasional (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2018 Nomor 446), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 20 Maret 2025 KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, Œ MEGO PINANDITO Diundangkan di Jakarta pada tanggal Д DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM REPUBLIK INDONESIA, Ѽ DHAHANA PUTRA BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2025 NOMOR Ж