Peraturan Badan Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis

Dalam Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini yang dimaksud dengan: 1. Pemeliharaan Arsip Dinamis adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip baik fisik maupun informasinya yang meliputi kegiatan pemberkasan dan penyimpanan Arsip Aktif, penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif, dan Alih Media Arsip. 2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 3. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 4. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Pencipta Arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 5. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 6. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 7. Lembaga KeArsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip statis dan pembinaan keArsipan. 8. Arsip Nasional Republik INDONESIA yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga keArsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang keArsipan yang berkedudukan di ibukota negara. 9. Pencipta Arsip adalah lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, badan usaha milik negara, badan usaha milik daerah, perusahaan dan perguruan tinggi swasta terhadap Arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri dan pihak ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja dengan Pencipta Arsip sebagai pemberi kerja. 10. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan Penciptaan Arsip di lingkungannya. 11. Unit KeArsipan adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan keArsipan. 12. Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja. 13. Alih Media adalah kegiatan pengalihan media Arsip dari satu media ke media lainnya dalam rangka memudahkan akses Arsip. 14. Sentral Arsip Aktif (Central File) adalah tempat penyimpanan Arsip Aktif yang dirancang untuk penyimpanan Arsip secara efisien, efektif, dan aman. 15. Sentral Arsip Inaktif (Records Center) adalah tempat penyimpanan Arsip Inaktif pada bangunan yang dirancang untuk penyimpanan Arsip. 16. Folder adalah wadah untuk menyimpan naskah-naskah transaksi. 17. Guide/Sekat adalah pembatas/penyekat antara kelompok berkas yang satu dengan berkas yang lain atau penunjuk antara kode yang satu dengan yang lain sesuai dengan pembagian. 18. Filing Cabinet adalah sarana untuk menyimpan Arsip Aktif yang sudah ditata. 19. Label adalah kertas yang ditempelkan di tab guide atau folder. 20. Pelabelan adalah realisasi dari kegiatan penentuan indeks dan kode. 21. Out Indicator adalah alat yang digunakan untuk menandai keluarnya Arsip dari laci atau Filing Cabinet. 22. Indeks adalah tanda pengenal Arsip atau judul berkas Arsip (kata tangkap) yang berfungsi untuk membedakan antara berkas Arsip yang satu dengan berkas Arsip yang lain dan sebagai sarana bantu untuk memudahkan penemuan kembali Arsip. 23. Tunjuk Silang adalah sarana bantu penemuan kembali untuk menunjukkan adanya Arsip yang memiliki hubungan antara Arsip yang satu dengan Arsip yang lain atau yang memiliki nama berbeda tetapi memiliki pengertian yang sama atau untuk menunjukkan tempat penyimpanan Arsip yang berbeda karena bentuknya yang harus disimpan terpisah. 24. Berkas adalah himpunan Arsip yang disatukan karena memiliki keterkaitan dalam suatu konteks pelaksanaan kegiatan dan memiliki kesamaan jenis kegiatan/peristiwa dan/atau kesamaan masalah. 25. Isi Berkas adalah satu atau beberapa item Arsip yang merupakan informasi dari berkas kegiatan/peristiwa, yang mencerminkan penyelesaian program/kegiatan.

(1) Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis merupakan acuan bagi Pencipta Arsip dalam melaksanakan pemberkasan dan penyimpanan Arsip Aktif, penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif serta Alih Media Arsip. (2) Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi pemeliharaan Arsip Aktif dan Arsip Inaktif.

Pemeliharaan Arsip Dinamis bertujuan untuk: a. menjamin terciptanya Arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh Pencipta Arsip; b. menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan Arsip; dan c. menjamin ketersediaan informasi Arsip.

(1) Menjamin terciptanya Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a dilakukan dengan menentukan Arsip yang harus diciptakan dan disimpan sebagai pelaksanaan fungsi dan kegiatan Pencipta Arsip pada tahap perencanaan pemberkasan Arsip. (2) Menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b dilakukan dengan: a. memastikan Arsip yang tercipta atau yang akan tercipta dapat diberkaskan sesuai dengan klasifikasi Arsip; b. memastikan Arsip yang diberkaskan lengkap sebagai suatu keutuhan kegiatan dan tidak mengalami perubahan secara fisik dan informasinya sampai dengan tahap penyusutan; c. memastikan Arsip yang diberkaskan memiliki kode klasifikasi yang tepat dan disimpan sesuai dengan klasifikasi Arsip; d. memastikan penggunaan sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip secara konsisten; dan e. memastikan Arsip ditata dan disimpan dengan menggunakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar. (3) Menjamin ketersediaan informasi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf c dilakukan dengan memastikan ketersediaan daftar Arsip Aktif yang disusun oleh unit pengolah dan disampaikan kepada unit keArsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Ruang lingkup pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis meliputi: a. pemeliharaan Arsip Aktif; b. pemeliharaan Arsip Inaktif; dan c. Alih Media Arsip.

(1) Pemeliharaan Arsip Aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah pada tiap Pencipta Arsip. (2) Pemeliharaan Arsip Aktif dilakukan melalui kegiatan pemberkasan dan penyimpanan Arsip Aktif. (3) Pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) menggunakan prasarana dan sarana keArsipan sesuai dengan standar. (4) Prasarana dan sarana keArsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) terdiri dari folder, guide/sekat, label, out indikator, indeks, tunjuk silang, boks, filing cabinet/rak Arsip.

(1) Dalam rangka Pemeliharaan Arsip Aktif, unit pengolah dapat membentuk Sentral Arsip Aktif (Central File). (2) Sentral Arsip Aktif (Central File) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dibentuk pada unit pengolah setingkat eselon II, eselon III atau satuan kerja mandiri sesuai dengan beban volume Arsip yang dikelola.

(1) Pemberkasan Arsip Aktif, dilakukan terhadap Arsip yang dibuat dan diterima. (2) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan klasifikasi Arsip. (3) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilaksanakan melalui prosedur pemeriksaan, penentuan indeks, penentuan kode, tunjuk silang (apabila ada), pelabelan dan penyusunan daftar Arsip Aktif.

(1) Pemberkasan Arsip Aktif menghasilkan tertatanya fisik dan informasi Arsip serta tersusunnya daftar Arsip Aktif. (2) Daftar Arsip Aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas. (3) Daftar berkas paling sedikit memuat informasi tentang: a. unit pengolah; b. nomor berkas; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi berkas; e. kurun waktu; f. jumlah; dan g. keterangan. (4) Daftar isi berkas paling sedikit memuat informasi tentang: a. nomor berkas; b. nomor item Arsip; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi Arsip; e. tanggal; f. jumlah; dan g. keterangan. (5) Daftar Arsip Aktif dapat digunakan sebagai sarana bantu penemuan kembali Arsip.

Unit pengolah menyampaikan daftar Arsip Aktif kepada unit keArsipan pada tiap Pencipta Arsip paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan.

(1) Penyimpanan Arsip Aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah. (2) Penyimpanan Arsip Aktif dilakukan terhadap Arsip Aktif yang sudah didaftar dalam daftar Arsip Aktif.

(1) Dalam hal Arsip Aktif yang disimpan unit pengolah telah melewati retensi Arsip Aktif dan memasuki retensi inaktif berdasarkan JRA, unit pengolah harus melaksanakan pemindahan Arsip dari unit pengolah ke unit keArsipan. (2) Pelaksanaan pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan penandatanganan berita acara dan melampirkan daftar Arsip yang akan dipindahkan. (3) Berita acara dan daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah dan pimpinan unit keArsipan pada tiap Pencipta Arsip. (4) Ketentuan teknis mengenai pemindahan Arsip dari unit pengolah ke unit keArsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ayat (2), dan ayat (3) berdasarkan Peraturan Kepala ANRI tentang Pedoman Penyusutan Arsip.

Ketentuan teknis mengenai tata cara pemberkasan Arsip Aktif, pembuatan daftar Arsip Aktif dan penyimpanan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 sampai dengan Pasal 10 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini.

(1) Pemeliharaan Arsip Inaktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit keArsipan. (2) Pemeliharaan Arsip Inaktif dilakukan melalui kegiatan penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif. (3) Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) harus menggunakan prasarana dan sarana keArsipan sesuai dengan standar. (4) Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) berasal dari unit pengolah yang telah melewati retensi aktif dan memasuki retensi inaktif berdasarkan JRA.

(1) Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif dilakukan berdasarkan prinsip asal-usul (principle of provenance) dan prinsip aturan asli (principle of original order). (2) Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan untuk menjaga Arsip dapat melekat pada konteks Penciptaannya, tetap terkelola dalam satu Pencipta Arsip (provenance), dan tidak dicampur dengan Arsip yang berasal dari Pencipta Arsip lain. (3) Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan: a. pengaturan fisik Arsip; b. pengolahan informasi Arsip; dan c. penyusunan daftar Arsip Inaktif.

Dalam melaksanakan pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13, Unit keArsipan harus menyediakan ruang atau gedung sentral Arsip Inaktif (record center).

(1) Penyimpanan Arsip Inaktif dilakukan terhadap Arsip yang sudah didaftar dalam daftar Arsip Inaktif. (2) Penyimpanan Arsip Inaktif dilaksanakan untuk menjamin keamanan fisik dan informasi Arsip selama jangka waktu penyimpanan Arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.

(1) Dalam hal Arsip Inaktif yang disimpan unit keArsipan: a. telah melewati retensi Arsip Inaktif dan berketerangan permanen berdasarkan Jadwal Retensi Arsip, unit kearsipan pada tiap Pencipta Arsip harus melaksanakan penyerahan Arsip kepada lembaga kearsipan; dan b. telah melewati retensi Arsip Inaktif dan berketerangan musnah berdasarkan Jadwal Retensi Arsip, unit kearsipan pada tiap Pencipta Arsip dapat melaksanakan pemusnahan Arsip berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Ketentuan mengenai penyerahan dan pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berdasarkan Peraturan Kepala ANRI tentang Pedoman Penyusutan Arsip.

Ketentuan teknis mengenai tata cara penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 sampai dengan Pasal 17 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini.

Dalam rangka pemeliharaan Arsip Dinamis dapat dilakukan Alih Media Arsip.

(1) Alih Media Arsip dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Alih Media Arsip dilakukan dengan prasarana dan sarana yang sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. (3) Prasarana dan sarana Alih Media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) harus memperhatikan hal sebagai berikut: a. dapat menampilkan kembali informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik secara utuh sesuai dengan masa retensi yang ditetapkan dengan peraturan perundang-undangan; b. dapat melindungi ketersediaan, keutuhan, keautentikan, kerahasiaan, dan keteraksesan informasi elektronik dalam penyelenggaraan sistem elektronik tersebut; c. dapat beroperasi sesuai dengan prosedur atau petunjuk dalam penyelenggaraan sistem elektronik tersebut; d. dilengkapi dengan prosedur atau petunjuk yang diumumkan dengan bahasa, informasi, atau simbol yang dapat dipahami oleh pihak yang bersangkutan dengan penyelenggaraan sistem elektronik tersebut; dan e. memiliki mekanisme yang berkelanjutan untuk menjaga kebaruan, kejelasan, dan kebertanggungjawaban prosedur atau petunjuk.

(1) Dalam melakukan Alih Media Arsip, pimpinan Pencipta Arsip MENETAPKAN kebijakan Alih Media Arsip. (2) Kebijakan Alih Media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi metode (pengkopian, konversi, migrasi), prasarana dan sarana, penentuan prioritas Arsip yang di Alih Media, serta penentuan pelaksana Alih Media.

(1) Pada tiap Pencipta Arsip, Alih Media dapat dilaksanakan oleh unit pengolah dan unit keArsipan. (2) Alih Media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi Arsip dan nilai informasi. (3) Kondisi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) antara lain: a. Arsip dengan kondisi rapuh/rentan mengalami kerusakan secara fisik; atau b. Arsip elektronik dengan format data versi lama yang perlu diperbarui dengan versi baru; atau c. informasi yang terdapat dalam media lain dimana media tersebut secara sistem tidak diperbarui lagi karena perkembangan teknologi. (4) Nilai informasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dimana Alih Media diutamakan terhadap: a. Informasi yang bedasarkan peraturan perundang- undangan tentang keterbukaan informasi publik harus diumumkan secara serta merta; dan b. Arsip yang berketerangan permanen dalam JRA.

Unit keArsipan pada tiap Pencipta Arsip dalam melaksanakan Alih Media harus membuat berita acara yang disertai dengan daftar Arsip yang dialihmediakan.

(1) Berita Acara Alih Media paling sedikit memuat: a. waktu pelaksanaan; b. tempat pelaksanaan; c. jenis media; d. jumlah Arsip; e. keterangan proses Alih Media yang dilakukan; f. pelaksana; dan g. penanda tangan oleh pimpinan unit keArsipan. (2) Daftar Arsip Dinamis yang dialihmediakan paling sedikit memuat: a. unit pengolah; b. nomor urut; c. jenis Arsip; d. jumlah Arsip; e. kurun waktu; dan f. keterangan.

(1) Arsip yang bernilai guna kebuktian (evidential) yang telah dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum berdasarkan ketentuan peraturan perundang- undangan. (2) Kriteria Arsip yang bernilai guna kebuktian (evidential) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. merupakan bukti keberadaan, perubahan, pembubaran suatu lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan; b. merupakan bukti dan informasi tentang kebijakan strategis organisasi; c. merupakan bukti dan informasi tentang kegiatan pokok organisasi; d. merupakan bukti dan informasi tentang interaksi organisasi dengan komunitas klien yang dilayani; e. merupakan bukti hak dan kewajiban individu dan organisasi; f. memberi sumbangan pada pembangunan memori organisasi untuk tujuan keilmuan, budaya, atau historis; dan g. berisi bukti dan informasi tentang kegiatan penting bagi stake holder internal dan eksternal.

(1) Alih Media Arsip diautentikasi oleh pimpinan di lingkungan Pencipta Arsip dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Arsip hasil Alih Media. (2) Tanda tertentu yang dilekatkan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat dilakukan dengan metode antara lain: a. digital signature (security); b. public key/private key (akses); c. watermark (copyright); atau d. metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi.

Ketentuan mengenai prosedur tata cara Alih Media sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 sampai dengan Pasal 26 sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini.

Ketentuan mengenai teknis alih media dari Arsip kertas ke dalam media elektronik atau teknis pelaksanaan alih media Arsip antar media lainnya diatur dalam Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA.

Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 7 Juni 2018 nuari 2015 KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, ttd tMUSTARI IRAWAN Diundangkan di Jakarta pada tanggal 28 Juni 2018 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA