Peraturan Badan Nomor 2 Tahun 2018 tentang Jadwal Retensi Arsip Badan Ekonomi Kreatif Republik Indonesia

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan: 1. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 2. JRA Fasilitatif adalah daftar yang berisi jenis arsip fasilitatif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip fasilitatif hubungan masyarakat, hukum, kepegawaian, organisasi dan tata laksana, perencanaan, keuangan, ketatausahaan, perlengkapan, kerumahtanggaan, pengawasan. 3. JRA Substantif adalah daftar yang berisi jenis Arsip Substantif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip substantif bidang riset, edukasi, dan pengembangan, akses permodalan, infrastruktur, pemasaran, fasilitasi hak kekayaan intelektual dan regulasi, hubungan antarlembaga dan wilayah. 4. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 5. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 6. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Badan Ekonomi Kreatif. 7. Badan Ekonomi Kreatif yang selanjutnya disingkat BEKRAF adalah Lembaga Pemerintah Non-Kementerian yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada PRESIDEN melalui Menteri yang membidangi urusan pemerintahan di bidang pariwisata. 8. Arsip Substantif adalah arsip yang berkaitan dengan tugas dan fungsi Badan Ekonomi Kreatif yang meliputi riset, edukasi, dan pengembangan, akses permodalan, infrastruktur, pemasaran, fasilitasi hak kekayaan intelektual dan regulasi, hubungan antarlembaga dan wilayah. 9. Arsip Fasilitatif adalah arsip yang berkaitan dengan bidang fasilitatif yang meliputi hubungan masyarakat, hukum, kepegawaian, organisasi dan tata laksana, perencanaan, keuangan, ketatausahaan, perlengkapan, kerumahtanggaan, pengawasan. 10. Retensi Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan/Pusat Arsip. 11. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip. 12. Retensi Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah. 13. Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa jenis arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi. 14. Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip yang memiliki nilai guna sekunder atau nilai guna permanen, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai dengan lingkup kewenangan masing-masing.

(1) JRA BEKRAF digunakan sebagai pedoman dalam penyusutan Arsip di lingkungan BEKRAF. (2) JRA BEKRAF memuat jenis Arsip, retensi dan keterangan. (3) JRA BEKRAF sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas JRA Substantif dan JRA Fasilitatif. (4) Ketentuan mengenai JRA BEKRAF tercantum dalam Lampiran I untuk JRA Substantif dan Lampiran II untuk JRA Fasilitatif yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Retensi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) ditentukan untuk Retensi Aktif dan Retensi Inaktif. (2) Dalam menentukan Retensi Aktif dan Retensi Inaktif dilaksanakan berdasarkan kriteria sebagai berikut: a. Retensi Aktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan pertanggungjawaban di unit pengolah; dan b. Retensi Inaktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan unit kerja terkait dan kepentingan lembaga. (3) Retensi Arsip dihitung sejak Arsip diciptakan dan diregistrasi hingga pokok masalah pada naskah selesai diproses.

(1) Tanggung jawab pengelolaan Arsip selama masa retensi aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2) huruf a dilaksanakan oleh unit pencipta arsip. (2) Tanggung jawab pengelola Arsip selama masa retensi inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2) huruf b dilaksanakan oleh unit kearsipan di lingkungan BEKRAF. (3) Pengalihan tanggung jawab pengelola Arsip dari masa Retensi Aktif menjadi Retensi Inaktif diatur lebih lanjut dalam pedoman pokok Retensi Arsip.

(1) Keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) memuat rekomendasi yang MENETAPKAN Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan. (2) Rekomendasi yang dituangkan dalam keterangan tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, dan dipermanenkan ditetapkan berdasarkan pertimbangan: a. keterangan musnah ditentukan apabila pada masa akhir Retensi Arsip tersebut tidak memiliki nilai guna; b. keterangan permanen ditentukan apabila dianggap memiliki nilai guna kesejarahan; dan c. keterangan dinilai kembali ditentukan pada Arsip yang dianggap berpotensi menimbulkan sengketa atau perselisihan.

(1) Jenis Arsip Substantif BEKRAF meliputi: a. pembinaan kearsipan; b. konservasi Arsip; c. pengkajian dan pengembangan sistem kearsipan; d. jasa kearsipan; e. akreditasi kearsipan; dan f. pendidikan dan pelatihan kearsipan. (2) Jenis Arsip Fasilitatif BEKRAF meliputi: a. kepegawaian; b. keuangan; c. perencanaan; d. hukum; e. organisasi dan ketatalaksanaan; f. kearsipan; g. ketatausahaan dan kerumahtanggaan; h. hubungan masyarakat; i. perpustakaan; j. teknologi informasi; k. pengawasan; dan l. perlengkapan.

Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Badan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 26 Januari 2018 KEPALA BADAN EKONOMI KREATIF REPUBLIK INDONESIA, ttd TRIAWAN MUNAF Diundangkan di Jakarta pada tanggal 26 Februrari 2018 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA