Peraturan Badan Nomor 8 Tahun 2017 tentang Tata Cara Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di Lingkungan Badan Pengawas Pemilihan Umum

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan: 1. Badan Pengawas Pemilihan Umum yang selanjutnya disebut Bawaslu adalah badan yang bertugas mengawasi penyelenggaraan pemilihan umum di seluruh wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA. 2. Bawaslu Provinsi adalah badan yang dibentuk oleh Bawaslu yang bertugas mengawasi penyelenggaraan Pemilihan Umum di wilayah provinsi. 3. Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan yang selanjutnya disingkat SOP AP adalah serangkaian petunjuk tertulis yang dibakukan mengenai proses penyelenggaraan tugas-tugas, pokok dan fungsi. 4. Pelaksana adalah pegawai yang melaksanakan SOP AP dalam pekerjaannya. 5. Unit Kerja adalah satuan kerja pada Bawaslu atau Bawaslu Provinsi.

(1) Setiap Unit Kerja wajib mempunyai SOP AP sesuai dengan tugas, fungsi, dan kegiatan masing-masing. (2) Dalam menyusun SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1), setiap Unit Kerja harus memenuhi prinsip: a. efisiensi dan efektivitas; b. berorientasi pada pengguna; c. kejelasan dan kemudahan; d. keselarasan; e. keterukuran; f. dinamis; g. kepatuhan hukum; dan h. kepastian hukum.

Penyusunan SOP AP dilakukan melalui tahapan: a. persiapan; b. penilaian kebutuhan; c. pengembangan; d. penerapan; dan e. monitoring dan evaluasi.

(1) Persiapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a dilakukan dengan mengidentifikasi prosedur pada masing-masing Unit Kerja. (2) Identifikasi prosedur sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh pejabat pengawas.

(1) Penilaian kebutuhan SOP AP Unit Kerja dirumuskan dengan mengacu pada tugas, fungsi, dan kegiatan masing-masing Unit Kerja. (2) Penilaian kebutuhan SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan pada masing-masing Unit Kerja dan disusun menurut tingkatan Unit Kerja. (3) Tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang memerlukan SOP AP harus memenuhi kriteria sebagai berikut: a. kegiatannya dilaksanakan secara rutin atau berulang-ulang; b. menghasilkan output tertentu; dan c. kegiatannya melibatkan paling sedikit 2 (dua) orang atau pihak.

(1) Dalam melakukan Penilaian Kebutuhan SOP AP setiap Unit Kerja harus melakukan inventarisasi terhadap ruang lingkup, jenis, dan jumlah SOP AP yang dibutuhkan. (2) Inventarisasi terhadap ruang lingkup SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap tugas yang berkaitan dengan prosedur operasional yang distandarkan. (3) Inventarisasi jenis SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap tipe dan format SOP AP yang akan diterapkan. (4) Inventarisasi jumlah SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap jumlah SOP AP yang akan dibuat sesuai dengan prioritas dan peta proses pekerjaan Unit Kerja.

Pengembangan SOP AP dilakukan dengan tahapan: a. pengumpulan informasi dan identifikasi kebutuhan SOP AP; b. analisis dan pemilihan kebutuhan SOP AP; c. penulisan SOP AP; d. pengujian dan reviu SOP AP; dan e. penetapan SOP AP.

Pengumpulan informasi dan identifikasi kebutuhan SOP AP digunakan untuk menentukan teknik pengumpulan informasi yang dibutuhkan dalam penyusunan SOP AP.

(1) Hasil Penilaian Kebutuhan SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 dijadikan bahan analisis kebutuhan SOP AP. (2) Hasil analisis kebutuhan SOP AP dibuat dalam format nama dan kode nomor SOP AP yang ditetapkan dengan keputusan Sekretaris Jenderal. (3) Format nama dan kode nomor SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Penulisan SOP AP disusun berdasarkan nama dan kode nomor SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (3). (2) Penulisan SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan memperhatikan ketentuan sebagai berikut: a. berdasarkan pada ketentuan peraturan perundang- undangan; b. ditulis dengan jelas, rinci, dan benar; c. memperhatikan SOP AP lainnya; dan d. dapat dipertanggungjawabkan.

(1) SOP AP ditulis dalam bentuk tabel, tertulis, dan/atau diagram alir serta dapat menggunakan bentuk grafik. (2) Format SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Hasil penulisan SOP AP dikoordinasikan oleh pejabat pengawas kepada masing-masing kepala biro secara berjenjang. (2) Penyusunan SOP AP lintas Unit Kerja dikoordinasikan oleh pejabat yang melaksanakan tugas dan fungsi di bidang pengawasan internal dan tata laksana. (3) Hasil penulisan SOP AP untuk Bawaslu Provinsi dikoordinasikan oleh pejabat pengawas kepada Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi.

(1) Rancangan SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 dilakukan pengujian dan reviu SOP AP oleh atasan secara berjenjang dan pejabat yang menangani SOP AP. (2) Pengujian dan reviu SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan cara simulasi dan uji coba. (3) Simulasi dan ujicoba sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan secara mandiri oleh Unit Kerja yang bersangkutan dengan disaksikan oleh atasan secara berjenjang dan Ketua/Anggota Bawaslu atau Ketua/Anggota Bawaslu Provinsi.

Rancangan SOP AP yang telah dilakukan pengujian dan reviu sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 ditetapkan menjadi SOP AP dengan keputusan Sekretaris Jenderal.

Syarat penerapan SOP AP meliputi: a. telah melalui proses verifikasi, uji coba dan penetapan; b. adanya dukungan sarana dan prasarana yang memadai; c. sumber daya manusia yang memiliki kualifikasi yang sesuai; d. telah disosialisasikan dan didistribusikan kepada seluruh pegawai di lingkungan Bawaslu; dan e. mudah diakses dan dilihat.

(1) SOP AP harus disosialisasikan dan didistribusikan kepada seluruh pegawai di lingkungan Bawaslu dan/atau Bawaslu Provinsi oleh Unit Kerja yang bertanggung jawab terhadap SOP AP. (2) Sosialisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilakukan dalam bentuk: a. tatap muka secara langsung; dan/atau b. media cetak atau elektronik.

Untuk efektivitas Penerapan SOP AP bagi pegawai di lingkungan Bawaslu dan/atau Bawaslu Provinsi dapat diberikan pelatihan dan pemahaman dalam bentuk rapat, bimbingan teknis, pendampingan, atau supervisi pada pelaksanaan tugas dan fungsi.

(1) Dalam penerapan SOP AP dilakukan penjaminan mutu dan pengendalian teknis SOP AP. (2) Penjaminan mutu SOP AP dilakukan oleh bagian yang melaksanakan tugas dan fungsi di bidang pengawasan internal dan tata laksana. (3) Pengendalian teknis SOP AP dilakukan oleh Unit Kerja masing-masing.

Monitoring penerapan SOP AP dilakukan oleh tim monitoring SOP yang ditunjuk oleh Unit Kerja dengan cara observasi, wawancara dengan Pelaksana, dan/atau diskusi kelompok kerja.

(1) Untuk mengetahui efektivitas dan kualitas SOP AP, dilakukan evaluasi penerapan SOP AP. (2) Evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebagai bahan penyempurnaan SOP AP. (3) Evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan secara periodik paling sedikit 1 (satu) kali dalam setahun atau secara insidentil. (4) Evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh atasan secara berjenjang.

(1) SOP AP yang diberlakukan perlu dikaji ulang paling sedikit 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun atau berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi. (2) Pengkajian ulang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh tim yang terdiri dari unsur pejabat tinggi utama, pejabat tinggi madya, pejabat tinggi pratama, Pelaksana dalam Unit Kerja yang menangani SOP AP. (3) SOP yang telah disempurnakan ditetapkan dengan Keputusan Sekretaris Jenderal untuk SOP AP di lingkungan Bawaslu dan Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi untuk SOP AP di lingkungan Bawaslu Provinsi.

(1) Sekretaris Jenderal melaporkan hasil penerapan SOP AP di lingkungan Bawaslu kepada Ketua Bawaslu. (2) Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi SOP AP melaporkan hasil penerapan SOP AP di lingkungan Bawaslu Provinsi kepada Ketua Bawaslu Provinsi.

Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Badan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 9 Oktober 2017 KETUA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM REPUBLIK INDONESIA, ttd. ABHAN Diundangkan di Jakarta pada tanggal 11 Oktober 2017 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd. WIDODO EKATJAHJANA