Peraturan Badan Nomor 13 Tahun 2019 tentang JADWAL RETENSI ARSIP

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan: 1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2. Arsip Substantif adalah arsip yang tercipta dari pelaksanaan tugas dan fungsi Badan Informasi Geospasial. 3. Arsip fasilitatif adalah arsip yang berkaitan dengan bidang fasilitatif yang meliputi urusan perencanaan, kepegawaian, hukum, keuangan, umum, pengawasan, pelayanan, penelitian, diklat, promosi dan kerjasama. 4. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 5. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif adalah daftar yang berisi jenis arsip fasilitatif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip perencanaan, hukum, kepegawaian, organisasi dan tata laksana, keuangan, umum, pelayanan, promosi dan kerja sama, penelitian, pendidikan dan latihan, dan pengawasan. 6. Jadwal Retensi Arsip Substantif adalah daftar yang berisi jenis Arsip Substantif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip jaring kontrol geodesi dan geodinamika, pemetaan rupabumi dan toponim, pemetaan kelautan dan lingkungan pantai, pemetaan batas wilayah, pemetaan dan integrasi tematik, pemetaan tata ruang dan atlas, pengelolaan dan penyebarluasan informasi geospasial, dan standardisasi dan kelembagaan informasi geospasial. 7. Jangka Waktu Penyimpanan Arsip adalah masa simpan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip. 8. Jangka Waktu Penyimpanan Arsip Aktif adalah masa simpan arsip di Unit Pengolah. 9. Jangka Waktu Penyimpanan Arsip Inaktif adalah masa simpan arsip di Unit Kearsipan/Pusat Arsip.

(1) Jadwal Retensi Arsip Badan Informasi Geospasial memuat: a. jenis Arsip; b. Jangka Waktu Penyimpanan Arsip; dan c. keterangan. (2) Jadwal Retensi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif; dan b. Jadwal Retensi Arsip Substantif.

Jenis Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf a terdiri atas: a. Arsip Fasilitatif; dan b. Arsip Substantif.

Arsip Fasilitatif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a meliputi arsip: a. perencanaan; b. hukum; c. kepegawaian; d. organisasi dan tata laksana; e. keuangan; f. umum; g. pelayanan; h. penelitian; i. promosi dan kerja sama; j. pendidikan dan latihan; dan k. pengawasan.

Arsip Substantif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b meliputi arsip: a. jaring kontrol geodesi dan geodinamika; b. pemetaan rupabumi dan toponim; c. pemetaan kelautan dan lingkungan pantai; d. pemetaan batas wilayah; e. pemetaan dan integrasi tematik; f. pemetaan tata ruang dan atlas; g. pengelolaan dan penyebarluasan informasi geospasial; dan h. standardisasi dan kelembagaan informasi geospasial.

(1) Jangka Waktu Penyimpanan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf b ditentukan untuk: a. Jangka Waktu Penyimpanan Arsip Aktif; dan b. Jangka Waktu Penyimpanan Arsip Inaktif. (2) Dalam menentukan Jangka Waktu Penyimpanan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan kriteria sebagai berikut: a. Jangka Waktu Penyimpanan Arsip Aktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan pertanggungjawaban di unit kerja di Badan Informasi Geospasial yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip sesuai tugas dan fungsinya; dan b. Jangka Waktu Penyimpanan Arsip Inaktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan di Badan Informasi Geospasial. (3) Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip dihitung sejak kegiatan dinyatakan selesai dan berkas dinyatakan lengkap atau tidak bertambah lagi.

(1) Keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf c memuat rekomendasi yang MENETAPKAN status arsip. (2) Status arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1), terdiri atas: a. musnah; b. dinilai kembali; atau c. permanen. (3) Penentuan status arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditetapkan berdasarkan pertimbangan sebagai berikut: a. keterangan “Musnah” ditentukan apabila arsip pada masa akhir jangka waktu penyimpanan arsip tidak memiliki nilai guna; b. keterangan “Dinilai Kembali” ditentukan pada arsip yang berpotensi menimbulkan sengketa atau perselisihan; dan c. keterangan “Permanen” ditentukan apabila arsip memiliki nilai guna kesejarahan.

(1) Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf a tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini. (2) Jadwal Retensi Arsip Substantif sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 ayat (2) huruf b tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Pada saat Peraturan Badan ini mulai berlaku, Keputusan Kepala Badan Informasi Geospasial Nomor 34.2 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Badan Informasi Geospasial dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Badan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Bogor pada tanggal 30 September 2019 KEPALA BADAN INFORMASI GEOSPASIAL REPUBLIK INDONESIA, ttd HASANUDDIN Z. ABIDIN Diundangkan di Jakarta pada tanggal 9 Oktober 2019 2009 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA