Peraturan Badan Nomor 5 Tahun 2018 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan: 1. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 2. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika. 3. Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika yang selanjutnya disingkat BMKG adalah Lembaga Pemerintah Nonkementerian yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang meteorologi, klimatologi, dan geofisika. 4. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, logo, dan cap dinas. 5. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban yang ada pada pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya. 6. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 7. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

Pedoman Tata Naskah Dinas di lingkungan Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika merupakan acuan bagi seluruh unit kerja pada kantor pusat dan Unit Pelaksana Teknis di lingkungan BMKG dalam penyusunan Naskah Dinas untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis kedinasan yang efektif dan efisien.

Dalam penyusunan Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2, harus dilakukan dengan memperhatikan asas: a. efektif dan efisien; b. pembakuan; c. pertanggungjawaban; d. keterkaitan; e. kecepatan dan ketepatan; dan f. keamanan.

Lingkup pengaturan dalam Peraturan Badan ini meliputi: a. jenis dan format Naskah Dinas; b. pembuatan Naskah Dinas; c. pengamanan Naskah Dinas; d. Kewenangan Penandatangan Naskah Dinas; dan e. pengendalian Naskah Dinas.

Naskah Dinas di lingkungan BMKG terdiri atas: a. Naskah Dinas arahan; b. Naskah Dinas korespondensi; c. Naskah Dinas khusus; d. laporan; dan e. telaahan staf.

Naskah Dinas arahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a merupakan Naskah Dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan.

Naskah Dinas arahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 terdiri atas: a. Naskah Dinas pengaturan; b. Naskah Dinas penetapan/keputusan; dan c. Naskah Dinas penugasan.

(1) Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf a terdiri atas: a. peraturan; b. pedoman; c. petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis; d. instruksi; e. Standard Operating Procedures (SOP); dan f. surat edaran. (2) Ketentuan mengenai Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a sampai dengan huruf c dan huruf e diatur dengan Peraturan Badan tersendiri.

(1) Naskah Dinas penetapan/keputusan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf b merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat MENETAPKAN, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk: a. MENETAPKAN/mengubah status kepegawaian/ personal/keanggotaan/material peristiwa; b. MENETAPKAN/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/tim; dan c. MENETAPKAN pelimpahan wewenang. (2) Ketentuan mengenai Naskah Dinas penetapan/keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dengan Peraturan Badan tersendiri.

Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf c merupakan Naskah Dinas yang dibuat oleh atasan atau pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diperintah/diberi tugas, yang memuat apa yang harus dilakukan.

Naskah Dinas korespondensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b, terdiri atas: a. Naskah Dinas korespondensi internal; dan b. Naskah Dinas korespondensi eksternal.

Naskah Dinas korespondensi internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 huruf a merupakan Naskah Dinas yang dibuat oleh pejabat yang berwenang dalam 1 (satu) lingkungan satuan organisasi.

Naskah Dinas korespondensi internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12, terdiri atas: a. nota dinas; b. memo; c. disposisi; dan d. surat undangan internal.

Naskah Dinas korespondensi eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 huruf b merupakan Naskah Dinas yang dibuat oleh pejabat yang berwenang kepada pihak lain di luar instansi/satuan organisasi yang bersangkutan.

Naskah Dinas korespondensi eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14, terdiri atas: a. surat dinas; dan b. surat undangan eksternal.

Naskah Dinas Khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf c merupakan Naskah Dinas yang dibuat oleh pejabat yang berwenang untuk menerangkan suatu informasi yang berhubungan/mengikat antara 1 (satu) pihak dengan pihak lainnya.

Naskah Dinas Khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16, terdiri atas: a. naskah kerja sama; b. surat kuasa; c. berita acara; d. surat keterangan; e. surat pengantar; dan f. pengumuman.

(1) Naskah kerja sama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 huruf a, meliputi: a. naskah kerja sama dalam negeri; dan b. naskah kerja sama internasional. (2) Ketentuan mengenai naskah kerja sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dengan Peraturan Badan tersendiri.

Laporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf d merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.

Telaahan staf sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf e merupakan Naskah Dinas yang berupa uraian yang disampaikan oleh pejabat atau pegawai yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan.

Format, kewenangan, dan distribusi Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 sebagaimana tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Setiap Naskah Dinas harus disusun secara sistematis, dengan memperhatikan syarat sebagai berikut: a. ketelitian; b. kejelasan; c. logis dan singkat; dan d. pembakuan.

Setiap Naskah Dinas harus diberi penomoran guna memudahkan dalam penyimpanan, pengamanan, temu balik, dan penilaian arsip.

Dalam pembuatan Naskah Dinas, harus sesuai dengan ketentuan penggunaan media/sarana untuk merekam informasi dalam komunikasi kedinasan.

Media/sarana sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24, meliputi: a. kertas surat; b. amplop; dan c. tinta.

Selain menggunakan media/sarana sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25, pembuatan Naskah Dinas dapat menggunakan media elektronik.

Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara pembuatan Naskah Dinas dengan menggunakan media elektronik diatur dengan Peraturan Badan.

Dalam pembuatan Naskah Dinas, harus sesuai dengan sistematika dan ketentuan dalam penentuan: a. jarak spasi; b. jenis dan ukuran huruf; c. batas/ruang tepi; d. nomor halaman; e. tembusan; f. lampiran; g. penggunaan logo BMKG; h. penggunaan cap dinas; dan i. kop surat.

Ketentuan mengenai: a. Tata cara dan format penomoran Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23; b. penggunaan kertas surat, amplop, dan tinta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25; dan c. sistematika dan penentuan jarak spasi, jenis dan ukuran huruf, batas/ruang tepi, nomor halaman, tembusan, lampiran, penggunaan logo BMKG, penggunaan cap dinas, dan kop surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28; tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Dalam hal terdapat pertimbangan kedinasan, Naskah Dinas dapat dilakukan: a. perubahan; b. pencabutan; c. pembatalan; dan d. ralat.

Perubahan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf a dilakukan dengan mengubah bagian tertentu dari Naskah Dinas yang dinyatakan dengan lembar perubahan.

Pencabutan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf b dilakukan dengan mencabut Naskah Dinas tertentu karena bertentangan atau tidak sesuai lagi dengan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi, khusus, atau Naskah Dinas yang baru ditetapkan.

Pembatalan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf c dilakukan dengan menyatakan bahwa seluruh materi Naskah Dinas tidak diberlakukan lagi melalui suatu pernyataan pembatalan dalam Naskah Dinas yang baru.

Ralat Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf d, dilakukan dengan memperbaiki sebagian materi naskah dinas melalui pernyataan ralat dalam naskah dinas yang baru.

Tata cara perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 diatur dengan ketentuan: a. Naskah Dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut, atau dibatalkan, harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan Naskah Dinas yang setingkat atau lebih tinggi; b. pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan pembatalan merupakan pejabat yang menandatangani Naskah Dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya; dan c. ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik, dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani Naskah Dinas.

Pengamanan Naskah Dinas dilakukan untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan dan pemalsuan Naskah Dinas.

Pengamanan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 36, dapat dilakukan dengan: a. menentukan kategori klasifikasi keamanan dan akses Naskah Dinas; dan b. menentukan perlakuan terhadap Naskah Dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses.

Kategori klasifikasi keamanan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 huruf a, meliputi: a. Sangat rahasia, untuk Naskah Dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan dan keselamatan negara; b. Rahasia, untuk Naskah Dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk terhadap ekonomi makro; c. Terbatas, untuk Naskah Dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan fungsi dan tugas lembaga, seperti kerugian finansial yang signifikan; dan d. Biasa/Terbuka, untuk Naskah Dinas yang apabila fisik dan informasinya dibuka untuk umum tidak membawa dampak apapun terhadap keamanan negara.

(1) Hak akses terhadap Naskah Dinas diberikan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37. (2) Hak akses terhadap Naskah Dinas dengan kategori klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia, dan terbatas, sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 huruf a, huruf b, dan huruf c, diberikan kepada: a. Kepala BMKG; b. pejabat Pimpinan Tinggi Madya, apabila sudah diberikan izin oleh Kepala BMKG; c. pengawas internal/eksternal; dan d. penegak hukum. (3) Dalam hal Naskah Dinas berklasifikasi sangat rahasia, rahasia, dan terbatas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditujukan kepada Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, hak akses dapat diberikan kepada Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama di lingkungannya, setelah mendapatkan izin dari Pejabat Pimpinan Tinggi Madya terkait. (4) Izin sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b dan ayat (3) dapat diberikan secara tertulis atau melalui media elektronik. (5) Hak akses terhadap Naskah Dinas yang berklasifikasi biasa/terbuka, diberikan kepada semua tingkat pejabat dan pegawai yang berkepentingan.

Perlakuan terhadap Naskah Dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 huruf b, dapat dilakukan dengan: a. pemberian kode derajat klasifikasi keamanan dan akses; dan b. pembuatan dan pengawasan Naskah Dinas yang bersifat rahasia.

Perlakuan terhadap Naskah Dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38, sebagaimana tercantum dalam Lampiran III yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas merupakan hak dan kewajiban yang ada pada pejabat di lingkungan BMKG untuk menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.

(1) Kepala BMKG berwenang menandatangani Naskah Dinas yang bersifat kebijakan/keputusan/arahan. (2) Kewenangan Penandatangan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat didelegasikan kepada pejabat lain sesuai dengan kewenangan.

(1) Kewenangan Penandatangan Naskah Dinas disesuaikan dengan jenis Naskah Dinas. (2) Matriks Kewenangan Penandatangan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebagaimana tercantum dalam Lampiran IV yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Pengendalian Naskah Dinas dilakukan sebagai alat kontrol dalam pengurusan naskah dinas masuk dan naskah dinas keluar.

Pengendalian Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45 terdiri atas: a. Naskah Dinas masuk; dan b. Naskah Dinas keluar.

Naskah Dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 46 huruf a merupakan Naskah Dinas yang diterima dari orang/unit kerja/instansi lain.

Penanganan terhadap Naskah Dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 47 meliputi: a. penerimaan Naskah Dinas masuk dipusatkan di unit kearsipan dan unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan; b. penerimaan naskah dinas dianggap sah apabila diterima oleh petugas atau pihak yang berhak menerima di unit kearsipan; dan c. Naskah Dinas masuk yang disampaikan langsung kepada pejabat atau pegawai unit pengolah harus diregistrasikan di unit kearsipan.

Pengendalian Naskah Dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 46 huruf a, dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: a. penerimaan; b. pencatatan; c. pengarahan; dan d. penyampaian.

Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 46 huruf b merupakan Naskah Dinas yang dikirim ke orang/unit kerja/instansi lain.

Penanganan terhadap Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 50 meliputi: a. pengiriman Naskah Dinas keluar dipusatkan di unit kearsipan dan unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan; dan b. Naskah Dinas keluar yang dikirimkan langsung oleh pejabat atau unit pengolah harus diregistrasi dan disampaikan pertinggal di unit kearsipan.

Pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 46 huruf b dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: a. pencatatan; b. penggandaan; c. pengiriman; dan d. penyimpanan.

Tata cara pengendalian Naskah Dinas masuk dan pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49 dan Pasal 52 sebagaimana tercantum dalam Lampiran V yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Setiap unit kerja di lingkungan BMKG wajib menyesuaikan penggunaan kop surat dan cap dinas sebagaimana diatur dalam Peraturan Badan ini, paling lambat 1 (satu) tahun sejak Peraturan Badan ini diundangkan.

Pada saat Peraturan Badan ini mulai berlaku: a. Peraturan Kepala Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika Nomor KEP 10 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas dan Kearsipan (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2012 Nomor 1277), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku; dan b. Ketentuan mengenai Tata Kearsipan yang diatur dalam Peraturan Kepala Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika Nomor KEP 10 Tahun 2012 (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2012 Nomor 1277), dinyatakan masih tetap berlaku sepanjang tidak bertentangan atau belum diganti dengan yang baru berdasarkan Peraturan Badan ini.

Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Badan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 3 September 2018 KEPALA BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA, ttd DWIKORITA KARNAWATI Diundangkan di Jakarta pada tanggal 16 Oktober 2018 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd. WIDODO EKATJAHJANA