Peraturan Badan Nomor 9 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Keamanan Arsip di Lingkungan Badan Nasional Pengelola Perbatasan

Dalam Peraturan Kepala Badan ini yang dimaksud dengan: 1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 2. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip yang dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 3. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 4. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 5. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. 6. Klasifikasi adalah proses identifikasi kategori-kategori kegiatan dan arsip dinamis yang dihasilkan dan mengelompokannya. 7. Klasifikasi Keamanan Arsip adalah kategori kerahasiaan informasi arsip berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkannya terhadap kepentingan dan keamanan negara, masyarakat dan perorangan. 8. Klasifikasi Akses Arsip adalah kategori pembatasan akses terhadap arsip berdasarkan kewenangan penggunaan arsip terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi tertentu. 9. Pengamanan Arsip adalah program perlindungan fisik dan informasi arsip berdasarkan klasifikasi keamanannya. 10. Terbatas adalah arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan. 11. Biasa/Umum/Terbuka adalah arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh orang banyak tidak merugikan siapapun. 12. Rahasia/Tertutup adalah arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk dampak ekonomi makro. Apabila informasi yang terdapat pada arsip bersifat sensitif bagi lembaga/organisasi akan menimbulkan kerugian yang serius terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi. 13. Sangat Rahasia adalah arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA, dan keselamatan bangsa. 14. Informasi yang dikecualikan adalah informasi yang apabila dipertimbangkan bahwa membuka informasi publik tersebut dapat menimbulkan konsekuensi sebagaimana diatur dalam Pasal 17 UNDANG-UNDANG Keterbukaan Informasi Publik serta setelah dipertimbangkan secara seksama bahwa dengan menutup informasi dapat melindungi kepentingan yang lebih besar daripada membukanya. 15. Penggunaan arsip adalah kegiatan penyediaan dan pemanfaatan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak. 16. Pengguna Internal adalah setiap orang atau unit kerja yang menggunakan arsip dan berasal dari lingkungan Badan Nasional Pengelola Perbatasan. 17. Pengguna Eksternal adalah setiap orang atau badan hukum yang menggunakan arsip dan berasal dari luar lingkungan Badan Nasional Pengelola Perbatasan. 18. Prosedur Pengaksesan Informasi Publik adalah tata cara atau aturan ketersediaan informasi sesuai kewenangan hukum dan otorisasi legal pemanfaatan informasi publik. 19. Pejabat Pengelola Informasi Publik adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyediaan dan/atau pelayanan informasi di Badan Publik.

(1) Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di lingkungan Badan Nasional Pengelola Perbatasan dimaksudkan untuk: a. mendorong unit kerja agar memberkaskan arsip dinamis unit kerjanya secara tertib yang disertai dengan daftar arsip aktifnya; b. memberikan petunjuk kepada unit kerja agar dapat mengamankan dan mematuhi kewenangan akses terhadap klasifikasi informasi arsip yang telah ditetapkan; c. melindungi fisik dan informasi arsip dari kerusakan dan kehilangan sehingga ketersediaan, keterbacaan, keutuhan, otentisitas dan realibilitas arsip dapat tetap terjaga; dan d. melindungi arsip dari pengaksesan yang tidak sesuai aturan sehingga dapat dicegah terjadinya penyalahgunaan arsip oleh pihak yang tidak berhak untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah. (2) Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Badan Nasional Pengelola Perbatasan bertujuan untuk: a. menjadi acuan pelaksanaan dalam pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Badan Nasional Pengelola Perbatasan; b. menyediakan layanan informasi arsip dinamis kepada publik dengan prinsip cepat, tepat, murah, dan aman; c. tersedianya informasi Badan Nasional Pengelola Perbatasan yang dikategorikan terbuka dan dapat diakses seluas-luasnya bagi publik sesuai dengan lampiran klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis; d. terjaminnya keamanan arsip bagi informasi yang dikecualikan; dan e. terciptanya kenyamanan bekerja bagi seluruh pegawai di lingkungan Badan Nasional Pengelola Perbatasan.

Ruang lingkup Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di lingkungan Badan Nasional Pengelola Perbatasan mencakup: a. klasifikasi keamanan arsip, memuat informasi biasa/umum/terbuka, terbatas, rahasia dan sangat rahasia; b. pengamanan arsip, memuat pengamanan ruang simpan, penentuan pengelola arsip, serta daftar informasi terbatas, rahasia dan sangat rahasia; dan c. klasifikasi dan pengaturan akses arsip, memuat pengguna internal dan pengguna eksternal.

(1) Asas klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis di lingkungan Badan Nasional Pengelola Perbatasan dilaksanakan dengan menerapkan asas gabungan. (2) Asas gabungan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui sentralisasi dalam penetapan kebijakan dan desentralisasi dalam pelaksanaan di lapangan. (3) Penetapan kebijakan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) meliputi penyusunan dan penerapan pedoman serta standar operasional prosedur, sumber daya manusia, sarana dan prasarana.

Klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis di lingkungan Badan Nasional Pengelola Perbatasan diatur dengan ketentuan sebagai berikut: a. arsip yang tercipta di lingkungan Badan Nasional Pengelola Perbatasan dapat diklasifikasikan menjadi informasi biasa, terbatas, rahasia dan sangat rahasia; b. keempat tingkat klasifikasi sebagaimana dimaksud dalam huruf a, berbeda dalam teknis pengamanannya, semakin tinggi tingkat klasifikasi informasinya semakin tinggi pula tingkat pengamanannya; c. setiap pegawai Badan Nasional Pengelola Perbatasan hanya dapat mengakses arsip yang berada pada tanggung jawab tugas dan kewenangannya; dan d. publik dapat mengakses informasi Badan Nasional Pengelola Perbatasan yang dikategorikan terbuka sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.

(1) Sarana sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis di lingkungan Badan Nasional Pengelola Perbatasan menggunakan sarana perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). (2) Perangkat keras (hardware) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. sarana penyimpanan arsip konvensional berupa filing cabinet/rak arsip untuk menyimpan arsip biasa/terbuka dan terbatas, dan brankas atau lemari besi untuk arsip rahasia dan sangat rahasia; b. sarana penyimpanan arsip media baru berupa lemari arsip sesuai dengan tingkat klasifikasi informasi; dan c. prasarana berupa ruang penyimpanan yang representatif sesuai dengan tingkat klasifikasi informasi. (3) Perangkat lunak (Software) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. daftar arsip aktif, inaktif, terjaga dan vital; dan b. aplikasi pengelolaan arsip aktif dan inaktif.

(1) Pejabat Fungsional Arsiparis dan/atau pengelola arsip yang bertugas mengelola arsip harus dipilih pegawai yang profesional baik dalam substansi kearsipan maupun dalam dedikasi dan integritas. (2) Pejabat Fungsional Arsiparis dan/atau pengelola arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus ditetapkan melalui Surat Keputusan Sekretaris Badan Nasional Pengelola Perbatasan Republik INDONESIA.

Arsip dinamis Badan Nasional Pengelola Perbatasan terbagi menjadi tiga (3) kategori tingkat/akses publik yang meliputi: a. biasa/umum/terbuka; b. terbatas; dan c. rahasia/tertutup.

(1) Arsip dinamis di lingkungan Badan Nasional Pengelola Perbatasan yang termasuk ke dalam kategori arsip biasa/umum/terbuka sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf a, merupakan arsip yang tidak memiliki dampak yang dapat mengganggu kinerja Badan Nasional Pengelola Perbatasan. (2) Arsip dinamis di lingkungan Badan Nasional Pengelola Perbatasan yang termasuk ke dalam kategori arsip terbatas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf b merupakan arsip yang dari segi bobot informasinya memiliki dampak yang dapat mengganggu kinerja unit teknis di lingkungan BNPP. (3) Arsip dinamis di lingkungan Badan Nasional Pengelola Perbatasan yang termasuk ke dalam kategori arsip rahasia/tertutup sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf c merupakan arsip yang menimbulkan kerugian yang serius terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi.

(1) Pengamanan ruang simpan secara keseluruhan mencakup fasilitas pengamanan seperti pemasangan kamera pengawas (closed circuit television), kunci pengamanan ruangan, dan media simpan arsip. (2) Pengamanan arsip kategori umum disimpan pada rak besi, arsip kategori terbatas di simpan pada filing cabinet, dan arsip kategori rahasia di simpan pada lemari besi.

(1) Pengamanan informasi arsip dinamis di lingkungan Badan Nasional Pengelola Perbatasan meliputi Penciptaan daftar arsip terbatas dan daftar arsip rahasia. (2) Tujuan pengamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 merupakan acuan pembatasan akses yang digunakan oleh penyedia informasi yang berada di pusat arsip (records centre dan central file).

Tabel klasifikasi keamanan dan pengamanan akses arsip dinamis di lingkungan Badan Nasional Pengelola Perbatasan tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Badan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 3 Oktober 2018 MENTERI DALAM NEGERI SELAKU KEPALA BADAN NASIONAL PENGELOLA PERBATASAN, ttd TJAHJO KUMOLO Diundangkan di Jakarta pada tanggal 13 Desember 2018 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA