Peraturan Badan Nomor 1 Tahun 2019 tentang JADWAL RETENSI ARSIP BADAN PUSAT STATISTIK

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan: 1. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 2. Badan Pusat Statistik yang selanjutnya disingkat BPS adalah lembaga pemerintah nonkementerian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada PRESIDEN. 3. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 4. Jadwal Retensi Arsip Substantif adalah daftar yang berisi jenis arsip substantif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai nilai kegunaan dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip substantif kegiatan statistik. 5. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif adalah daftar yang berisi jenis arsip fasilitatif beserta jangka waktu penyimpanan sesuai dengan nilai kegunaan dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip fasilittif keuangan, kepegawaian, perencanaan, hukum, organisasi dan ketetalaksanaan, hubungan masyarakat, kearsipan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan, pengadaan, perlengkapan, penelitian, pengakajian, dan pengembangan, pendidikan dan pelatihan, kepustakaan, teknologi informasi dan komunikasi dan pengawasan. 6. Arsip substantif adalah arsip yang berkaitan dengan tugas dan fungsi Badan Pusat Statistik. 7. Arsip fasilitatif adalah arsip yang berkaitan dengan bidang fasilitatif yang meliputi keuangan, kepegawaian, perencanaan, hukum, organisasi dan ketetalaksanaan, hubungan masyarakat, kearsipan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan, pengadaan, perlengkapan, penelitian, pengakajian, dan pengembangan, pendidikan dan pelatihan, kepustakaan, teknologi informasi dan komunikasi dan pengawasan. 8. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip. 9. Retensi Arsip Aktif adalah jangka waktu penyimpanan arsip di unit pengolah untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi. 10. Retensi Arsip Inaktif adalah jangka waktu penyimpanan arsip di unit kearsipan sampai dengan dimusnahkan atau diserahkan ke lembaga kearsipan. 11. Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa jenis arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi. 12. Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip memiliki nilai guna sekunder atau nilai guna permanen, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA sebagai bukti pertanggung jawaban sesuai dengan dengan lingkup kewenangan masing-masing. 13. Keterangan Dinilai Kembali adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip belum dapat ditentukan rekomendasi akhirnya apakah dimusnahkan atau dipermanenkan, sehingga perlu dilakukan penilaian dan pengkajian kembali.

JRA BPS meliputi: a. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif; dan b. Jadwal Retensi Arsip Substantif.

(1) JRA BPS digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip yang berkaitan dengan arsip di lingkungan BPS. (2) JRA BPS memuat jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan. (3) Ketentuan mengenai JRA BPS sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) JRA BPS sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 terdiri dari Retensi Arsip Aktif dan Retensi Arsip Inaktif. (2) Dalam menentukan Retensi Arsip Aktif dan Retensi Arsip Inaktif dilaksanakan berdasarkan kriteria sebagai berikut: a. Retensi Arsip Aktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan pertanggungjawaban di unit pengolah; dan b. Retensi Arsip Inaktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan unit kerja terkait dan kepentingan lembaga. (3) Retensi Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a dihitung sejak Arsip diciptakan dan diregistrasi hingga pokok masalah pada naskah selesai diproses. (4) Retensi Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b dihitung sejak Arsip selesai retensi Arsip aktif.

(1) Keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2) memuat rekomendasi yang MENETAPKAN arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan. (2) Rekomendasi yang MENETAPKAN Arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan berdasarkan pertimbangan: a. Keterangan Musnah ditentukan apabila pada masa akhir Retensi Arsip tersebut tidak memiliki nilai guna Arsip; b. Keterangan Permanen ditentukan apabila dianggap memiliki nilai guna kesejarahan atau nilai guna sekunder; dan c. Keterangan Dinilai kembali ditentukan pada Arsip yang dianggap berpotensi menimbulkan sengketa hukum.

Pada saat Peraturan Badan ini mulai berlaku, Peraturan Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 63 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan Badan Pusat Statistik (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2013 Nomor 1430), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Badan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 14 Februari 2019 KEPALA BADAN PUSAT STATISTIK, ttd SUHARIYANTO Diundangkan di Jakarta pada tanggal 28 Februari 2019 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA