Peraturan Badan Nomor 21 Tahun 2018 tentang Jadwal Retensi Arsip Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Dalam Peraturan Lembaga ini yang dimaksud dengan : 1. Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang selanjutnya disingkat LKPP adalah lembaga pemerintah yang bertugas mengembangkan dan merumuskan kebijakan Pengadaan Barang/Jasa sebagaimana dimaksud dalam Peraturan PRESIDEN Nomor 106 Tahun 2007 tentang Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana diubah dengan Peraturan PRESIDEN Nomor 157 Tahun 2014 tentang Perubahan atas Peraturan PRESIDEN Nomor 106 Tahun 2007 tentang Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. 2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan ko munikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 3. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejahteraan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh LKPP dan/atau lembaga kearsipan. 4. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 5. Arsip Fasilitatif adalah arsip yang berkaitan dengan bidang fasilitatif yang meliputi kepegawaian, keuangan, perlengkapan, rumah tangga, kehumasan, hukum, organisasi dan tata laksana, perencanaan, pengawasan, tata usaha, perpustakaan, teknologi informasi dan layanan pengadaan secara elektronik LKPP. 6. Arsip Substantif adalah arsip yang berkaitan dengan bidang substantif yang meliputi pengembangan strategi dan kebijakan pengadaan umum, pengembangan strategi dan kebijakan pengadaan khusus, pengembangan iklim usaha, dan pengembangan kerja sama internasional, perencanaan pengadaan barang/jasa pemerintah, monitoring dan evaluasi pengadaan, riset dan kontrak, pengelolaan katalog, pengembangan sistem pengadaan secara elektronik, standar kompetensi dan kelembagaan, pengembangan pengelolaan pengadaan, sistem dan sarana sertifikasi, hukum dan penyelesaian sanggah, dan pusdiklat pengadaan barang/jasa LKPP. 7. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip. 8. Retensi Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah. 9. Retensi Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan. 10. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 11. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif adalah daftar yang berisi jenis arsip fasilitatif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip fasilitatif kepegawaian, keuangan, perlengkapan, rumah tangga, kehumasan, hukum, organisasi dan tata laksana, perencanaan, pengawasan, tata usaha, perpustakaan, teknologi informasi dan layanan pengadaan secara elektronik LKPP. 12. Jadwal Retensi Arsip Substantif adalah daftar yang berisi jenis arsip substantif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip substantif bidang pengembangan strategi dan kebijakan pengadaan umum, pengembangan strategi dan kebijakan pengadaan khusus, pengembangan iklim usaha, dan pengembangan kerja sama internasional, perencanaan pengadaan barang/jasa pemerintah, monitoring dan evaluasi pengadaan, riset dan kontrak, pengelolaan katalog, pengembangan sistem pengadaan secara elektronik, standar kompetensi dan kelembagaan, pengembangan pengelolaan pengadaan, sistem dan sarana sertifikasi, hukum dan penyelesaian sanggah, dan pusdiklat pengadaan barang/jasa LKPP. 13. Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa jenis arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi. 14. Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa jenis arsip yang memiliki nilai guna sekunder atau nilai guna permanen, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai dengan lingkup kewenangan masing-masing. 15. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada LKPP yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 16. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada LKPP yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 17. Panitia Penilai Arsip adalah panitia yang melakukan penilaian/analisa terhadap arsip yang akan dimusnahkan terdiri dari Unit Pengolah, Unit Kearsipan dan unit kerja yang menangani urusan hukum di LKPP.

(1) JRA LKPP digunakan sebagai pedoman dalam penyusutan arsip di lingkungan LKPP. (2) JRA LKPP memuat jenis arsip, retensi arsip dan keterangan arsip. (3) JRA LKPP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. JRA Fasilitatif; dan b. JRA Substantif. (4) Ketentuan mengenai JRA LKPP tercantum dalam Lampiran I untuk JRA Fasilitatif dan Lampiran II untuk JRA Substantif yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Lembaga ini.

(1) Retensi arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) ditentukan untuk retensi aktif dan retensi inaktif. (2) Penentuan retensi aktif dan retensi inaktif dilakukan oleh Unit Pengolah dengan Unit Kearsipan serta mendapatkan persetujuan dari Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA. (3) Penentuan retensi aktif dan retensi inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) didasarkan pada pertimbangan nilai guna arsip di Unit Pengolah. (4) Retensi arsip dihitung sejak arsip diciptakan dan diregistrasi oleh Unit Pengolah hingga pokok masalah pada naskah/berkas telah selesai diproses.

(1) Keterangan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) dilakukan oleh Panitia Penilai Arsip. (2) Panitia Penilai Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memberikan rekomendasi atau daftar usul arsip yang MENETAPKAN arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan. (2) Rekomendasi yang dituangkan dalam keterangan tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ditetapkan berdasarkan pertimbangan: a. Keterangan musnah ditentukan apabila pada masa akhir retensi arsip tersebut tidak memiliki nilai guna yang dinilai oleh panitai penilaian arsip; b. Keterangan permanen ditentukan apabila dianggap memiliki nilai guna kesejahteraan oleh panitia penilai arsip; dan c. Keterangan dinilai kembali ditentukan pada arsip yang dianggap berpotensi menimbulkan sengketa atau perselisihan.

(1) Jenis arsip fasilitatif LKPP meliputi: a. kepegawaian; b. keuangan; c. perlengkapan; d. rumah tangga; e. kehumasan; f. hukum; g. organisasi dan tata laksana; h. perencanaan; i. pengawasan; j. tata usaha; k. perpustakaan; dan l. teknologi informasi dan layanan pengadaan secara elektronik LKPP. (2) Jenis arsip substantif LKPP meliputi: a. pengembangan strategi dan kebijakan pengadaan umum; b. pengembangan strategi dan kebijakan pengadaan khusus; c. pengembangan iklim usaha; d. pengembangan kerja sama internasional; e. perencanaan pengadaan barang/jasa pemerintah; f. monitoring dan evaluasi pengadaan; g. riset dan kontrak; h. pengelolaan katalog; i. pengembangan sistem pengadaan secara elektronik; j. standar kompetensi dan kelembagaan; k. pengembangan pengelola pengadaan; l. sistem dan sarana sertifikasi; m. hukum dan penyelesaian sanggah; dan n. pusdiklat pengadaan barang/jasa LKPP.

(1) Pada saat Peraturan Lembaga ini mulai berlaku, Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 16 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian, Keuangan, Fasilitatif Non-Keuangan dan Non-Kepegawaian di Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. (2) Peraturan Lembaga ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Lembaga ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 9 Juli 2018 KEPALA LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH, ttd AGUS PRABOWO Diundangkan di Jakarta pada tanggal 18 Juli 2018 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA