Peraturan Badan Nomor 4 Tahun 2017 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif Lembaga Sandi Negara

Dalam Peraturan Kepala Lembaga ini yang dimaksud dengan: 1. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi paling sedikit jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 2. Jadwal Retensi Arsip Substantif adalah daftar yang berisi jenis arsip substantif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip substantif kebijakan pembinaan dan pengendalian persandian, pembinaan persandian, pengendalian persandian, pengamanan persandian, dan pengkajian dan rancang bangun persandian. 3. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 4. Arsip Substantif adalah Arsip yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas pokok bidang persandian. 5. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan Arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan Arsip yang sudah tidak bernilai guna sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, dan penyerahan Arsip statis kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA. 6. Nilai Guna Arsip adalah nilai Arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. 7. Nilai Guna Primer adalah nilai Arsip yang didasarkan pada kegunaan Arsip bagi kepentingan Arsip Nasional Republik INDONESIA. 8. Nilai Guna Sekunder adalah nilai Arsip yang didasarkan pada kegunaan Arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain dan atau kepentingan umum di luar Lembaga Sandi Negara dan digunakan sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional. 9. Jenis Arsip adalah Arsip atau dokumen yang ditata sesuai dengan sistem pemberkasan atau dikelola oleh suatu unit, sebagai hasil dari suatu akumulasi yang sama atau proses pemberkasan, atau aktivitas yang sama, memiliki suatu bentuk khusus, atau karena beberapa kaitan lain, yang timbul karena penciptaan, penerimaan, atau penggunaannya. 10. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip. 11. Retensi Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah. 12. Retensi Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan/Pusat Arsip. 13. Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa Jenis Arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi. 14. Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu Jenis Arsip memiliki Nilai Guna Sekunder atau nilai guna permanen, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai dengan lingkup kewenangan masing-masing. 15. Keterangan Dinilai Kembali adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu Jenis Arsip belum dapat ditentukan rekomendasi akhirnya apakah dimusnahkan atau dipermanenkan, sehingga perlu dilakukan penilaian dan pengkajian kembali.

(1) Jadwal Retensi Arsip Substantif Lembaga Sandi Negara digunakan sebagai pedoman dalam penyusutan arsip yang berkaitan dengan Arsip Substantif di Lingkungan Lembaga Sandi Negara. (2) Jadwal Retensi Arsip Substantif Lembaga Sandi Negara memuat Jenis Arsip, retensi, dan keterangan. (3) Ketentuan mengenai Jadwal Retensi Substantif Lembaga Sandi Negara tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.

(1) Retensi Arsip Substantif Lembaga Sandi Negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) ditentukan untuk Retensi Aktif dan Retensi Inaktif. (2) Dalam menentukan Retensi Aktif dan Retensi Inaktif berdasarkan kriteria sebagai berikut: a. Retensi Aktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan pertanggungjawaban di unit pengolah; dan b. Retensi Inaktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan unit kerja terkait dan kepentingan lembaga. (3) Retensi Aktif dihitung sejak Arsip diciptakan dan diregistrasi hingga pokok masalah pada naskah selesai diproses. (4) Retensi Inaktif dihitung sejak selesai masa simpan aktifnya.

(1) Keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) memuat rekomendasi yang MENETAPKAN arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan. (2) Rekomendasi yang dituangkan dalam keterangan tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, dan dipermanenkan ditetapkan berdasarkan pertimbangan: a. keterangan musnah ditentukan jika pada masa akhir retensi arsip tersebut tidak memiliki nilai guna; b. keterangan permanen ditentukan jika dianggap memiliki nilai guna kesejarahan; dan c. keterangan dinilai kembali ditentukan jika arsip tersebut berpotensi menimbulkan sengketa atau perselisihan.

Pada saat Peraturan Kepala Lembaga ini mulai berlaku, Peraturan Kepala Lembaga Sandi Negara Republik INDONESIA Nomor TU.003/PERKA.57/2005 tentang Jadwal Retensi Arsip Lembaga Sandi Negara Republik INDONESIA, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Kepala Lembaga ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala Lembaga ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 13 April 2017 KEPALA LEMBAGA SANDI NEGARA, ttd DJOKO SETIADI Diundangkan di Jakarta pada tanggal 8 Mei 2017 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN DAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA