Peraturan Badan Nomor 53 Tahun 2021 tentang TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA

Dalam Peraturan Ombudsman ini yang dimaksud dengan: 1. Ombudsman yang selanjutnya disebut Ombudsman adalah lembaga negara yang mempunyai kewenangan mengawasi penyelenggaraan pelayanan publik baik yang diselenggarakan oleh penyelenggara negara dan pemerintahan termasuk yang diselenggarakan oleh Badan Usaha Milik Negara, Badan Usaha Milik Daerah, dan Badan Hukum Milik Negara serta badan swasta atau perseorangan yang diberi tugas menyelenggarakan pelayanan publik tertentu yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja negara dan/atau anggaran pendapatan dan belanja daerah. 2. Pimpinan Ombudsman adalah Ketua, Wakil Ketua, dan Anggota Ombudsman. 3. Perwakilan Ombudsman selanjutnya disebut Perwakilan adalah Kantor Ombudsman di Provinsi atau Kabupaten/Kota yang mempunyai hubungan hierarkis dengan Ombudsman. 4. Sekretariat Jenderal Ombudsman yang selanjutnya disebut Sekretariat Jenderal adalah perangkat pemerintah yang dalam melaksanakan tugas dan fungsinya berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Pimpinan Ombudsman. 5. Sekretaris Jenderal adalah pimpinan tertinggi dari Sekretariat Jenderal. 6. Asisten Ombudsman yang selanjutnya disebut asisten adalah pegawai yang diangkat oleh Ketua Ombudsman berdasarkan persetujuan rapat anggota Ombudsman untuk membantu Ombudsman dalam menjalankan fungsi, tugas dan kewenangannya 7. Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran. 8. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Ombudsman. 9. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 10. Naskah Dinas Arahan adalah Naskah Dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap lembaga yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan. 11. Naskah Dinas Korespondensi adalah Naskah Dinas yang tujuan pembuatannya ditujukan bagi kebutuhan korespondensi, baik antar unit kerja di internal Ombudsman maupun kebutuhan korespondensi ke eksternal Ombudsman. 12. Naskah Dinas Khusus adalah Naskah Dinas yang memiliki sifat khusus sebagai bagian dari penyelenggaraan tugas Ombudsman beserta Sekretariat Jenderal Ombudsman. 13. Naskah Dinas Umum adalah Naskah Dinas yang tidak termasuk dalam naskah Dinas Arahan, Naskah Dinas Korespondensi, dan Naskah Dinas Khusus. 14. Pedoman adalah Naskah Dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan lembaga yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional/teknis dan pemberlakuannya dituangkan dalam bentuk peraturan dan sebagai lampiran peraturan tersebut. 15. Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis adalah Naskah Dinas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya serta wewenang dan prosedurnya. 16. Instruksi adalah Naskah Dinas yang memuat perintah berupa petunjuk/arahan tentang pelaksanaan suatu kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang- undangan. 17. Surat Edaran adalah Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. 18. Standar Operasional Prosedur yang selanjutnya disingkat SOP adalah Naskah Dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu. 19. Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat MENETAPKAN, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan yang digunakan untuk MENETAPKAN/mengubah status kepegawaian personal/ keanggotaan/ material/ peristiwa, MENETAPKAN/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/tim, dan MENETAPKAN pelimpahan wewenang. 20. Rekomendasi adalah kesimpulan, pendapat, dan saran yang disusun berdasarkan hasil Investigasi Ombudsman, kepada atasan Terlapor untuk dilaksanakan dan/atau ditindaklanjuti dalam rangka peningkatan mutu penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang baik. 21. Surat Tugas adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan tertentu. 22. Nota Dinas adalah Naskah Dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas dan fungsinya di lingkungan lembaga. 23. Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut/tanggapan terhadap surat masuk, ditulis secara jelas pada lembar Disposisi, tidak pada suratnya. 24. Surat Undangan Intern adalah Surat Dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai di dalam lembaga tersebut untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu. 25. Surat Dinas adalah Naskah Dinas pelaksanaan tugas seorang pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain di luar Ombudsman. 26. Surat Undangan Ekstern adalah Surat Dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan. 27. Perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang sesuatu hal yang mengikat para pihak untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. 28. Surat Kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan. 29. Berita Acara adalah Naskah Dinas yang berisi tentang pernyataan bahwa memang telah terjadi suatu proses pelaksanaan suatu kegiatan pada waktu tertentu yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi. 30. Surat Keterangan adalah Naskah Dinas yang berisi informasi mengenai hal, peristiwa, atau tentang seseorang untuk kepentingan kedinasan. 31. Surat Pengantar adalah Naskah Dinas yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah. 32. Pengumuman adalah Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang suatu hal yang ditujukan kepada semua pejabat, pegawai, perseorangan, atau lembaga baik di dalam maupun di luar lembaga. 33. Laporan adalah Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian. 34. Telaahan Staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan. 35. Sertifikat adalah surat keterangan tertulis yang tercetak dari pejabat yang berwenang yang diberikan kepada seseorang atau lembaga karena keikutsertaanya/perannya dalam suatu kegiatan dan digunakan sebagai alat bukti yang sah. 36. Piagam Penghargaan adalah surat atau tulisan resmi yang berisi pernyataan pemberian hak atau peneguhan sesuatu hal yang bersifat penghormatan. 37. Notula adalah catatan singkat (ringkas) mengenai jalannya rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. 38. Sambutan Ketua Ombudsman adalah Naskah Dinas yang berisi penyampaian pikiran atau wacana kebijakan Ombudsman di depan khalayak atau seluruh jajaran Ombudsman oleh Ketua Ombudsman atau Pimpinan Ombudsman lain yang mewakili. 39. Siaran Pers adalah Naskah Dinas yang berisi bahan berita mengenai kebijakan yang telah ditetapkan oleh Pimpinan Ombudsman atau kegiatan yang akan dan telah dilaksanakan oleh Ombudsman sebagai bahan penulisan wartawan. 40. Surat Perjalanan Dinas adalah dokumen yang diterbitkan oleh Pejabat Pembuat Komitmen dalam rangka pelaksanaan perjalanan dinas bagi Insan Ombudsman. 41. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas. 42. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban yang ada pada pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya. 43. Penandatangan Naskah Dinas adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya. 44. Lambang Negara Kesatuan Republik INDONESIA yang selanjutnya disebut Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka Tunggal Ika. 45. Logo adalah gambar dan/atau huruf sebagai identitas Ombudsman. 46. Kop Surat Dinas adalah kepala surat yang menunjukkan jabatan atau nama lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN/BUMD tertentu yang ditempatkan dibagian atas kertas. 47. Kop Amplop Surat Dinas adalah kepala sampul surat yang menunjukkan jabatan atau nama lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN/BUMD tertentu yang ditempatkan dibagian atas sampul surat. 48. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 49. Sistem penomoran naskah dinas adalah penomoran yang dipergunakan dalam tata naskah dinas dengan susunan nomor urut surat, kategori surat, klasifikasi arsip, dan tahun takwin/kalender. 50. Naskah Dinas Elektronik adalah informasi yang terekam dalam media elektronik sebagai alat komunikasi kedinasan, yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat/pimpinan yang berwenang di lingkungan Ombudsman. 51. Tata Naskah Dinas Elektronik yang selanjutnya disingkat TNDE adalah pengelolaan naskah dinas secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk kecepatan dan kemudahan dalam proses pengambilan putusan. 52. Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lainnya dan dilengkapi dengan sertifikat elektronik yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentifikasi. 53. Cap Dinas adalah tulisan dan/atau lambang tingkat jabatan dan/atau instansi yang digunakan sebagai tanda pengenal yang sah dan berlaku yang dibubuhkan pada ruang tanda tangan.

(1) Naskah Dinas terdiri atas: a. Naskah Dinas Arahan; b. Naskah Dinas Korespondensi; c. Naskah Dinas Khusus; dan d. Naskah Dinas Umum. (2) Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan secara manual dan/atau elektronik.

Naskah Dinas Arahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf a terdiri dari: a. Naskah Dinas Pengaturan; b. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan); dan c. Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah/Surat Tugas).

Naskah Dinas Pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a terdiri atas: a. Peraturan; b. Pedoman; c. Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis; d. Instruksi; e. SOP; dan f. Surat Edaran.

(1) Peraturan, Pedoman, dan Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a, huruf b, dan huruf c disusun dengan teknik dan format sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai pembentukan peraturan perundang-undangan. (2) Peraturan, Pedoman, dan Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a, huruf b, dan huruf c ditetapkan dan ditandatangani oleh Ketua Ombudsman. (3) Peraturan, Pedoman, dan Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a, huruf b, dan huruf c yang berkaitan dengan fungsi Sekretariat Jenderal dapat ditetapkan dan ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal.

(1) Instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf d ditetapkan dan ditandatangani oleh Ketua Ombudsman. (2) Penetapan dan penandatanganan Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain. (3) Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap, serta aman. (4) Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Ombudsman ini.

(1) SOP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf e ditetapkan dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk. (2) SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan untuk: a. menyederhanakan, memudahkan, dan mempercepat penyampaian petunjuk; b. memudahkan pekerjaan; c. memperlancar dan menyeragamkan pelaksanaan kegiatan; dan d. meningkatkan kerja sama antara pimpinan, staf, dan unsur pelaksana. (3) SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dengan susunan dan format sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai penyusunan SOP.

(1) Surat Edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf f ditetapkan dan ditandatangani oleh Ketua Ombudsman atau Sekretaris Jenderal. (2) Penetapan dan penandatanganan Surat Edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilimpahkan kepada pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi Surat Edaran. (3) Surat Edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Ombudsman ini.

(1) Naskah Dinas Penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf b dibuat dalam bentuk Keputusan. (2) Keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dan ditandatangani oleh Ketua Ombudsman, Sekretaris Jenderal, atau Kepala Perwakilan. (3) Naskah Dinas Penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf b digunakan untuk: a. MENETAPKAN atau mengubah status kepegawaian, personel, keanggotaan, material, atau peristiwa; b. MENETAPKAN, mengubah, atau membubarkan suatu kepanitiaan atau tim; c. MENETAPKAN pelimpahan wewenang; atau d. MENETAPKAN kebijakan lain sesuai dengan kebutuhan. (4) Keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dengan susunan dan format sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai pembentukan peraturan perundang- undangan.

(1) Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah/Surat Tugas) sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf c dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawab. (2) Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah/Surat Tugas) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Ombudsman ini.

Naskah Dinas Korespondensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf b terdiri atas: a. Naskah Dinas Korespondensi Intern; dan b. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern.

Naskah Dinas Korespondensi Intern sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 huruf a terdiri atas: a. Nota Dinas; b. Disposisi; dan c. Surat Undangan Intern.

(1) Nota Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf a dibuat oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab. (2) Nota Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan ketentuan: a. tidak dibubuhi cap dinas; b. tembusan berlaku di lingkungan intern Ombudsman; dan c. penomoran dilakukan dengan mencantumkan nomor Nota Dinas, kode klasifikasi Arsip, bulan, dan tahun. (3) Nota Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Ombudsman ini.

(1) Disposisi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf b dibuat oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab. (2) Disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan satu kesatuan dengan surat masuk. (3) Disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Ombudsman ini.

(1) Surat Undangan Intern sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf c ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawab. (2) Surat Undangan Intern sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Ombudsman ini.

Naskah Dinas Korespondensi Ekstern sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 huruf b terdiri atas: a. Surat Dinas; dan b. Surat Undangan Ekstern.

(1) Surat Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf a ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawab. (2) Surat Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. (3) Surat Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Ombudsman ini.

(1) Surat Undangan Ekstern sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf b ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawab. (2) Surat Undangan Ekstern sebagaimana dimaksud pada ayat (1) untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu. (3) Surat Undangan Ekstern sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Ombudsman ini.

Naskah Dinas Khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf c terdiri atas: a. Perjanjian; b. Surat Kuasa; c. Berita Acara; d. Surat Keterangan; e. Surat Pengantar; f. Pengumuman; dan g. Lembar Kontrol.

(1) Perjanjian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf a meliputi perjanjian dalam negeri dan perjanjian internasional. (2) Perjanjian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dengan susunan dan format sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai pedoman penyusunan naskah Perjanjian.

(1) Surat Kuasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf b ditandatangani oleh Ketua Ombudsman, Sekretaris Jenderal, Kepala Biro, atau Kepala Perwakilan. (2) Surat Kuasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Ombudsman ini.

(1) Berita Acara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf c dapat disertai lampiran. (2) Lampiran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebagai dokumen tambahan dapat berisi: a. Laporan; b. Notula; c. memori; dan/atau d. daftar aset/Arsip terkait. (3) Berita Acara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Ombudsman ini.

(1) Surat Keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf d dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab. (2) Surat Keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Ombudsman ini.

(1) Surat Pengantar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf e dibuat dan ditandatangani oleh pejabat baik yang mengirim dan menerima sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab. (2) Surat Pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikirim dalam dua rangkap meliputi lembar pertama untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim. (3) Surat Pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Ombudsman ini.

(1) Surat Pengantar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf f dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk. (2) Surat Pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Ombudsman ini.

(1) Pengumuman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf g dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk. (2) Pengumuman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Ombudsman ini.

(1) Lembar Kontrol sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf h dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk. (2) Lembar Kontrol sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam