Peraturan Badan Nomor 4 Tahun 2024 tentang Tata Naskah Dinas Badan Gizi Nasional

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan: 1. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Badan Gizi Nasional dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan. 2. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, susunan dan bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat penandatanganan, dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 3. Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam gambar burung garuda sesuai dengan peraturan perundang-undangan. 4. Logo adalah simbol yang terdiri dari gambar dan tulisan yang merupakan identitas resmi Badan Gizi Nasional. 5. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 6. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya. 7. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya. 8. Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentifikasi. 9. Badan adalah lembaga pemerintah yang dibentuk oleh PRESIDEN untuk melaksanakan tugas pemenuhan gizi nasional. 10. Kepala Badan Gizi Nasional yang selanjutnya disebut Kepala Badan adalah unsur pimpinan Badan Gizi Nasional yang bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas dan fungsi Badan Gizi Nasional.

(1) Peraturan Badan ini dimaksudkan sebagai acuan dalam pengelolaan Tata Naskah Dinas di lingkungan Badan Gizi Nasional. (2) Peraturan Badan ini bertujuan untuk menciptakan kelancaran komunikasi, keseragaman, kerapian, dan ketertiban dalam penyusunan Naskah Dinas di lingkungan Badan Gizi Nasional.

Jenis Naskah Dinas terdiri atas: a. Naskah Dinas arahan; b. Naskah Dinas korespondensi; c. Naskah Dinas khusus; dan d. Naskah Dinas lainnya.

Naskah Dinas arahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a terdiri atas: a. Naskah Dinas pengaturan; b. Naskah Dinas penetapan; dan c. Naskah Dinas penugasan.

Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a terdiri atas: a. Peraturan Badan Gizi Nasional; b. instruksi; c. surat edaran; dan d. standar operasional prosedur administrasi pemerintah.

Ketentuan mengenai teknik penyusunan Peraturan Badan Gizi Nasional dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b merupakan Naskah Dinas yang memuat perintah berupa petunjuk atau arahan teknis tentang pelaksanaan suatu kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang- undangan. (2) Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dan ditandatangani oleh Kepala Badan. (3) Penetapan dan penandatanganan instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain. (4) Susunan dan bentuk instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. kepala; b. konsiderans; c. batang tubuh; dan d. kaki. (5) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (4) tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Surat edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf c merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang penting dan mendesak. (2) Surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dan ditandatangani oleh Kepala Badan. (3) Penetapan dan penandatanganan surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat dilimpahkan kepada pejabat yang ditunjuk sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya (4) Susunan dan bentuk surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (5) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (4) tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Standar operasional prosedur administrasi pemerintahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf d merupakan standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan. (2) Standar operasional prosedur administrasi pemerintahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk. (3) Standar operasional prosedur administrasi pemerintahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan untuk: a. menyederhanakan, memudahkan, dan mempercepat penyampaian petunjuk; b. memudahkan pekerjaan; c. memperlancar dan memperjelas pelaksanaan kegiatan; dan d. meningkatkan kerja sama antara pimpinan, staf, dan unsur pelaksana. (4) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk standar operasional prosedur administrasi pemerintahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan tentang standar operasional prosedur administrasi pemerintahan.

(1) Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf b disusun dalam bentuk keputusan. (2) Keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. Keputusan Kepala Badan; dan b. Keputusan Pimpinan Tinggi Madya. (3) Keputusan Pimpinan Tinggi Madya sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b ditetapkan setelah mendapatkan pelimpahan kewenangan dari Kepala Badan. (4) Susunan dan bentuk keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. kepala; b. konsiderans; c. diktum; d. batang tubuh; dan e. kaki. (5) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf c disusun dalam bentuk surat perintah. (2) Surat perintah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan Naskah Dinas yang dibuat oleh pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diperintah, yang memuat apa yang harus dilakukan. (3) Surat perintah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh atasan langsung atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. (4) Susunan dan bentuk surat perintah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (5) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat perintah sebagaimana dimaksud pada ayat (4) tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Naskah Dinas korespondensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b terdiri atas: a. Naskah Dinas korespondensi internal; dan b. Naskah Dinas korespondensi eksternal.

Naskah Dinas korespondensi internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf a terdiri atas: a. nota dinas; b. memorandum; c. disposisi; dan d. surat undangan internal.

(1) Nota dinas merupakan salah satu bentuk sarana komunikasi resmi internal antar pejabat di lingkungan Badan Gizi Nasional sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. (2) Nota dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Susunan dan bentuk nota dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (4) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk nota dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (3) tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Memorandum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf b merupakan Naskah Dinas internal yang dibuat oleh pejabat yang berwenang kepada pejabat di bawahnya untuk menyampaikan informasi kedinasan yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran atau pendapat kedinasan. (2) Memorandum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Susunan dan bentuk memorandum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (4) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk memorandum sebagaimana dimaksud pada ayat (3) tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Disposisi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf c merupakan petunjuk singkat mengenai tindak lanjut atau tanggapan terhadap Naskah Dinas masuk, ditulis secara jelas pada lembar disposisi. (2) Disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dibuat dan ditandatangani oleh pejabat dan ditujukan kepada pejabat di bawahnya sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan satu kesatuan dengan surat masuk. (4) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk disposisi tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf d merupakan surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat atau pegawai di lingkungan Badan Gizi Nasional untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu antara lain dan tidak terbatas pada rapat, upacara, atau forum grup diskusi. (2) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Susunan dan bentuk surat undangan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; c. kaki; dan d. lampiran (apabila diperlukan). (4) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat undangan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (3) tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Naskah Dinas korespondensi eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf b disusun dalam bentuk surat dinas.

(1) Surat dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 merupakan Naskah Dinas yang berisi pelaksanaan tugas atau kegiatan pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain di luar Badan Gizi Nasional. (2) Surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Susunan dan bentuk surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; c. kaki; dan d. lampiran (apabila diperlukan). (4) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (3) tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Naskah Dinas khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf c terdiri atas: a. surat perjanjian; b. surat kuasa; c. berita acara; d. surat keterangan; e. surat pengantar; f. pengumuman; g. laporan; dan h. telaah staf.

(1) Surat perjanjian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 huruf a merupakan Naskah Dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang sesuatu hal yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. (2) Surat perjanjian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari: a. perjanjian dalam negeri; dan b. perjanjian luar negeri.

(1) Perjanjian dalam negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 ayat (2) huruf a merupakan kerja sama antar lembaga di dalam negeri, baik di tingkat pusat maupun daerah dibuat dalam bentuk kesepahaman bersama dan perjanjian kerja sama. (2) Perjanjian dalam negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Susunan dan bentuk perjanjian dalam negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (4) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk perjanjian dalam negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (3) tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Perjanjian luar negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 ayat (2) huruf b merupakan perjanjian, dalam bentuk dan nama tertentu, yang diatur dalam hukum internasional yang dibuat secara tertulis serta menimbulkan hak dan kewajiban di bidang hukum publik. (2) Perjanjian luar negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilakukan dengan satu negara atau lebih, organisasi internasional, atau subjek hukum internasional lain berdasarkan kesepakatan dan para pihak berkewajiban untuk melaksanakan perjanjian tersebut dengan iktikad baik. (3) Ketentuan mengenai penandatanganan, pengesahan, pertukaran dokumen perjanjian/nota diplomatik, cara- cara lain sebagaimana disepakati para pihak dalam perjanjian internasional diatur sesuai dengan UNDANG-UNDANG mengenai perjanjian internasional.

(1) Surat kuasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 huruf b merupakan Naskah Dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum atau kelompok orang atau perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan atau kepentingan tertentu. (2) Surat kuasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh Kepala Badan atau pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Susunan dan bentuk surat kuasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (4) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat kuasa sebagaimana dimaksud pada ayat (3) tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Berita acara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 huruf c merupakan Naskah Dinas yang berisi tentang pernyataan bahwa telah terjadi suatu proses pelaksanaan kegiatan pada waktu tertentu yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi. (2) Berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat disertai lampiran. (3) Susunan dan bentuk berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (4) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (3) tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Surat keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 huruf d merupakan Naskah Dinas yang berisi informasi mengenai hal, peristiwa, atau tentang seseorang untuk kepentingan kedinasan. (2) Surat keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Susunan dan bentuk surat keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (4) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Surat pengantar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 huruf e Naskah Dinas yang digunakan untuk mengantar atau menyampaikan barang atau naskah. (2) Surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat baik yang mengirim dan menerima sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikirim dalam 2 (dua) rangkap meliputi lembar pertama untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim. (4) Susunan dan bentuk surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (5) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (4) tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Pengumuman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 huruf f merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang suatu hal yang ditujukan kepada semua pejabat, pegawai, perseorangan, atau lembaga baik di dalam maupun di luar lembaga. (2) Pengumuman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk. (3) Susunan dan bentuk pengumuman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (4) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk pengumuman sebagaimana dimaksud pada ayat (3) tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Laporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 huruf g merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan atau kejadian tertentu. (2) Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat atau pegawai yang diberi tugas. (3) Susunan dan bentuk laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (4) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Telaah Staf sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 huruf h merupakan bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau pegawai yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar atau pemecahan yang disarankan. (2) Telaah staf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat atau pegawai yang membuat. (3) Susunan dan bentuk telaah staf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (4) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk telaah staf sebagaimana dimaksud pada ayat (3) tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Naskah Dinas lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf d terdiri atas: a. sertifikat; dan b. piagam penghargaan.

(1) Sertifikat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 huruf a merupakan surat keterangan tertulis yang tercetak dari pejabat yang berwenang yang diberikan kepada seseorang atau lembaga karena keikutsertaannya atau perannya dalam suatu kegiatan dan digunakan sebagai alat bukti yang sah. (2) Sertifikat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tugas, fungsi, dan tanggung jawabnya. (3) Susunan dan bentuk sertifikat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (4) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk sertifikat sebagaimana dimaksud pada ayat (3) tercantum dalam