Peraturan Menteri Nomor 1 Tahun 2022 tentang JADWAL RETENSI ARSIP KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 3. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 4. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 5. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif yang selanjutnya disebut JRA Fasilitatif adalah daftar yang berisi jenis arsip fasilitatif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip fasilitatif. 6. Jadwal Retensi Arsip Substantif yang selanjutnya disebut JRA Substantif adalah daftar yang berisi jenis Arsip Substantif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip substantif. 7. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip 8. Retensi Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah. 9. Retensi Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada unit kearsipan/pusat Arsip. 10. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 11. Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip diluar pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional dan memori kolektif bangsa. 12. Nilai Guna Kesejarahan adalah nilai yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana organisasi yang bersangkutan dibentuk, dikembangkan, diatur, dilaksanakannya fungsi dan tugas serta bagaimana terjadinya peristiwa kesejarahan tanpa dikaitkan secara langsung dengan penciptanya, yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya. 13. Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang desa, pembangunan daerah tertinggal, dan transmigrasi.

(1) JRA Kementerian meliputi: a. JRA Fasilitatif; dan b. JRA Substantif. (2) JRA Fasilitatif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a meliputi jenis dokumen atau arsip: a. keuangan; b. kepegawaian; c. perencanaan; d. hukum; e. organisasi dan tata laksana; f. umum; g. pengadaan barang dan jasa; h. hubungan masyarakat; dan i. pengawasan. (3) JRA Substantif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b meliputi jenis dokumen atau arsip: a. kebijakan; b. pembangunan desa dan perdesaan; c. pengembangan ekonomi dan investasi desa, daerah tertinggal, dan transmigrasi; d. percepatan pembangunan daerah tertinggal; e. pembangunan dan pengembangan kawasan transmigrasi; f. pengembangan informasi desa, daerah tertinggal, dan transmigrasi; dan g. pengembangan sumber daya manusia dan pemberdayaan masyarakat desa, daerah tertinggal, dan transmigrasi.

(1) Retensi arsip ditentukan untuk retensi aktif dan retensi inaktif. (2) Penentuan retensi aktif dan retensi inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan kriteria: a. retensi aktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan pertanggungjawaban di unit pengolah; dan b. retensi inaktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan unit kerja terkait dan kepentingan lembaga. (3) Retensi arsip dihitung sejak arsip diciptakan dan diregistrasi hingga pokok masalah pada naskah selesai diproses.

(1) Keterangan memuat rekomendasi yang berisi penetapan suatu jenis arsip: a. musnah; atau b. permanen. (2) Rekomendasi keterangan musnah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dilakukan pada masa akhir retensi arsip tersebut tidak memiliki nilai guna lagi. (3) Rekomendasi keterangan permanen sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dilakukan terhadap arsip yang dianggap memiliki nilai guna kesejarahan atau nilai guna sekunder.

Ketentuan mengenai: a. JRA Fasilitatif tercantum dalam Lampiran I; dan b. JRA Substantif tercantum dalam Lampiran II; yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, Peraturan Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi Nomor 3 Tahun 2017 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2017 Nomor 551) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi Nomor 8 Tahun 2019 tentang Perubahan atas Pedoman Peraturan Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi Nomor 3 Tahun 2017 tentang Jadwal Retensi Arsip Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2019 Nomor 876), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 26 Januari 2022 MENTERI DESA,PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI REPUBLIK INDONESIA, ttd. ABDUL HALIM ISKANDAR Diundangkan di Jakarta pada tanggal 15 Februari 2022 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd. BENNY RIYANTO