Peraturan Menteri Nomor 2 Tahun 2019 tentang PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan. 2. Naskah Dinas Elektronik adalah informasi yang terekam dalam media elektronik sebagai alat komunikasi kedinasan, yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat/pimpinan yang berwenang di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. 3. Sistem Naskah Dinas Elektronik adalah aplikasi yang dikembangkan untuk mengelola Naskah Dinas Elektronik di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. 4. Tata Naskah Dinas Elektronik yang selanjutnya disingkat TNDE adalah pengelolaan Naskah Dinas secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk kecepatan dan kemudahan dalam proses pengambilan putusan. 5. Infrastruktur adalah kelengkapan sistem pengelolaan Naskah Dinas Elektronik berupa perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware), antara lain peladen (server), jaringan, komputer, pemindai (scanner), dan peranti elektronik lainnya. 6. Suprastruktur adalah kelengkapan sistem pengelolaan Naskah Dinas Elektronik berupa prosedur operasional standar yang melingkupi ketatalaksanaan (business process) pengelolaan Naskah Dinas Elektronik, kelembagaan, ketentuan hukum yang absolut, serta sumber daya manusia. 7. Templat Acuan adalah format tata naskah dinas baku yang disusun secara elektronik sesuai dengan peraturan mengenai tata naskah dinas yang berlaku di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. 8. Unit Pengolah atau Unit Kerja Pencipta Arsip/Dokumen adalah unit kerja atau organisasi yang bertugas mengolah arsip aktif dan penyimpanan surat selama masih diperlukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 9. Disposisi adalah perintah/instruksi atasan terhadap bawahan dalam menindaklanjuti suatu Naskah Dinas. 10. Kementerian adalah Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

(1) Petunjuk Pelaksanaan TNDE merupakan acuan yang harus diterapkan oleh seluruh satuan kerja yang ada di lingkungan Kementerian. (2) Petunjuk Pelaksanaan TNDE sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Petunjuk Pelaksanaan TNDE bertujuan untuk mendukung optimalisasi pengelolaan Naskah Dinas Elektronik guna terselenggaranya pemerintahan yang efektif, efisien, dan akuntabel serta terlaksananya pelayanan prima di lingkungan Kementerian.

(1) Ruang lingkup Peraturan Menteri ini meliputi: a. media perekaman Naskah Dinas; b. struktur Naskah Dinas; c. penyiapan Naskah Dinas; d. pengabsahan dan autentikasi; e. pengamanan; dan f. pengiriman. (2) Struktur Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b terdiri atas: a. bentuk; dan b. susunan Naskah Dinas. (3) Penyiapan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c terdiri atas: a. Naskah Dinas eksternal; b. Naskah Dinas internal; c. Naskah Dinas lainnya; dan d. manajemen Templat Acuan. (4) Naskah Dinas eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf a terdiri atas: a. surat masuk beserta alur Disposisinya; dan b. surat keluar. (5) Naskah Dinas internal sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf b terdiri atas: a. surat masuk beserta alur Disposisinya; dan b. surat keluar. (6) Naskah Dinas lainnya sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf c merupakan jenis Naskah Dinas yang belum diatur dalam ketentuan peraturan perundang-undangan mengenai tata naskah dinas di lingkungan Kementerian.

Sasaran TNDE meliputi: a. terciptanya pemahaman yang sama tentang pengelolaan Naskah Dinas Elektronik terutama dalam implementasi Sistem Naskah Dinas Elektronik di seluruh unit kerja di lingkungan Kementerian; b. terwujudnya keterpaduan dan kebersinambungan pengelolaan Naskah Dinas Elektronik di lingkungan unit utama pusat, satuan kerja, dan unit pelaksana teknis di daerah; c. terselenggaranya pengelolaan Naskah Dinas Elektronik yang efektif dan efisien; dan d. teroptimalkannya pemanfaatan teknologi informasi serta sistem pendukung dalam pengelolaan Naskah Dinas Elektronik.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 18 Januari 2019 MENTERI PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN REPUBLIK INDONESIA, ttd MUHADJIR EFFENDY Diundangkan di Jakarta pada tanggal 25 Januari 2019 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA