Peraturan Menteri Nomor 4 Tahun 2025 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Hak Asasi Manusia

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, susunan dan bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat penandatanganan, dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 2. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat yang berwenang di lingkungan kementerian dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan. 3. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 4. Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam gambar burung garuda sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. 5. Logo adalah lambang atau simbol yang terdiri atas gambar dan tulisan yang merupakan identitas resmi Kementerian. 6. Cap Dinas adalah tanda pengenal berupa cap yang diterakan pada Naskah Dinas atau dokumen lain sebagai bentuk pengesahan. 7. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah kewenangan yang ada pada pejabat untuk menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya. 8. Sistem Penomoran Naskah Dinas adalah penomoran yang dipergunakan dalam Naskah Dinas dengan susunan sesuai klasifikasi Arsip Kementerian. 9. Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis adalah aplikasi pengelolaan Arsip dinamis dalam lingkup sistem pemerintahan berbasis elektronik yang sama, standar, dan digunakan secara bagi pakai oleh instansi pusat dan/atau pemerintah daerah. 10. Sistem Informasi Naskah Dinas Secara Elektronik adalah aplikasi yang dibuat untuk pengelolaan seluruh persuratan secara elektronik di lingkungan Kementerian. 11. Sertifikat Elektronik adalah sertifikat yang bersifat elektronik yang memuat tanda tangan elektronik dan identitas yang menunjukkan status subjek hukum para pihak dalam transaksi elektronik yang dikeluarkan oleh penyelenggara sertifikasi elektronik. 12. Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri dari informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi. 13. Kertas Permanen adalah kertas yang bebas asam (acid free) atau memiliki tingkat keasaman rendah, memiliki keawetan, dan daya tahan tinggi dalam jangka waktu lama. 14. Terjemahan Tidak Resmi (Unofficial Translation) adalah terjemahan Naskah Dinas korespondensi di lingkungan Kementerian dalam bahasa asing. 15. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hak asasi manusia. 16. Kementerian adalah Kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hak asasi manusia. 17. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Kementerian yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya. 18. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada Kementerian yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

(1) Tata Naskah Dinas merupakan acuan dalam pengelolaan Naskah Dinas di lingkungan Kementerian. (2) Ruang lingkup Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. jenis, susunan, dan bentuk Naskah Dinas; b. pembuatan Naskah Dinas; c. pejabat penandatanganan Naskah Dinas; dan d. pengendalian Naskah Dinas.

Jenis Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf a terdiri atas: a. Naskah Dinas arahan; b. Naskah Dinas korespondensi; dan c. Naskah Dinas khusus.

Naskah Dinas arahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a meliputi: a. Naskah Dinas pengaturan; b. Naskah Dinas penetapan; dan c. Naskah Dinas penugasan.

Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a terdiri atas: a. peraturan menteri; b. instruksi; c. surat edaran; dan d. standar operasional prosedur administrasi pemerintahan.

(1) Peraturan Menteri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a merupakan Naskah Dinas yang berlaku dan mengikat secara umum, bersifat mengatur dan memuat kebijakan pokok yang dibuat dan ditetapkan oleh Menteri. (2) Ketentuan mengenai proses pembentukan peraturan perundang-undangan dan teknik penyusunan peraturan perundang-undangan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

(1) Instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b merupakan Naskah Dinas yang memuat perintah berupa petunjuk atau arahan teknis tentang pelaksanaan suatu kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan. (2) Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh Menteri dan tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.

(1) Susunan dan bentuk instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai jenis, susunan dan bentuk instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf c merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. (2) Surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh Menteri atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan kewenangannya.

(1) Susunan dan bentuk surat edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Standar operasional prosedur administrasi pemerintahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf d merupakan standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Ketentuan mengenai susunan, bentuk standar operasional prosedur administrasi pemerintahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf b disusun dalam bentuk keputusan. (2) Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan ketetapan tertulis ditetapkan oleh Menteri atau pejabat lain yang menerima pendelegasian wewenang.

(1) Susunan dan bentuk keputusan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (1) terdiri atas: a. kepala; b. konsiderans; c. diktum; d. batang tubuh; dan e. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf c disusun dalam bentuk surat perintah atau surat tugas. (2) Surat perintah atau surat tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan Naskah Dinas yang dibuat oleh pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diperintah atau diberi tugas, yang memuat apa yang harus dilakukan.

Surat perintah atau surat tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk surat perintah atau surat tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat perintah atau surat tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Naskah Dinas Korespondensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b terdiri atas: a. Naskah Dinas korespondensi internal; dan b. Naskah Dinas korespondensi eksternal.

Naskah Dinas Korespondensi internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 huruf a terdiri atas: a. nota dinas; b. memorandum; c. disposisi; dan d. surat undangan internal.

(1) Nota dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf a merupakan salah satu bentuk sarana komunikasi internal antarpejabat dalam melaksanakan tugas dan fungsinya di lingkungan unit kerja Kementerian. (2) Nota dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk nota dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk nota dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Dalam penyusunan nota dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 berlaku ketentuan: a. nota dinas tidak dibubuhi cap dinas; b. mencantumkan nomor dan kode klasifikasi; c. tembusan nota dinas berlaku di lingkungan unit kerja; d. jika nota dinas disertai lampiran, pada kolom lampiran dicantumkan jumlahnya; dan e. nota dinas antar unit utama hanya berlaku atau dipergunakan bagi jabatan pimpinan tinggi madya dan/atau dari atau ke Menteri.

Memorandum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf b merupakan Naskah Dinas internal yang dibuat oleh pejabat yang berwenang kepada pejabat di bawahnya untuk menyampaikan informasi kedinasan yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran atau pendapat kedinasan.

(1) Susunan dan bentuk memorandum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf b terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk memorandum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Disposisi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf c merupakan petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut atau tanggapan terhadap surat masuk, ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada suratnya yang merupakan satu kesatuan dengan surat masuk. (2) Disposisi terhadap Naskah Dinas masuk yang berbentuk media rekam kertas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditulis secara jelas pada lembar disposisi dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari naskah dinas. (3) Disposisi terhadap Naskah Dinas masuk yang berbentuk media rekam elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berbentuk catatan riwayat dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Naskah Dinas. (4) Disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) hanya diberikan oleh pejabat Kementerian kepada: a. pejabat dengan jenjang jabatan di bawahnya; dan/atau b. pejabat fungsional di bawah koordinasinya. (5) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf d merupakan surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat atau pegawai di dalam lingkup Kementerian untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu antara lain rapat, upacara, atau forum grup diskusi. (2) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Susunan dan bentuk surat undangan internal terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (4) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk undangan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Naskah dinas korespondensi eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 huruf b disusun dalam bentuk surat dinas.

(1) Surat dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 26 merupakan Naskah Dinas pelaksanaan tugas seorang pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain pada unit kerja atau instansi yang bersangkutan. (2) Surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk surat dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam