Peraturan Menteri Nomor pm-92 Tahun 2014 tentang JADWAL RETENSI ARSIP SUBTANTIF DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PERHUBUNGAN

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan : 1. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip. 2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 3. Arsip Substantif adalah arsip-arsip yang mengandung informasi mengenai kegiatan/tugas dan fungsi organisasi. 4. Arsip Fasilitatif adalah arsip-arsip yang mengandung informasi mengenai kegiatan/tugas dan fungsi penunjang organisasi. 5. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 6. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 7. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 8. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 9. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA dan/atau lembaga kearsipan. 10. Jangka Waktu Simpan (Retensi) adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah danatau Unit Kearsipan. 11. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 12. Jangka Waktu Simpan (Retensi) Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah. Jangka waktu SImpan AKtif dihitung sejak habisnya arsip diciptakan mulai diregistrasi hingga selesai diproses. 13. Jangka Waktu Simpan (Retensi) In Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan/Pusat Arsip. Jangka Waktu Simpan In Aktif dihitung sejak habisnya masa retensi arsip aktif sampai nilai gunanya untuk kepentingan referensi berakhir. 14. “Musnah” pada kolom “Keterangan” adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi. 15. “Permanen” pada kolom “Keterangan” adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip memiliki nilai guna sekunder atau nilai guna permanen, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA/Lembaga Kearsipan sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai dengan lingkup tugas, dan fungsi masing- masing. 16. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 17. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada Kementerian Perhubungan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

Maksud ditetapkan Peraturan Menteri tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif Di Lingkungan Kementerian Perhubungan adalah agar terciptanya pedoman retensi arsip di bidang teknis pada sektor perhubungan yang baku bagi pengelola kearsipan di lingkungan Kementerian Perhubungan.

Tujuan Jadwal Retensi Arsip substantif, sebagai berikut : a. Untuk menciptakan penataan arsip-arsip di bidang teknis pada sektor perhubungan yang tertib dengan prinsip “arsip yang ramping tetapi berbobot” artinya hanya arsip-arsip yang masih bernilai guna saja yang perlu disimpan. b. Sebagai sarana untuk mengidentifikasi dalam upaya menyelamatkan arsip-arsip di bidang teknis pada sektor perhubungan yang memiliki nilai guna dan arti penting sebagai bahan bukti penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan pertanggungjawaban secara nasional. c. Sebagai pedoman bagi pengelola kearsipan dalam penyusutan arsip- arsip di bidang teknis pada sektor perhubungan.

Jadwal Retensi Arsip Substantif terdiri dari : (1) Jadwal Retensi Arsip Substantif memuat jenis arsip, retensi atau jangka waktu simpan paling sedikit arsip aktif dan arsip inaktif serta keterangan. (2) Penentuan retensi arsip dihitung sejak kegiatan dinyatakan selesai hak dan kewajiban atau berkas sudah dinyatakan lengkap dan tidak bertambah lagi. (3) Penentuan Retensi Arsip didasarkan pada akumulasi retensi arsip aktif dan inaktif dengan 3 (tiga) pola : a. 2 (dua) tahun untuk masa retensi jangka pendek; b. 5 (lima) tahun untuk masa retensi jangka menengah; dan c. 10 (sepuluh) tahun untuk masa retensi jangka panjang.

Retensi Arsip Substantif sebagaimana dimaksud dalam Lampiran Peraturan Menteri yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini, memperhatikan ketentuan sebagai berikut : a. Peraturan perundang-undangan yang mewajibkan arsip disimpan dalam jangka waktu tertentu; b. Peraturan perundang-undangan yang mengatur kadaluarsa penuntutan hukum; dan c. Kepentingan pertanggungjawaban di bidang Keuangan.

Rekomendasi yang dituangkan dalam Keterangan mengenai penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan dan dipermanenkan, ditetapkan berdasarkan pertimbangan sebagai berikut: a. Keterangan musnah ditentukan apabila pada masa akhir retensi arsip tersebut tidak memiliki nilai guna lagi; dan b. Keterangan permanen ditentukan apabila dianggap memiliki nilai guna kesejarahan atau nilai guna sekunder.

Jenis arsip substantif meliputi : a. Kebijakan; b. Perhubungan Darat; c. Perhubungan Laut; d. Perhubungan Udara; dan e. Perkeretaapian.

(1) Penyusunan Jadwal Retensi Arsip Substantif merupakan Kegiatan yang diamanatkan dalam UNDANG-UNDANG sebagai bentuk tanggung jawab Unit Pembina Kearsipan di Lingkungan Kementerian Perhubungan terhadap pengelolaan arsip untuk mewujudkan pemerintahan yang akuntabel. (2) Ketentuan mengenai Jadwal Retensi Arsip Substantif sebagaimana tercantum dalam Lampiran Peraturan Menteri ini yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. (3) Jadwal Retensi Arsip Substantif disusun untuk melengkapi Peraturan Menteri Perhubungan Nomor PM. 79 Tahun 2010 tentang Jadwal Retensi Arsip Kementerian Perhubungan, yang memuat Jadwal Retensi mengenai Arsip Fasilitatif dan diatur dalam ketentuan yang terpisah dari Peraturan Menteri ini.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan dan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 31 Desember 2014 MENTERI PERHUBUNGAN REPUBLIK INDONESIA, IGNASIUS JONAN Diundangkan di Jakarta pada tanggal 31 Desember 2014 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, YASONNA H. LAOLY