Peraturan Menteri Nomor 12 Tahun 2018 tentang Penyelenggaraan E-Office di Lingkungan Kementerian Kesehatan

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. e-Office adalah aplikasi yang berbasis web dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi dalam tata kelola administrasi perkantoran. 2. Aparatur Sipil Negara di lingkungan Kementerian Kesehatan yang selanjutnya disingkat ASN adalah profesi bagi pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang bekerja pada Kementerian Kesehatan. 3. Nama Pengguna yang selanjutnya disebut Username adalah identitas diri berupa Nomor Induk Pegawai (NIP) yang digunakan untuk mengakses di dalam e-Office. 4. Kata sandi yang selanjutnya disebut Password adalah kumpulan karakter atau string yang digunakan oleh pengguna jaringan atau sebuah sistem operasi multi user (banyak pengguna) untuk memverifikasi Username kepada sistem keamanan yang dimiliki e-Office. 5. Pejabat Struktural adalah pejabat pimpinan tinggi madya, pejabat pimpinan tinggi pratama, pejabat administrator, atau pejabat pengawas di lingkungan Kementerian Kesehatan. 6. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kesehatan.

Pengaturan penyelenggaraan e-Office di lingkungan Kementerian Kesehatan bertujuan untuk terwujudnya tata kelola pengadministrasian perkantoran efisien, efektif, cepat, terintegrasi, transparan, dan akuntabel.

(1) e-Office di lingkungan Kementerian Kesehatan terdiri dari menu untuk kehadiran, perjalanan dinas dalam negeri, perjalanan dinas luar negeri, data kepegawaian, dan tata persuratan. (2) Selain menu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dikembangkan menu lain sesuai dengan kebutuhan pengadministrasian perkantoran yang ditetapkan oleh Sekretaris Jenderal. (3) Menu kehadiran pada e-Office sebagaimana dimaksud pada ayat (1) digunakan untuk rekam kehadiran (absensi), pengajuan cuti, izin sakit, dan izin alasan tertentu. (4) Menu perjalanan dinas dalam negeri dan perjalanan dinas luar negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) pada e-Office digunakan untuk proses pengadministrasian, yang meliputi: a. permohonan pengurusan administrasi perjalanan dinas luar negeri kepada Biro Umum; b. membuat surat tugas perorangan yang dibiayai satuan kerja sendiri; c. membuat surat tugas perorangan atau kolektif yang dibiayai satuan kerja lain; dan/atau d. membuat laporan perjalanan dinas. (5) Menu data kepegawaian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) pada e-Office digunakan untuk pencarian informasi data kepegawaian. (6) Menu tata persuratan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) pada e-Office digunakan untuk proses administrasi surat kedinasan.

Setiap kepala satuan kerja di lingkungan Kementerian Kesehatan bertanggung jawab menyediakan infrastruktur jaringan di unit kerja masing-masing.

(1) Setiap ASN di lingkungan Kementerian Kesehatan dalam melakukan rekam kehadiran, permohonan cuti, izin sakit, izin karena alasan tertentu, melakukan perjalanan dinas, dan tata persuratan wajib menggunakan e-Office. (2) Dalam hal terjadi keadaan kahar (force majeure) berupa bencana alam dan/atau kerusuhan, kerusakan pada aplikasi e-Office, atau karena hal lainnya yang mengakibatkan aplikasi e-Office tidak dapat diakses maka proses pengadministrasian dilakukan secara manual.

(1) e-Office dapat diakses melalui situs web www.eoffice.kemkes.go.id dengan menginput Username dan Password. (2) Username dan Password sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diperoleh dari Pusat Data dan Informasi. (3) Username dan Password sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat digunakan untuk mengakses menu rekam kehadiran, permohonan cuti, izin sakit, izin karena alasan tertentu, melakukan perjalanan dinas dalam negeri pada e-Office. (4) Khusus untuk mengakses menu perjalanan dinas luar negeri dan tata persuratan pada e-Office harus mendapatkan persetujuan dari Biro Umum.

e-Office dikelola oleh Pusat Data dan Informasi.

Setiap Pejabat Struktural atau pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian Kesehatan bertanggung jawab: a. memberikan persetujuan elektronik untuk surat tugas, surat cuti, izin sakit, dan izin alasan tertentu. b. melakukan monitoring perjalanan dinas dan tata persuratan di lingkungan satuan kerja masing-masing.

Dokumen administrasi perkantoran yang dimasukan dalam jaringan (online) dalam e-Office untuk pertanggungjawaban harus di cetak dan ditandatangani serta diproses sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Setiap ASN yang tidak melaksanakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 dikenakan sanksi disiplin sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Ketentuan lebih lanjut mengenai penerapan e-Office di lingkungan Kementerian Kesehatan diuraikan dalam petunjuk teknis yang ditetapkan dengan Keputusan Sekretaris Jenderal.

Pembinaan dan pengawasan pelaksanaan Peraturan Menteri ini dilakukan oleh seluruh pejabat pimpinan tinggi madya, pejabat pimpinan tinggi pratama di lingkungan Kementerian Kesehatan sesuai dengan kewenangan masing-masing.

Penyelenggaraan e-office di lingkungan Kementerian Kesehatan dilaksanakan secara bertahap, yaitu: a. untuk ASN yang bertugas di kantor pusat Kementerian Kesehatan berlaku sejak tanggal diundangkan; dan b. untuk ASN yang bertugas di Unit Pelaksana Teknis atau di daerah berlaku pada Januari 2019.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 3 April 2018 MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA, ttd NILA FARID MOELOEK Diundangkan di Jakarta pada tanggal 25 April 2018 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA