Peraturan Menteri Nomor 20 Tahun 2024 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Kesehatan

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, susunan dan bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat penandatanganan, dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 2. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian Kesehatan dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan. 3. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 4. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban yang ada pada pejabat untuk menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya. 5. Kode Klasifikasi Arsip adalah simbol atau tanda pengenal suatu struktur fungsi yang digunakan untuk membantu menyusun tata letak identitas Arsip. 6. Komunikasi Internal adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan antar pejabat dalam unit kerja, secara vertikal dan/atau horisontal. 7. Komunikasi Eksternal adalah tata hubungan antar unit dalam penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan oleh unit kerja dengan pihak lain di luar lingkungan unit kerja yang bersangkutan. 8. Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam gambar Burung Garuda sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. 9. Konfigurasi Logo Kementerian Kesehatan adalah simbol yang terdiri dari gambar yang merupakan identitas resmi Kementerian Kesehatan. 10. Lampiran adalah dokumen yang mendukung Naskah Dinas namun tidak dapat disampaikan secara langsung dalam batang tubuh Naskah Dinas. 11. Mandat adalah pelimpahan kewenangan dari Badan dan/atau Pejabat Pemerintahan yang lebih tinggi kepada Badan dan/atau Pejabat Pemerintahan yang lebih rendah dengan tanggung jawab dan tanggung gugat tetap berada pada pemberi Mandat. 12. Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas infomasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi. 13. Menteri adalah Menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kesehatan. 14. Verbal konsep surat adalah rancangan surat yang ditulis dalam bentuk verbal oleh staf atau pejabat yang terkait dengan substansi isi surat yang kemudian diperiksa dan disetujui oleh pejabat yang akan MENETAPKAN dan berwenang menandatangani surat tersebut.

(1) Tata Naskah Dinas merupakan acuan dalam penyelenggaraan Naskah Dinas di lingkungan Kementerian Kesehatan. (2) Ruang lingkup Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. jenis, susunan dan bentuk Naskah Dinas; b. pembuatan Naskah Dinas; c. pengamanan Naskah Dinas; d. pejabat penandatangan Naskah Dinas; dan e. pengendalian Naskah Dinas.

Jenis Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf a terdiri atas: a. Naskah Dinas arahan; b. Naskah Dinas korespondensi; dan c. Naskah Dinas khusus.

(1) Naskah Dinas arahan merupakan Naskah Dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan. (2) Naskah Dinas arahan terdiri atas: a. Naskah Dinas pengaturan; b. Naskah Dinas penetapan; dan c. Naskah Dinas penugasan.

Jenis Naskah Dinas pengaturan terdiri atas: a. peraturan perundang-undangan; b. instruksi; c. surat edaran; dan d. standar operasional prosedur administrasi pemerintahan.

(1) Peraturan perundang-undangan merupakan Naskah Dinas yang berlaku dan mengikat secara umum, bersifat mengatur dan memuat kebijakan pokok. (2) Ketentuan mengenai proses pembentukan peraturan perundang-undangan, dan teknik penyusunan peraturan perundang-undangan terdiri atas kerangka peraturan perundang-undangan, hal-hal khusus, ragam bahasa peraturan perundang-undangan, serta bentuk rancangan peraturan perundang-undangan diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan tentang pembentukan peraturan perundang- undangan.

(1) Instruksi merupakan Naskah Dinas yang memuat perintah berupa petunjuk/arahan tentang pelaksanaan suatu kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang- undangan. (2) Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh Menteri.

(1) Surat edaran merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. (2) Surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh Menteri. (3) Selain ditetapkan oleh Menteri sebagaimana dimaksud pada ayat (2) surat edaran dapat ditetapkan oleh pejabat Pimpinan Tinggi Madya, pejabat Pimpinan Tinggi Pratama, atau Pimpinan Unit Pelaksana Teknis sesuai dengan kewenangan, tugas dan fungsinya.

(1) Standar operasional prosedur administrasi pemerintahan merupakan standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk standar operasional prosedur administrasi pemerintahan di lingkungan Kementerian Kesehatan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Naskah Dinas penetapan disusun dalam bentuk keputusan. (2) Keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan ketetapan tertulis yang ditetapkan oleh Menteri atau pejabat yang berwenang.

Pejabat yang berwenang MENETAPKAN dan menandatangani keputusan merupakan pejabat tertinggi pada setiap unit Eselon I, unit kerja, atau pejabat lain yang menerima pendelegasian wewenang.

Jenis Naskah Dinas penugasan terdiri atas: a. surat perintah; dan b. surat tugas.

(1) Surat perintah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf a merupakan Naskah Dinas yang dibuat oleh atasan atau pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diperintah dalam lingkup unit yang bersangkutan yang memuat detail perintah yang harus dilakukan. (2) Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Surat perintah disampaikan kepada yang mendapat tugas. (4) Tembusan surat perintah disampaikan kepada unit kerja terkait. (5) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan.

(1) Surat tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf b merupakan Naskah Dinas yang dibuat oleh atasan atau pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diberi tugas, dengan memuat detail penugasan yang harus dilakukan berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi atau kegiatan lainnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan dalam jangka waktu tertentu. (2) Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Surat tugas diberikan kepada yang mendapat tugas untuk diserahkan ke penyelenggara kegiatan. (4) Surat tugas tidak berlaku setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan. (5) Apabila pada saat penugasan belum dapat dikeluarkan surat tugas, maka dapat dibuat surat keterangan sebagai pengganti surat tugas.

Naskah Dinas korespondensi terdiri atas: a. Naskah Dinas korespondensi internal; dan b. Naskah Dinas korespondensi eksternal.

Naskah Dinas korespondensi internal terdiri atas: a. nota dinas; b. memorandum; dan c. disposisi. d. surat undangan internal

(1) Nota dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf a merupakan Naskah Dinas internal yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. (2) Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang. (3) Nota dinas dibuat dan ditandatangani oleh: a. antar pejabat secara horizontal dalam lingkungan internal unit kerja; atau b. pejabat secara vertikal dalam satu lingkungan unit kerja atau unit organisasi sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. (4) Dalam penyusunan nota dinas harus memperhatikan ketentuan: a. nota dinas tidak dibubuhi cap dinas; b. tembusan nota dinas berlaku di lingkungan internal unit kerja; c. nota dinas dapat digunakan sebagai surat undangan di lingkungan internal unit kerja; dan d. penomoran nota dinas mengacu pada Kode Klasifikasi Arsip dan kode unit pengolah di lingkungan Kementerian Kesehatan.

Memorandum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf b merupakan Naskah Dinas internal yang dibuat oleh Pejabat yang berwenang kepada pejabat di bawahnya untuk menyampaikan informasi kedinasan yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran atau pendapat kedinasan.

(1) Disposisi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf c merupakan petunjuk tertulis singkat mengenai tindak lanjut/tanggapan terhadap surat masuk dan ditulis secara jelas pada lembar disposisi; (2) Disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1), hanya diberikan oleh pejabat pemerintah kepada pejabat pemerintah dengan jenjang jabatan di bawahnya (3) Lembar disposisi merupakan satu kesatuan dengan surat masuk.

(1) Surat undangan internal merupakan surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai di dalam lingkup Lembaga Negara dan Pemerintahan Daerah untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu antara lain dan tidak terbatas pada rapat, upacara, atau forum grup diskusi. (2) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya

Naskah Dinas korespondensi eksternal terdiri atas surat dinas.

(1) Surat dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf a merupakan Naskah Dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian Naskah Dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar unit kerja dan di luar Kementerian Kesehatan. (2) Surat dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Dalam penyusunan surat dinas harus memperhatikan ketentuan: a. kop surat dinas hanya digunakan pada halaman pertama surat dinas; b. sifat surat dinas tidak dicantumkan apabila surat dinas bersifat biasa; c. jika surat dinas disertai Lampiran, pada kolom Lampiran dicantumkan jumlahnya; d. Lampiran tidak dicantumkan apabila tidak ada Lampiran yang menyertainya; e. hal berisi pokok surat sesingkat mungkin ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca; f. penomoran surat dinas mengacu pada Kode Klasifikasi Arsip dan kode unit pengolah di lingkungan kementerian kesehatan; dan g. dalam rangka menjaga integritas dan menghindari penyalahgunaan Naskah Dinas, pada bagian kaki surat dinas ditambahkan catatan terkait integritas.

Naskah Dinas khusus terdiri atas: a. surat perjanjian; b. surat kuasa; c. berita acara; d. surat keterangan; e. surat pengantar; f. pengumuman; g. laporan; h. telaah staf; i. sertifikat; dan j. notula.

(1) Surat perjanjian merupakan Naskah Dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang sesuatu hal yang mengikat antar kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. (2) Surat perjanjian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. perjanjian dalam negeri; dan b. perjanjian luar negeri.

(1) Perjanjian dalam negeri merupakan kerja sama antar lembaga di dalam negeri, baik di tingkat pusat maupun daerah dibuat dalam bentuk kesepahaman bersama atau perjanjian kerja sama, atau bentuk lain. (2) Perjanjian dalam negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan antar lembaga di dalam negeri, baik di tingkat pusat maupun daerah dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya.

(1) Perjanjian luar negeri merupakan perjanjian dalam bentuk dan nama tertentu, yang diatur dalam hukum internasional yang dibuat secara tertulis serta menimbulkan hak dan kewajiban di bidang hukum publik. (2) Perjanjian luar negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilakukan dengan satu negara atau lebih, organisasi internasional, atau subjek hukum internasional lain berdasarkan kesepakatan dan para pihak berkewajiban untuk melaksanakan perjanjian tersebut dengan iktikad baik. (3) Ketentuan mengenai penandatanganan, pengesahan, pertukaran dokumen perjanjian/nota diplomatik, cara- cara lain sebagaimana disepakati para pihak dalam perjanjian internasional diatur sesuai dengan UNDANG-UNDANG tentang Perjanjian Internasional.

(1) Surat kuasa merupakan Naskah Dinas yang berisi pemberian wewenang dari pemberi kuasa kepada perseorangan, kelompok orang, badan hukum, institusi, atau pihak lain dengan atas nama pemberi kuasa untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan. (2) Surat kuasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bagi penandatanganan perjanjian internasional merupakan surat yang dikeluarkan oleh PRESIDEN atau Menteri yang memberikan kuasa kepada satu atau beberapa sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Berita acara merupakan Naskah Dinas yang berisi tentang pernyataan bahwa telah terjadi suatu proses pelaksanaan kegiatan pada waktu tertentu yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi. (2) Berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat disertai lampiran.

(1) Surat keterangan adalah Naskah Dinas yang berisi informasi mengenai hal, peristiwa atau tentang seseorang untuk kepentingan kedinasan. (2) Surat keterangan dibuat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ditandatangani oleh pejabat yang sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Surat pengantar adalah Naskah Dinas yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah berupa fisik/hardcopy. (2) Surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat baik yang mengirim dan menerima sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Pengumuman merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang suatu hal yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai/perseorangan/lembaga baik di dalam maupun di luar Kementerian Kesehatan. (2) Pengumuman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk.

(1) Laporan merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan atau kejadian tertentu. (2) Wewenang pembuatan laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh pejabat/staf yang diberi tugas. (3) Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat/staf yang diserahi tugas.

(1) Telaah staf merupakan bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan. (2) Telaah staf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan kepada pimpinan dengan pengantar berupa nota dinas.

(1) Sertifikat merupakan surat penghargaan atau surat keterangan tertulis yang tercetak dan dikeluarkan oleh instansi sebagai bukti telah mengikuti suatu kegiatan atau telah memenuhi standar/prosedur/syarat yang ditetapkan. (2) Sertifikat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Sertifikat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. sertifikat untuk kegiatan pendidikan dan pelatihan; dan b. sertifikat untuk kegiatan non-pendidikan dan Pelatihan.

Hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan sertifikat: a. penomoran sertifikat mengacu pada Kode Klasifikasi Arsip dan kode unit pengolah di lingkungan Kementerian Kesehatan atau mengikuti ketentuan berlaku; b. pencetakan sertifikat menggunakan jenis kertas conqueror; dan c. desain sertifikat agar memperhatikan unsur estetika dan sesuai dengan pedoman identitas Kementerian Kesehatan.

(1) Notula merupakan catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) yang dibicarakan dan diputuskan. (2) Notula sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh notulis dan diketahui oleh penyelenggara/penanggung jawab kegiatan.

Ketentuan mengenai jenis dan format Naskah Dinas lain yang belum tercantum dalam pedoman ini mengikuti ketentuan peraturan perundangan-undangan yang menjadi acuan digunakannya jenis Naskah Dinas tersebut.

Susunan dan bentuk Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7, Pasal 8, Pasal 9, Pasal 13, Pasal 14, Pasal 17, Pasal 18, Pasal 19, Pasal 21, Pasal 22, Pasal 25, Pasal 26, Pasal 27, Pasal 28, Pasal 29, Pasal 30, Pasal 31, Pasal 32, Pasal 34, dan Pasal 36 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pembuatan Naskah Dinas perlu memperhatikan prinsip sebagai berikut: a. diciptakan atau dibuat dan dikirim oleh pihak yang berwenang; b. bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur dan kaidah bahasa menggunakan bahasa yang formal, logis, efektif, singkat, padat, dan lengkap sehingga mudah dipahami; c. dilaksanakan pengamanan terhadap Naskah Dinas sesuai dengan klasifikasi keamanan dan akses Naskah Dinas; dan d. proses pembuatan Naskah Dinas didokumentasikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

(1) Pembuatan Naskah Dinas dapat menggunakan: a. media rekam kertas; atau b. media rekam elektronik. (2) Pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diawali dengan menentukan jenis, susunan dan bentuk Naskah Dinas.

Pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (1) huruf b menggunakan: a. aplikasi umum bidang kearsipan dinamis; atau b. aplikasi pengolah kata atau data.

(1) Dalam pembuatan Naskah Dinas, perlu memperhatikan unsur sebagai berikut: a. Lambang Negara atau logo; b. bentuk Naskah Dinas; c. penomoran Naskah Dinas; d. penulisan tujuan dan alamat Naskah Dinas korespondensi; e. penggunaan kertas, amplop dan tinta; f. ketentuan jarak spasi, jenis dan ukuran huruf, serta kata penyambung; g. penentuan batas atau ruang tepi; h. nomor halaman; i. tembusan; j. Lampiran; k. tanda tangan, paraf, dan cap; l. verbal konsep; dan m. perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat Naskah Dinas. (2) Ketentuan mengenai unsur pembuatan naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pengamanan Naskah Dinas dapat dilakukan dengan: a. penentuan kategori klasifikasi keamanan dan akses Naskah Dinas; b. perlakuan terhadap Naskah Dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses yang meliputi: 1) pemberian kode derajat klasifikasi keamanan dan akses; 2) pemberian nomor seri pengaman atau security printing; dan 3) pembuatan dan pengawasan Naskah Dinas.

Keamanan dan akses Naskah Dinas ditentukan berdasarkan kategori yang terdiri atas: a. rahasia; b. terbatas; dan c. biasa/terbuka.

(1) Hak akses terhadap Naskah Dinas yang berklasifikasi rahasia dan terbatas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 43 huruf a dan huruf b, diberikan kepada: a. Menteri; b. Wakil Menteri; c. Pejabat Pimpinan Tinggi Madya; dan/atau d. Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama. (2) Selain Pejabat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) hak akses dapat diberikan kepada: a. pengawas internal; b. pengawas eksternal; dan/atau c. penegak hukum, setelah mendapatkan izin sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Hak akses terhadap Naskah Dinas yang berklasifikasi biasa/terbuka, dapat diberikan kepada seluruh pegawai atau masyarakat

(1) Naskah Dinas dengan media rekam kertas diberikan kode derajat pengamanan pada amplop dengan posisi pada sebelah kiri atas Naskah Dinas. (2) Dalam hal Naskah Dinas yang memiliki klasifikasi keamanan rahasia dan terbatas dapat digunakan amplop rangkap dua.

Terhadap Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang memiliki klasifikasi keamanan rahasia dan terbatas dapat menggunakan sandi tertentu sesuai dengan perkembangan teknologi.

Kode derajat klasifikasi keamanan dan akses diberikan dengan ketentuan sebagai berikut: a. Naskah Dinas rahasia diberikan kode ‘R’ dengan menggunakan tinta warna merah. b. Naskah Dinas terbatas diberikan kode ‘T’ dengan menggunakan tinta warna merah.

(1) Pemberian nomor seri pengaman memiliki tujuan untuk mencegah pemalsuan dan perusakan serta jaminan terhadap keautentikan dan keterpercayaan informasi pada Naskah Dinas. (2) Pemberian nomor seri pengaman dilakukan sesuai dengan perkembangan teknologi.

(1) Penggunaan security printing pada Naskah Dinas dapat dilakukan dengan metode: a. watermarks; b. rosettes; c. guilloche; d. filter image; e. anticopy; f. microtext; g. line width modulation; h. relief motif; i. invisible ink; dan/atau j. metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi. (2) Ketentuan mengenai metode security printing tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Pembuatan dan pengawasan Naskah Dinas yang bersifat rahasia dilakukan oleh Pejabat atau unit kerja sesuai dengan tugas dan fungsinya masing-masing. (2) Nomor seri pengaman dan pencetakan pengamanan digunakan pada Naskah Dinas: a. surat tanda tamat pendidikan/pelatihan; b. ijazah; atau c. Naskah Dinas bentuk lainnya, Yang dikeluarkan oleh unit kerja sesuai dengan tugas dan fungsinya.

(1) Batasan kewenangan pejabat penandatangan Naskah Dinas ditentukan untuk seluruh jenis Naskah Dinas pada seluruh jenjang dan jenis jabatan. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk batasan kewenangan penandatangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Kewenangan untuk menandatangani Naskah Dinas ke luar atau antar instansi yang bersifat keputusan, kebijakan, atau arahan berada pada Menteri. (2) Selain kewenangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Pejabat Pimpinan Tinggi Madya dan Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama dapat menandatangani Naskah Dinas sepanjang melaksanakan tugas dan fungsinya. (3) Dalam hal diperlukan dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi internal di lingkungan unit pelaksana teknis, pimpinan unit pelaksana teknis dapat menandatangani Naskah Dinas yang bersifat keputusan, kebijakan atau arahan sesuai dengan tugas dan fungsinya masing- masing.

(1) Kewenangan penandatanganan Naskah Dinas dapat dimandatkan oleh pejabat yang mempunyai kewenangan melakukan penandatanganan kepada pejabat yang menjadi bawahannya paling banyak 2 (dua) tingkat sesuai dengan peraturan perundang-undangan. (2) Pejabat yang mendapatkan mandat sebagaimana dimaksud ayat (1) tidak boleh memandatkan kembali pendelegasian tersebut. (3) Penggunaan wewenang mandat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan menyebut: a. atas nama; b. untuk beliau; c. pelaksana tugas; atau d. pelaksana harian.

(1) Penggunaan “atas nama” dapat dilakukan dalam hal pejabat yang berwenang menandatangani Naskah Dinas melimpahkan kepada pejabat di bawahnya. (2) Persyaratan yang harus dipenuhi dalam penggunaan “atas nama” meliputi: a. pelimpahan wewenang diberikan secara tertulis dalam surat kuasa, keputusan, Mandat, instruksi, atau disposisi; b. materi wewenang yang dilimpahkan menjadi tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan; dan c. tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan Naskah Dinas berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang.

(1) Penggunaan “untuk beliau” dapat dilakukan dalam hal pejabat yang diberi kuasa memberi kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya; (2) Penggunaan “untuk beliau” digunakan setelah “atas nama”; (3) Persyaratan yang harus dipenuhi dalam penggunaan “untuk beliau” meliputi: a. pelimpahan harus mengikuti urutan hanya sampai dua tingkat struktural dibawahnya; b. materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawabnya; c. dapat dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai pejabat pengganti (pelaksana tugas atau pelaksana harian); dan d. tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi kuasa.

(1) Penggunaan “pelaksana tugas” dilakukan oleh pejabat yang mendapat pelimpahan wewenang dari pejabat definitif yang berhalangan tetap. (2) Pelimpahan wewenang “pelaksana tugas” harus dalam bentuk tertulis. (3) Pelimpahan wewenang bersifat sementara sampai dengan pejabat yang definitif ditetapkan. (4) Batasan kewenangan “pelaksana tugas” sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Penggunaan “pelaksana harian” dilakukan oleh pejabat yang mendapat pelimpahan wewenang dari pejabat definitif yang berhalangan sementara. (2) Pelimpahan wewenang “pelaksana harian” sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus dalam bentuk tertulis. (3) Pelimpahan wewenang bersifat sementara sampai dengan pejabat yang definitif kembali di tempat. (4) Batasan kewenangan “pelaksana harian” sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Ketentuan mengenai contoh penggunaan kewenangan Mandat berupa “atas nama”, “untuk beliau”, “pelaksana tugas” dan “pelaksana harian” tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pengendalian Naskah Dinas meliputi kegiatan: a. pengendalian Naskah Dinas masuk; dan b. pengendalian Naskah Dinas keluar.

Prinsip penanganan Naskah Dinas masuk meliputi: a. penerimaan Naskah Dinas masuk dipusatkan di Unit Kearsipan atau unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan; b. penerimaan Naskah Dinas dianggap sah apabila diterima oleh petugas penerimaan atau pihak yang berhak menerima di Unit Kearsipan atau unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan; dan c. Naskah Dinas masuk yang disampaikan langsung kepada pejabat atau staf unit pengolah diregistrasikan di unit masing-masing.

Pengendalian Naskah Dinas masuk dengan media rekam kertas dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: a. penerimaan; b. pencatatan; c. pengarahan; dan d. penyampaian.

Pada tahap penerimaan, Naskah Dinas masuk dengan media rekam kertas yang diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan: sangat rahasia (SR) atau rahasia (R), terbatas (T), biasa (B).

(1) Pada tahap pencatatan, Naskah Dinas masuk yang diterima dari petugas penerimaan dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan. (2) Pencatatan Naskah Dinas masuk di unit persuratan dilakukan dengan melakukan registrasi Naskah Dinas pada sarana pengendalian Naskah Dinas berupa agenda elektronik. (3) Registrasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) paling sedikit memuat: a. nomor urut pencatatan; b. tanggal penerimaan; c. nomor dan tanggal Naskah Dinas; d. asal Naskah Dinas; e. isi ringkas Naskah Dinas; f. unit kerja yang dituju; dan g. keterangan. (4) Setelah diregistrasi, Naskah Dinas dikirimkan kepada Sekretariat Unit Eselon I dan Biro Umum untuk didistribusikan ke Unit Kerja masing-masing. (5) Pengendalian Naskah Dinas di Sub Bagian Administrasi Umum masing-masing Unit Kerja dilakukan melalui aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis.

(1) Pengarahan Naskah Dinas masuk dengan kategori sangat rahasia, rahasia, dan terbatas disampaikan langsung kepada unit pengolah/pejabat yang dituju. (2) Pengarahan Naskah Dinas masuk dengan kategori biasa/terbuka dilakukan dengan membuka, membaca, dan memahami keseluruhan isi dan maksud Naskah Dinas untuk mengetahui unit pengolah/pejabat yang akan menindaklanjuti Naskah Dinas tersebut.

(1) Penyampaian Naskah Dinas masuk dilakukan melalui aplikasi umum bidang kearsipan dinamis. (2) Berkas Naskah Dinas konvensional yang diterima, disampaikan ke unit pengolah/pejabat yang dituju dengan ketentuan sebagai berikut: a. Naskah Dinas masuk disampaikan kepada unit pengolah sesuai dengan arahan disertai bukti penyampaian Naskah Dinas. b. Bukti penyampaian Naskah Dinas masuk memuat informasi mengenai: 1) nomor urut pencatatan; 2) nomor dan tanggal Naskah Dinas; 3) asal Naskah Dinas; 4) isi ringkas Naskah Dinas; 5) unit kerja yang dituju; 6) waktu penerimaan; dan 7) tanda tangan dan nama penerima di unit pengolah. c. Bentuk bukti penyampaian Naskah Dinas dapat berupa: 1) buku ekspedisi; 2) lembar tanda terima penyampaian; dan/atau 3) lembar pengantar.

Pengendalian Naskah Dinas masuk dengan media rekam elektronik menggunakan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis.

(1) Dalam hal terdapat komunikasi kedinasan atau Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang diterima dari luar lingkungan instansi yang ditujukan kepada pejabat tertentu di lingkungan internal Kementerian Kesehatan melalui akun media komunikasi dalam jaringan pribadi atau kedinasan pegawai, harus disampaikan kepada Unit Kearsipan untuk dilakukan registrasi ke dalam Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis. (2) Penyampaian komunikasi kedinasan atau Naskah Dinas dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dalam bentuk tangkapan layar (capturing) atau salinan digital (soft file).

Prinsip pengendalian Naskah Dinas keluar: a. Pengiriman Naskah Dinas keluar dilakukan oleh Subbagian Administrasi Umum atau tim kerja yang membidangi Administrasi Umum di unit pengolah. b. Untuk surat yang bersifat biasa sebelum dikirim harus dilakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan Naskah Dinas, meliputi: 1) nomor dan tanggal Naskah Dinas; 2) cap dinas; 3) tanda tangan; 4) alamat yang dituju; dan 5) Lampiran (jika ada).

Pengendalian Naskah Dinas keluar dengan media rekam kertas dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: a. pencatatan; b. penggandaan; c. pengiriman; dan d. penyimpanan.

(1) Pada tahap pencatatan, Naskah Dinas keluar yang dikirim harus diregistrasi pada sarana pengendalian Naskah Dinas keluar. (2) Sarana pengendalian Naskah Dinas keluar dapat berupa: a. buku agenda; dan b. agenda elektronik. (3) Sarana pengendalian Naskah Dinas keluar paling sedikit memuat: a. nomor urut; b. tanggal pengiriman; c. nomor dan tanggal Naskah Dinas; d. tujuan Naskah Dinas; e. isi ringkas Naskah Dinas; dan f. keterangan.

(1) Penggandaan Naskah Dinas dilakukan setelah Naskah Dinas keluar ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. (2) Penggandaan Naskah Dinas keluar yang memiliki kategori klasifikasi keamanan Rahasia (R), dan Terbatas (T) harus diawasi secara khusus oleh petugas. (3) Halaman pertama Naskah Dinas menggunakan kop asli dan penanda tangan menggunakan cap basah.

(1) Naskah Dinas keluar yang akan dikirimkan oleh Unit Pengolah dimasukkan ke dalam amplop dengan mencantumkan alamat lengkap dan nomor Naskah Dinas sesuai dengan kategori klasifikasi keamanan. (2) Khusus untuk Naskah Dinas dengan kategori klasifikasi keamanan rahasia (R), dan terbatas (T), Naskah Dinas dapat dimasukkan ke dalam amplop kedua dengan hanya mencantumkan alamat yang dituju dan pembubuhan cap dinas. (3) Untuk mempercepat proses tindak lanjut Naskah Dinas, dapat dikirimkan secara khusus dengan menambahkan tanda u.p. (untuk perhatian) diikuti nama jabatan yang menindaklanjuti dibawah nama jabatan yang dituju.

(1) Penyimpanan Naskah Dinas keluar dilakukan oleh Unit Pengolah melalui sarana pengendalian Naskah Dinas dan pertinggal Naskah Dinas keluar. (2) Pertinggal Naskah Dinas keluar media rekam kertas merupakan verbal konsep dan Naskah Dinas akhir yang diparaf dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan jenjang kewenangannya; (3) Pertinggal Naskah Dinas keluar media rekam kertas yang disimpan diberkaskan menjadi satu kesatuan dengan Naskah Dinas masuk sesuai dengan klasifikasi Arsip.

Pengendalian Naskah Dinas keluar dengan media rekam elektronik menggunakan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 14 Tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Kesehatan (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2017 Nomor 330), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri Kesehatan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal 31 Desember 2024 MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA, Œ BUDI G. SADIKIN Diundangkan di Jakarta pada tanggal Д DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM REPUBLIK INDONESIA, Ѽ DHAHANA PUTRA BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2024 NOMOR Ж