Peraturan Menteri Nomor p-55-menlhk-setjen-kum-1-9-2019 Tahun 2019 tentang PENGELOLAAN ARSIP VITAL DI KEMENTERIAN LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 3. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 4. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 5. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 6. Pengelolaan Arsip Vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan pelindungan dan menyelamatkan Arsip Vital Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan. 7. Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip. 8. Daftar Jenis Arsip Vital adalah daftar yang memuat Arsip Vital berdasarkan jenisnya yang dimiliki oleh Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan yang digunakan sebagai pedoman pembuatan daftar Arsip Vital. 9. Daftar Arsip Vital adalah daftar yang paling sedikit memuat nama pencipta Arsip, nomor, asal Arsip/Unit Kerja, kode klasifikasi, jenis/series Arsip, nomor Arsip, retensi Arsip Vital, lokasi simpan, metode pelindungan. 10. Identifikasi Arsip Vital adalah kegiatan pendataan dan penentuan Arsip yang memenuhi kriteria sebagai Arsip Vital. 11. Pendataan Arsip Vital adalah kegiatan pengumpulan data tentang jenis, jumlah, media, lokasi, dan kondisi ruang penyimpanan arsip. 12. Pelindungan Arsip Vital adalah suatu kegiatan untuk mengamankan, menyelamatkan, dan memulihkan Arsip Vital dari kerusakan, hilang, atau musnah baik secara fisik maupun informasi yang diatur melalui suatu prosedur tetap. 13. Duplikasi (copy back up) adalah metode pelindungan Arsip Vital dengan melakukan penggandaan (back up) Arsip dalam bentuk media yang sama atau berbeda dengan Arsip yang asli. 14. Pemencaran (Dispersal) adalah metode pelindungan Arsip Vital dengan melakukan pemencaran Arsip hasil Duplikasi (copy back up) ke tempat penyimpanan Arsip pada lokasi yang berbeda. 15. Penyimpanan Khusus (Vaulting) adalah metode pelindungan Arsip Vital dengan melakukan penyimpanan arsip pada tempat atau sarana khusus. 16. Pengamanan Arsip Vital adalah suatu kegiatan melindungi Arsip Vital baik fisik maupun informasinya terhadap kemungkinan kehilangan dan kerusakan. 17. Penyelamatan Arsip Vital adalah suatu kegiatan untuk memindahkan (evakuasi) Arsip Vital ke tempat yang lebih aman. 18. Pemulihan Arsip Vital adalah suatu kegiatan perbaikan fisik Arsip Vital yang rusak akibat bencana atau lainnya. 19. Pengguna Arsip adalah orang atau satuan kerja yang mempunyai hak akses untuk menggunakan Arsip. 20. Series Arsip adalah himpunan Arsip yang tercipta, yang diatur dan dikelola sebagai suatu entitas informasi karena adanya keterkaitan secara fungsional, kegiatan, dan kesamaan subjek. 21. Unit Kerja adalah satuan kerja pada Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya. 22. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. 23. Pengelola Arsip adalah pejabat fungsional umum yang salah satu tugasnya mengelola arsip. 24. Sekretaris Jenderal adalah pejabat pimpinan tinggi madya yang melaksanakan tugas dan fungsi di bidang kesekretariatan di Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan. 25. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang lingkungan hidup dan kehutanan. 26. Kementerian adalah Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.

(1) Peraturan Menteri ini dimaksudkan untuk memberikan pedoman bagi Unit Kerja dalam mengelola Arsip Vital. (2) Peraturan Menteri ini bertujuan: a. mewujudkan pengelolaan Arsip Vital yang andal yang mampu menjamin tersedianya Arsip Vital dengan cepat, tepat, dan aman; b. menjamin keselamatan dan keamanan Arsip Vital sebelum maupun sesudah bencana; c. mendukung dan memperlancar penyelenggaraan administrasi Kementerian; d. mendukung layanan publik melalui akses informasi publik yang bersumber dari Arsip Vital; dan e. meningkatkan mutu pengelolaan Arsip Dinamis Kementerian.

Ruang lingkup Peraturan Menteri ini meliputi: a. Identifikasi Arsip Vital; b. penataan Arsip Vital; c. Pelindungan dan Pengamanan Arsip Vital; dan d. Penyelamatan dan Pemulihan Arsip Vital.

(1) Identifikasi Arsip Vital dilakukan dengan cara: a. analisis substansi Arsip; b. analisis organisasi; c. analisis hukum; dan d. analisis risiko. (2) Analisis substansi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dilakukan berdasarkan kriteria: a. merupakan prasyarat bagi keberadaan organisasi karena tidak tergantikan dari aspek administrasi maupun legalitas; b. sangat dibutuhkan untuk menjamin operasional organisasi; c. merupakan aset kekayaan dan bukti kepemilikan; d. dalam hal hilang akan menimbulkan kerugian secara finansial dan mengganggu eksistensi organisasi; dan/atau e. berkaitan dengan kebijakan strategis instansi. (3) Analisis organisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dilakukan berdasarkan: a. tugas, fungsi, dan struktur organisasi; b. fungsi substantif Arsip yang memiliki peran sentral dalam pencapaian tugas, dan tujuan organisasi; c. fungsi fasilitatif Arsip yang dapat memperlancar fungsi operatif organisasi; dan/atau d. kebijakan dan strategi organisasi. (4) Analisis hukum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c dilakukan untuk memperoleh data mengenai: a. Arsip yang dianalisis secara hukum mengandung hak dan kewajiban atas kepemilikan negara/warga negara; b. hilangnya Arsip yang dianalisis dapat menimbulkan tuntutan hukum terhadap individu atau organisasi; dan/atau c. hilangnya Arsip yang dianalisis secara hukum harus dibuktikan dengan duplikat Arsip dan surat pernyataan kehilangan bermaterai cukup. (5) Analisis risiko sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d dilakukan dengan menafsirkan kerugian: a. waktu dan biaya yang dibutuhkan organisasi untuk merekontruksi informasi yang hilang/musnah; b. waktu yang tidak produktif dan biaya yang harus dikeluarkan organisasi apabila Arsip yang dianalisis hilang/musnah; dan/atau c. kesempatan untuk memperoleh keuntungan apabila Arsip yang dianalisis hilang/musnah. (6) Arsip diidentifikasi sebagai Arsip Vital apabila memenuhi 4 (empat) analisis dan setiap analisis memenuhi paling sedikit 2 (dua) kriteria.

(1) Hasil Identifikasi Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 dituangkan dalam Daftar Jenis Arsip Vital. (2) Daftar Jenis Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun berdasarkan klasifikasi fasilitatif dan klasifikasi substantif. (3) Daftar Jenis Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diusulkan kepada Sekretaris Jenderal untuk ditetapkan dengan Keputusan Sekretaris Jenderal. (4) Format Daftar Jenis Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Untuk memudahkan identifikasi Arsip Vital, Sekretaris Jenderal membentuk Tim. (2) Tim sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diketuai oleh Kepala Biro Umum dengan anggota terdiri atas pejabat yang mewakili: a. unit pusat kearsipan; b. unit yang mempunyai fungsi di bidang hukum; c. unit yang mempunyai fungsi di bidang keuangan; d. unit yang mempunyai fungsi di bidang kepegawaian dan organisasi; dan e. unit yang mempunyai fungsi di bidang pengawasan. (3) Tim sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertugas: a. melakukan inventarisasi Arsip Vital; b. melakukan Identifikasi jenis Arsip Vital; c. menyusun Daftar Jenis Arsip Vital; dan d. mengusulkan penetapan Daftar Jenis Arsip Vital kepada Sekretaris Jenderal. (4) Tim sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibantu oleh Unit Kerja yang menghasilkan Arsip Vital.

(1) Inventarisasi Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (3) huruf a dilakukan dengan cara: a. menyampaikan formulir pendataan Arsip Vital; dan/atau b. pendataan langsung Arsip Vital; (2) Penyampaian formulir pendataan Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dilakukan oleh Kepala Biro Umum selaku Ketua Tim Identifikasi Arsip Vital kepada Unit Kerja. (3) Pendataan langsung Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dilakukan dengan kunjungan pada Unit Kerja oleh Tim Identifikasi Arsip Vital. (4) Formulir pendataan Arsip Vital yang disampaikan oleh Kepala Biro Umum selaku Ketua Tim Identifikasi Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diisi oleh Kepala Unit Kerja dan selanjutnya disampaikan kembali kepada Kepala Biro Umum selaku Ketua Tim Identifikasi Arsip Vital. (5) Format formulir pendataan Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Penataan Arsip Vital dilakukan melalui tahapan: a. verifikasi; b. pemeriksaan; c. penyusunan Daftar Arsip Vital; d. tunjuk silang; e. pelabelan; dan f. penempatan Arsip.

Verifikasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf a dilakukan untuk mengetahui secara pasti Arsip Vital yang ada di Unit Kerja, berdasarkan Daftar Jenis Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (2).

Pemeriksaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf b dilakukan terhadap kelengkapan Arsip Vital yang menggambarkan proses kegiatan dari awal sampai akhir dan pemeriksaan terhadap kondisi fisik Arsip.

(1) Penyusunan Daftar Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf c memuat uraian informasi rinci Arsip Vital yang dikelola oleh Unit Kerja. (2) Format Daftar Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran III yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Tunjuk silang sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf d dilakukan apabila: a. terjadi perubahan nama orang atau organisasi atau wilayah; b. berkas Arsip Vital yang memiliki lampiran tetapi berbeda media sehingga penyimpanannya berbeda; atau c. memiliki keterkaitan dengan berkas lain.

(1) Pelabelan sebagaimana dimaksud dalam pasal 8 huruf e dilakukan dengan menempelkan label pada sarana penyimpanan Arsip. (2) Ketentuan mengenai teknik pelabelan pada sarana penyimpanan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran IV yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Penempatan Arsip sebagaimana dimaksud Pasal 8 huruf f dilakukan pada sarana dan prasarana penyimpanan Arsip sesuai dengan jenis media Arsip. (2) Sarana dan prasarana penyimpanan Arsip sebagaimana dimaksud ayat (1) terdiri atas: a. ruang penyimpanan; b. filing cabinet; c. horizontal atau vertical cabinet; d. mini roll o’pack; e. pocket file; f. kertas label; g. Daftar Arsip Vital; h. out Indicator; i. indeks; dan j. kartu tunjuk silang; (3) Ruang penyimpanan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a merupakan ruangan dengan spesifikasi untuk menyimpan, memelihara, merawat, dan mengelola Arsip Vital. (4) Ketentuan mengenai sarana dan prasarana sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam Lampiran V yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Pelindungan dan Pengamanan Arsip Vital dilakukan untuk menjaga Arsip dari kerusakan. (2) Pelindungan dan Pengamanan Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh Arsiparis atau Pengelola Arsip di Unit Kerja.

(1) Pelindungan Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 dilakukan dengan metode: a. duplikasi (copy back up); b. pemencaran (dispersal); dan c. penyimpanan khusus (vaulting). (2) Duplikasi (copy back up) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dilakukan dengan digitalisasi atau yang telah dilegalisasi oleh pejabat yang berwenang. (3) Pemencaran (dispersal) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dilakukan dengan menyimpan duplikasi Arsip di Unit Pusat Kearsipan dan asli Arsip Vital tetap disimpan di Unit Kerja yang menghasilkan Arsip Vital. (4) Penyimpanan khusus (vaulting) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c dilakukan dengan penyimpanan pada sarana dan prasarana sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 ayat (2).

(1) Pengamanan Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 meliputi: a. pengamanan fisik Arsip Vital; dan b. pengamanan informasi dan layanan penggunaan Arsip Vital. (2) Pengamanan fisik Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dilakukan dengan: a. menggunakan sistem keamanan ruang penyimpanan Arsip seperti pengaturan akses, pengaturan ruang simpan, dan penggunaan sistem alarm; b. menempatkan Arsip Vital pada tingkat ketinggian yang bebas dari banjir; c. menggunakan struktur bangunan tahan gempa bumi dan lokasi yang tidak rawan bencana; dan d. menggunakan ruangan tahan api yang dilengkapi dengan peralatan alarm dan alat pemadam kebakaran. (3) Pengamanan informasi dan layanan penggunaan Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dilakukan dengan cara: a. membubuhkan kode rahasia pada Arsip Vital yang memuat informasi rahasia; dan b. menjamin Arsip Vital hanya digunakan oleh orang yang berhak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Penyelamatan dan Pemulihan Arsip Vital dilakukan untuk menjaga Arsip dari kerusakan yang disebabkan oleh: a. bencana alam terdiri atas gempa bumi, banjir, tsunami, perembesan air laut, longsor, kebakaran, letusan gunung berapi, badai, atau bencana lainnya; b. faktor manusia terdiri atas perang, sabotase, pencurian, penyadapan atau unsur kesengajaan dan kelalaian manusia; atau c. faktor alam terdiri atas air, serangga atau binatang pengerat, debu, bahan kimia, cahaya, suhu, dan kelembaban.

(1) Penyelamatan Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 dilaksanakan berdasarkan tingkatan luasan dampak kerusakan, terdiri atas: a. bencana berskala besar; dan b. bencana berskala kecil. (2) Pelaksanaan penyelamatan Arsip Vital dari bencana berskala besar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dilakukan dengan membentuk tim penyelamatan Arsip yang ditetapkan oleh Menteri dan berkoordinasi dengan Arsip Nasional Republik INDONESIA. (3) Pelaksanaan penyelamatan Arsip Vital dari bencana berskala kecil sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dilakukan oleh Unit Kearsipan yang terkena bencana dan berkoordinasi dengan Unit Pusat Kearsipan. (4) Penyelamatan Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan prosedur: a. mengevakuasi Arsip Vital yang terkena bencana dan memindahkan ke tempat yang lebih aman; b. mengidentifikasi jenis Arsip Vital yang mengalami kerusakan, jumlah dan tingkat kerusakannya dengan mengacu pada Daftar Arsip Vital; dan c. memulihkan kondisi (recovery) fisik Arsip Vital (rehabilitasi fisik Arsip Vital) dan tempat penyimpanan Arsip Vital rekonstruksi bangunan.

(1) Pelaksanaan Penyelamatan Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 ayat (1) dilakukan dengan cara: a. pengepakan; b. pembersihan; c. pembekuan; d. pengeringan; e. penggantian; f. penggandaan; dan g. pemusnahan. (2) Pengepakan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dilakukan sebelum melakukan pemindahan Arsip Vital dari lokasi bencana ke tempat yang aman, dengan terlebih dahulu dibungkus dan diikat dan selanjutnya dipindahkan. (3) Pembersihan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dilakukan dengan cara memilah dan membersihkan Arsip Vital secara manual dari kotoran yang menempel pada Arsip, selanjutnya disiram dengan cairan alkohol atau thymol agar kotoran yang menempel pada Arsip terlepas dan Arsip tidak lengket. (4) Pembekuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c dilakukan dengan cara mendinginkan sampai ke tingkat suhu minus 40oC (empat puluh derajat celcius) sehingga Arsip mengalami pembekuan. (5) Pengeringan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d dilakukan dengan cara mengeringkan menggunakan vakum pengering atau kipas angin dan tidak dijemur dalam panas matahari secara langsung. (6) Penggantian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf e dapat berupa salinan yang berasal dari tempat lain. (7) Penggandaan (back up) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf f dilakukan terhadap seluruh Arsip Vital yang sudah diselamatkan. (8) Pemusnahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf g dilakukan terhadap Arsip Vital yang sudah rusak parah dan dituangkan dalam Berita Acara Pemusnahan.

(1) Pemulihan Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 dilakukan dengan cara: a. stabilisasi dan Pelindungan Arsip Vital hasil penyelamatan; b. penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan pemulihan yang berkaitan dengan operasional Penyelamatan Arsip Vital; c. prosedur penyimpanan kembali; dan d. evaluasi dan pelaporan. (2) Stabilisasi dan Pelindungan Arsip Vital hasil penyelamatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dilakukan dengan prosedur: a. dilakukan perbaikan terhadap kerusakan struktur bangunan atau kebocoran; b. stabilitas suhu udara dan kelembaban dapat dikurangi dengan pengaturan sirkulasi udara atau menggunakan kipas angin; c. dalam hal seluruh bangunan mengalami kerusakan, Arsip yang sudah dievakuasi dan dipindahkan ke tempat aman harus dijaga untuk mencegah kerusakan yang semakin parah; dan d. dalam hal terjadi musibah kebakaran, atau kerusakan terhadap Arsip antara lain akibat jelaga, asap, racun, api, atau suhu udara yang sangat tinggi, harus segera dinetralisir dengan cara dijauhkan dari pusat bencana. (3) Penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan Pemulihan Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dilakukan untuk menentukan: a. jumlah dan jenis kerusakan; b. media atau peralatan apa yang terpengaruh dan ikut rusak; dan c. kebutuhan tenaga ahli dan peralatan dalam operasi penyelamatan. (4) Prosedur penyimpanan kembali Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c dilakukan dengan cara: a. membersihkan ruangan penyimpanan yang terkena dampak kerusakan; b. menempatkan kembali peralatan penyimpanan; c. menempatkan kembali; dan d. melakukan format ulang dan membuat duplikasi terhadap Arsip Vital elektronik yang berbentuk disket atau cakram digital serta disimpan di tempat tersendiri. (5) Evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d dilakukan untuk mengetahui tingkat keberhasilan penyelamatan Arsip Vital dan untuk mengantisipasi bencana. (6) Pelaporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d dilakukan dengan cara menyusun hasil kegiatan pemulihan dari Arsip Vital.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 30 September 2019 MENTERI LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN REPUBLIK INDONESIA, ttd SITI NURBAYA Diundangkan di Jakarta pada tanggal 14 Oktober 2019 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA