Peraturan Menteri Nomor 12 Tahun 2022 tentang SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN KLASIFIKASI AKSES ARSIP DINAMIS KEMENTERIAN LUAR NEGERI DAN PERWAKILAN REPUBLIK INDONESIA

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 2. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 3. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Dinamis. 4. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan Pencipta Arsip di lingkungannya. 5. Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis adalah kategori kerahasiaan informasi Arsip berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, masyarakat, dan perorangan. 6. Klasifikasi Akses Arsip Dinamis adalah kategori pembatasan akses terhadap Arsip berdasarkan kewenangan penggunaan Arsip terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi tertentu. 7. Pengamanan Arsip adalah program pelindungan fisik dan informasi Arsip berdasarkan klasifikasi keamanannya. 8. Biasa/Terbuka adalah klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh publik tidak merugikan siapapun. 9. Terbatas adalah klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan Republik INDONESIA/lembaga pemerintahan. 10. Rahasia adalah klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, dan/atau ketertiban umum. 11. Sangat Rahasia adalah klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA, dan/atau keselamatan bangsa. 12. Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri. 13. Perwakilan Republik INDONESIA yang selanjutnya disebut Perwakilan adalah perwakilan diplomatik dan perwakilan konsuler Republik INDONESIA yang berkedudukan di luar negeri dan/atau dalam negeri untuk secara resmi mewakili dan memperjuangkan kepentingan bangsa, negara, dan Pemerintah Republik INDONESIA pada negara penerima dan/atau pada organisasi internasional PBB dan non-PBB. 14. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. 15. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi yang selanjutnya disingkat PPID adalah pejabat yang ditunjuk oleh Menteri Luar Negeri atau Kepala Perwakilan untuk melaksanakan kegiatan pengelolaan informasi publik berupa penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan informasi publik di Kementerian dan Perwakilan. 16. Pengguna Internal adalah pejabat dan/atau pegawai yang menggunakan Arsip dan berasal dari lingkungan Kementerian dan Perwakilan. 17. Pengguna Eksternal adalah pihak yang menggunakan Arsip dan berasal dari luar Kementerian dan Perwakilan.

(1) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Klasifikasi Akses Arsip Dinamis Kementerian dan Perwakilan dimaksudkan untuk: a. mendorong Unit Pengolah agar memberkaskan Arsip Dinamis secara tertib, disertai dengan daftar Arsip aktifnya; b. memberikan petunjuk kepada Unit Pengolah agar dapat mengamankan dan mematuhi kewenangan akses terhadap Klasifikasi Keamanan dan Klasifikasi Akses Arsip Dinamis yang telah ditetapkan; c. melindungi fisik dan informasi Arsip dari kerusakan dan kehilangan sehingga ketersediaan, keterbacaan, keutuhan, otentisitas, dan keandalan Arsip dapat tetap terjaga; dan d. melindungi Arsip dari pengaksesan yang tidak sesuai aturan sehingga dapat dicegah terjadinya penyalahgunaan Arsip oleh pihak yang tidak berhak untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah. (2) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Klasifikasi Akses Arsip Dinamis Kementerian dan Perwakilan bertujuan untuk: a. menjadi acuan pelaksanaan dalam pengelolaan Arsip Dinamis; b. menyediakan layanan informasi Arsip Dinamis kepada publik dengan prinsip cepat, tepat, biaya ringan, dan aman; c. menyediakan informasi Arsip Dinamis yang dikategorikan Biasa/Terbuka dan dapat diakses seluas-luasnya bagi publik; d. menjamin keamanan Arsip bagi informasi yang dikecualikan; dan e. menciptakan kenyamanan bekerja bagi seluruh pegawai.

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Klasifikasi Akses Arsip Dinamis Kementerian dan Perwakilan mencakup: a. Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis; b. Klasifikasi Akses Arsip Dinamis; dan c. Pengamanan Arsip Dinamis.

(1) Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis dan Klasifikasi Akses Arsip Dinamis Kementerian dan Perwakilan didasarkan pada kategori kerahasiaan informasi yang terdiri atas: a. Sangat Rahasia; b. Rahasia; c. Terbatas; dan d. Biasa/Terbuka. (2) Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis dilakukan dengan ketentuan semakin tinggi tingkat kerahasiaan informasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1), tingkat pengamanan semakin tinggi. (3) Klasifikasi Akses Arsip Dinamis dilakukan dengan ketentuan semakin tinggi tingkat kerahasiaan informasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1), semakin ketat pengaturan akses bagi pengguna Arsip Dinamis.

(1) Klasifikasi Keamanan dan Klasifikasi Akses Arsip Dinamis Kementerian dan Perwakilan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 terdiri atas: a. Klasifikasi Keamanan dan Klasifikasi Akses Arsip Dinamis fasilitatif; dan b. Klasifikasi Keamanan dan Klasifikasi Akses Arsip Dinamis substantif. (2) Arsip Dinamis fasilitatif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a merupakan Arsip dalam kegiatan yang menghasilkan produk administratif atau penunjang dari tugas yang dilakukan di kesekretariatan. (3) Arsip Dinamis substantif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b merupakan Arsip dalam kegiatan pelaksanaan tugas dan fungsi kegiatan pokok Pencipta Arsip yang membedakan antara Pencipta Arsip yang satu dengan yang lain. (4) Klasifikasi Keamanan dan Klasifikasi Akses Arsip Dinamis fasilitatif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. (5) Klasifikasi Keamanan dan Klasifikasi Akses Arsip Dinamis substantif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Arsip Dinamis Kementerian dan Perwakilan dapat diakses oleh: a. Pengguna Internal; dan b. Pengguna Eksternal.

(1) Pengguna Internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf a terdiri atas: a. Menteri Luar Negeri dan Wakil Menteri Luar Negeri; b. kepala Perwakilan; c. pimpinan tinggi madya; d. pimpinan tinggi pratama, pejabat administrator, dan kepala unit pelaksana teknis; e. pejabat pengawas; f. pejabat fungsional; g. pengawas internal; h. Arsiparis; dan i. PPID. (2) Pengguna Internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a sampai dengan huruf f mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh Arsip Dinamis yang berada di bawah kewenangan masing-masing Pengguna Internal sesuai struktur organisasinya. (3) Pengguna Internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b tidak diberikan hak akses untuk Arsip Dinamis pada Pengguna Internal Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a, kecuali telah mendapatkan izin dari pejabat yang berwenang atas Arsip Dinamis tersebut. (4) Pengguna Internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c sampai dengan huruf f tidak diberikan hak akses untuk Arsip Dinamis pada tingkat Pengguna Internal dengan jabatan lebih tinggi, kecuali telah mendapatkan izin dari pejabat yang berwenang atas Arsip Dinamis tersebut. (5) Pengawas Internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf g dapat mengakses seluruh Arsip Dinamis pada Pencipta Arsip Dinamis dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan internal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (6) Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf h mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh Arsip Dinamis pada Pencipta Arsip dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi jabatannya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (7) PPID sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf i diberikan hak akses atas Arsip Dinamis dalam melakukan penyampaian informasi publik.

(1) Pengguna Eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf b terdiri atas: a. publik; b. pengawas eksternal; dan c. aparat penegak hukum. (2) Publik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a mempunyai hak untuk mengakses informasi dari Arsip Dinamis dengan tingkat kerahasiaan informasi kategori Biasa/Terbuka sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) huruf d sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (3) Pengawas eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b mempunyai hak untuk mengakses seluruh Arsip Dinamis pada Pencipta Arsip untuk melaksanakan fungsi pengawasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (4) Aparat penegak hukum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c mempunyai hak untuk mengakses Arsip Dinamis pada Pencipta Arsip yang terkait dengan perkara atau proses hukum yang sedang ditanganinya untuk melaksanakan fungsi penegakan hukum sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pengamanan Arsip Dinamis Kementerian dan Perwakilan bertujuan untuk menjadi acuan pembatasan akses yang digunakan oleh penyedia informasi.

(1) Pengamanan Arsip Dinamis Kementerian dan Perwakilan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 dilakukan terhadap Arsip konvensional dan Arsip elektronik. (2) Pengamanan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh Arsiparis di Unit Pengolah dan unit kearsipan. (3) Dalam hal belum tersedia Arsiparis pada Unit Pengolah dan unit kearsipan, pimpinan tinggi pratama dapat menugaskan pegawai pada unit kerja untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebagai pelaksana arsip. (4) Ketentuan mengenai pengamanan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran III yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, Peraturan Menteri Luar Negeri Nomor 8 Tahun 2015 tentang Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Kementerian Luar Negeri (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2015 Nomor 1284), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 26 Agustus 2022 MENTERI LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA, ttd RETNO L. P. MARSUDI Diundangkan di Jakarta pada tanggal 8 September 2022 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd YASONNA H. LAOLY