Peraturan Menteri Nomor 14 Tahun 2022 tentang TATA CARA LEGALISASI DOKUMEN PADA KEMENTERIAN LUAR NEGERI

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. Dokumen adalah surat tertulis atau tercetak yang dipakai sebagai bukti keterangan. 2. Dokumen Publik adalah surat tertulis atau tercetak yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang sebagai bukti keterangan dan/atau dibubuhi cap dan/atau segel resmi. 3. Legalisasi Dokumen yang selanjutnya disebut Legalisasi adalah tindakan untuk mengesahkan tanda tangan pejabat, pengesahan cap dan/atau segel resmi dalam dokumen yang dimohonkan berdasarkan verifikasi. 4. Pemohon adalah orang atau badan yang mengajukan permohonan Legalisasi. 5. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri. 6. Direktorat Jenderal adalah unit organisasi pada Kementerian yang menyelenggarakan tugas dan fungsi kekonsuleran. 7. Pejabat yang Ditunjuk pada Direktorat Konsuler adalah Pejabat pada Direktorat Konsuler yang Spesimen paraf dan tanda tangannya telah disampaikan kepada kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hukum dan hak asasi manusia, Perwakilan Republik INDONESIA, Perwakilan Negara Asing guna melegalisasi Dokumen. 8. Pejabat yang Ditunjuk pada Perwakilan adalah Pejabat pada Kedutaan Besar Republik INDONESIA, Konsulat Jenderal Republik INDONESIA, dan Konsulat Republik INDONESIA, yang spesimen paraf dan tanda tangannya telah disampaikan kepada Kementerian guna melegalisasi Dokumen. 9. Pejabat yang Ditunjuk oleh Menteri yang Menyelenggarakan Urusan Pemerintahan di Bidang Hukum dan Hak Asasi Manusia adalah pejabat pada kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hukum dan hak asasi manusia, yang spesimen paraf dan tanda tangannya telah disampaikan kepada Kementerian guna melegalisasi Dokumen. 10. Pejabat yang Ditunjuk pada Perwakilan Negara Asing adalah Pejabat pada Perwakilan Negara Asing yang berkedudukan di INDONESIA, yang spesimen paraf dan tanda tangannya telah disampaikan kepada Kementerian guna melegalisasi Dokumen. 11. Direktorat Konsuler adalah satuan kerja pada Kementerian yang memiliki tugas dan fungsi menyelenggarakan pelayanan kekonsuleran. 12. Perwakilan Republik INDONESIA, yang selanjutnya disebut Perwakilan, adalah Kedutaan Besar, Konsulat Jenderal atau Konsulat Republik INDONESIA di luar negeri yang menyelenggarakan pelayanan kekonsuleran. 13. Perwakilan Negara Asing adalah perwakilan diplomatik, dan/atau perwakilan konsuler yang diakreditasikan kepada Pemerintah dan berkedudukan di INDONESIA. 14. Spesimen adalah contoh tanda tangan pejabat, cap dan/atau segel resmi kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hukum dan hak asasi manusia, Perwakilan, dan/atau Perwakilan Negara Asing yang berkedudukan di INDONESIA, yang telah disampaikan ke Direktorat Konsuler untuk digunakan sebagai pembanding. 15. Kementerian Luar Negeri yang selanjutnya disebut Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri. 16. Hari adalah hari kerja.

(1) Legalisasi pada Kementerian menjadi tanggung jawab Direktorat Jenderal. (2) Legalisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Pejabat yang Ditunjuk pada Direktorat Konsuler.

Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 dilaksanakan berdasarkan permohonan.

(1) Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 dilakukan terhadap Dokumen yang terdiri atas: a. Dokumen yang diterbitkan di wilayah INDONESIA dan akan digunakan di luar wilayah INDONESIA; b. Dokumen yang diterbitkan di luar wilayah INDONESIA dan akan digunakan di wilayah INDONESIA; c. Dokumen yang diterbitkan oleh Perwakilan Negara Asing yang berkedudukan di wilayah INDONESIA dan akan digunakan di wilayah INDONESIA; atau d. Dokumen yang diterbitkan oleh Perwakilan Negara Asing yang berkedudukan di wilayah INDONESIA dan akan digunakan di luar wilayah INDONESIA. (2) Legalisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikecualikan terhadap: a. Dokumen yang diterbitkan di luar wilayah INDONESIA dan akan digunakan di wilayah INDONESIA yang telah dilekatkan sertifikat yang diterbitkan oleh otoritas kompeten sebagaimana dimaksud dalam Konvensi Penghapusan Persyaratan Legalisasi terhadap Dokumen Publik Asing; atau b. Dokumen Publik yang diterbitkan di wilayah INDONESIA dan akan digunakan di luar wilayah INDONESIA sebagaimana ditetapkan oleh menteri pada kementerian yang ditunjuk sebagai otoritas kompeten INDONESIA untuk penerapan konvensi sebagaimana dimaksud pada huruf (a).

(1) Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) dilakukan terhadap Dokumen yang terlebih dahulu dilegalisasi oleh: a. Pejabat yang Ditunjuk oleh Menteri yang Menyelenggarakan Urusan Pemerintahan di Bidang Hukum dan Hak Asasi Manusia untuk Dokumen sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf a; atau b. Pejabat yang Ditunjuk pada Perwakilan atau Pejabat yang Ditunjuk pada Perwakilan Negara Asing untuk Dokumen sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf b. (2) Legalisasi terhadap Dokumen yang diterbitkan oleh Perwakilan Negara Asing sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf c dan huruf d diajukan tanpa perlu terlebih dahulu dilegalisasi oleh pejabat yang ditunjuk sebagaimana dimaksud pada ayat (1).

(1) Dalam hal Dokumen yang dilegalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) menggunakan bahasa asing, Pejabat yang Ditunjuk pada Direktorat Konsuler dapat meminta terjemahan Dokumen tersebut dalam Bahasa INDONESIA. (2) Penerjemahan Dokumen yang menggunakan bahasa asing ke dalam Bahasa INDONESIA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus dilakukan oleh penerjemah tersumpah. (3) Penerjemah tersumpah sebagaimana dimaksud pada ayat (2) adalah penerjemah tersumpah yang terdaftar pada kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hukum dan hak asasi manusia.

(1) Permohonan Legalisasi diajukan oleh Pemohon dengan melakukan pendaftaran secara elektronik melalui aplikasi Legalisasi dalam laman resmi Kementerian. (2) Pendaftaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan cara: a. mengisi data identitas Pemohon pada formulir pendaftaran; b. membuat kata kunci; dan c. mengunggah foto kartu identitas. (3) Data identitas Pemohon sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a paling sedikit terdiri atas: a. nama; b. nomor kartu identitas; c. alamat domisili; d. nomor telepon; dan e. alamat surat elektronik. (4) Pemohon yang telah melakukan pendaftaran sebagaimana dimaksud pada ayat (2) memperoleh akun untuk mengajukan permohonan Legalisasi. (5) Akun sebagaimana dimaksud pada ayat (4) dapat digunakan oleh Pemohon dalam setiap pengajuan permohonan Legalisasi.

(1) Pemohon yang telah memperoleh akun sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (4) mengajukan permohonan Legalisasi secara elektronik melalui aplikasi Legalisasi dalam laman resmi Kementerian dengan cara: a. mengisi formulir permohonan; b. mengunggah salinan lunak keseluruhan Dokumen yang akan dilegalisasi; dan c. memberikan pernyataan bertanggung jawab atas kebenaran permohonan Legalisasi dan penggunaan Dokumen hasil Legalisasi. (2) Formulir permohonan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a paling sedikit memuat: a. negara tujuan Dokumen akan digunakan; b. nama Dokumen yang akan dilegalisasi; c. nomor Legalisasi yang diterakan oleh pejabat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) huruf a atau huruf b; d. nama pejabat yang melakukan Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) huruf a atau huruf b; dan e. instansi yang berwenang melakukan Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) huruf a atau huruf b.

(1) Pejabat yang Ditunjuk pada Direktorat Konsuler melakukan verifikasi terhadap permohonan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (1). (2) Verifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan: a. memeriksa kesesuaian isian pada formulir sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (1) huruf a dengan Dokumen yang diunggah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (1) huruf b; dan b. memeriksa kesesuaian Legalisasi yang dilakukan oleh pejabat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) huruf a dan huruf b dengan Spesimen. (3) Pemeriksaan kesesuaian sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b dilakukan dengan membandingkan Spesimen dari: a. kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hukum dan hak asasi manusia untuk Dokumen sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf a; b. Perwakilan atau Perwakilan Negara Asing untuk Dokumen sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf b; atau c. Perwakilan Negara Asing untuk Dokumen sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf c dan huruf d.

(1) Verifikasi Dokumen sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) dilakukan dalam waktu paling lama 1 (satu) Hari setelah permohonan secara elektronik diterima. (2) Jangka waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dikecualikan dalam hal diperlukan klarifikasi atas Spesimen yang tertera pada Dokumen yang akan dilegalisasi.

Pejabat yang Ditunjuk pada Direktorat Konsuler dapat menyetujui atau menolak permohonan Legalisasi.

(1) Penolakan permohonan Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 dilakukan dalam hal berdasarkan hasil verifikasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 dan Pasal 10 ditemukan hal sebagai berikut: a. Spesimen tidak cocok; b. Dokumen sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (1) huruf b yang diunggah tidak terbaca; atau c. informasi yang disampaikan dalam formulir permohonan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) tidak sesuai dengan Dokumen yang diunggah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (1) huruf b, (2) Selain alasan penolakan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (1), Pejabat yang Ditunjuk pada Direktorat Konsuler dapat menolak permohonan Legalisasi jika terdapat laporan dan/atau indikasi penyalahgunaan data dan informasi oleh Pemohon dan/atau pihak lain terhadap Dokumen yang akan dilegalisasi. (3) Penolakan permohonan Legalisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) disampaikan melalui pemberitahuan secara elektronik dengan disertai alasan penolakan. (4) Dalam hal permohonan ditolak, Pemohon dapat mengajukan kembali permohonan Legalisasi.

(1) Dalam hal permohonan Legalisasi disetujui sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1), Pemohon dapat melanjutkan proses Legalisasi. (2) Dalam hal Pemohon mengajukan lebih dari 1 (satu) permohonan, Pemohon dapat menentukan Dokumen yang akan dilegalisasi. (3) Setelah melakukan proses sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2), Pemohon memperoleh pemberitahuan secara elektronik terkait biaya Legalisasi, kode dan cara pembayaran. (4) Besaran biaya Legalisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dibayarkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan mengenai penerimaan negara bukan pajak yang berlaku pada Kementerian.

Lembaga penerima pembayaran yang ditunjuk oleh Direktorat Jenderal melakukan verifikasi terhadap pembayaran biaya Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 ayat (3).

(1) Dalam hal pembayaran telah sesuai, Pemohon memperoleh pemberitahuan status pembayaran secara elektronik dan dapat melanjutkan proses penerbitan tiket pengambilan. (2) Setelah melakukan proses sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Pemohon memperoleh tiket pengambilan secara elektronik. (3) Tiket pengambilan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) memuat informasi mengenai Dokumen yang dilegalisasi, jadwal pengambilan dan metode pengambilan yang dipilih oleh Pemohon.

(1) Legalisasi pada Dokumen dilakukan dengan mencetak stiker Legalisasi. (2) Petugas melakukan pencetakan stiker Legalisasi berdasarkan tiket pengambilan. (3) Pengambilan stiker Legalisasi dapat dilakukan melalui: a. loket pelayanan Konsuler; atau b. layanan pengiriman Dokumen ke alamat yang ditentukan oleh Pemohon. (4) Penyerahan stiker Legalisasi di loket pelayanan Konsuler sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf a dilakukan sesuai jadwal pengambilan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (3). (5) Biaya pengiriman stiker Legalisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf b dibebankan pada Pemohon sesuai tarif yang ditentukan oleh pihak penyedia layanan pengiriman dokumen. (6) Pemohon menerima bukti tanda terima stiker Legalisasi.

Stiker Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (1) paling sedikit memuat: a. lambang negara Garuda Pancasila; b. logo Kementerian; c. cap Kementerian; d. nomor seri stiker; e. nama Pejabat yang Ditunjuk oleh Menteri yang Menyelenggarakan Urusan Pemerintahan di Bidang Hukum dan Hak Asasi Manusia atau pada Perwakilan atau pada Perwakilan Negara Asing yang melegalisasi Dokumen; f. nomor Legalisasi; g. tempat dan tanggal Legalisasi; h. nama dan tanda tangan Pejabat yang Ditunjuk pada Direktorat Konsuler; i. quick response code; j. nomor dokumen atau nama pemilik dokumen; k. jenis dokumen; dan l. pernyataan Kementerian tidak bertanggung jawab atas isi Dokumen yang dilegalisasi.

(1) Dalam hal terdapat kendala pada pelaksanaan Legalisasi Dokumen secara elektronik, Direktorat Konsuler menerapkan tata cara darurat Legalisasi Dokumen. (2) Tata cara darurat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditentukan oleh Direktur Konsuler.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, Peraturan Menteri Luar Negeri Nomor 13 Tahun 2019 tentang Tata Cara Legalisasi Dokumen pada Kementerian Luar Negeri (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2019 Nomor 897) dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 31 Oktober 2022 MENTERI LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA, ttd. RETNO L.P. MARSUDI Diundangkan di Jakarta pada tanggal 4 November 2022 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd. YASONNA H. LAOLY