Peraturan Menteri Nomor 5 Tahun 2019 tentang PEDOMAN PENGHITUNGAN KEBUTUHAN JABATAN FUNGSIONAL PENATA KANSELERAI

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat PNS adalah warga negara INDONESIA yang memenuhi syarat tertentu, diangkat sebagai Pegawai Aparatur Sipil Negara secara tetap oleh Pejabat Pembina Kepegawaian untuk menduduki jabatan pemerintahan. 2. Pejabat Pembina Kepegawaian adalah pejabat yang mempunyai kewenangan MENETAPKAN pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian PNS dan pembinaan manajemen PNS di instansi pemerintah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 3. Pejabat yang Berwenang adalah pejabat yang mempunyai kewenangan melaksanakan proses pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian PNS sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 4. Jabatan Fungsional Penata Kanselerai adalah jabatan yang mempunyai ruang lingkup tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk melaksanakan kegiatan kekanseleraian yang meliputi penataan keuangan, barang milik negara, ketatausahaan dan kepegawaian di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan Republik INDONESIA untuk mendukung kegiatan diplomatik dan konsuler. 5. Pejabat Fungsional Penata Kanselerai yang selanjutnya disebut Penata Kanselerai adalah PNS yang diberikan tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk melaksanakan kegiatan kekanseleraian yang meliputi penataan keuangan, barang milik negara, ketatausahaan dan kepegawaian di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan untuk mendukung kegiatan diplomatik dan konsuler. 6. Unit Organisasi adalah bagian dari suatu kementerian negara/lembaga yang bertanggung jawab terhadap pengkoordinasian dan/atau pelaksanaan suatu program. 7. Perwakilan Republik INDONESIA yang selanjutnya disebut Perwakilan adalah perwakilan diplomatik dan perwakilan konsuler Republik INDONESIA yang secara resmi mewakili dan memperjuangkan kepentingan bangsa, negara, dan pemerintah Republik INDONESIA secara keseluruhan di negara penerima atau pada organisasi internasional. 8. Angka Kredit adalah satuan nilai dari tiap butir kegiatan dan/atau akumulasi nilai butir-butir kegiatan yang harus dicapai oleh Penata Kanselerai untuk pembinaan karier yang bersangkutan. 9. Beban Kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu. 10. Jam Kerja Efektif adalah jam kerja yang secara objektif digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan atau kegiatan unsur utama. 11. Rencana Strategis yang selanjutnya disebut Renstra merupakan dokumen perencanaan kementerian/lembaga untuk periode 5 (lima) tahun sebagai penjabaran dari Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional dengan memuat visi, misi, tujuan, strategi, kebijakan, program, dan kegiatan kementerian/lembaga serta memperhatikan kesesuaian dengan visi dan misi PRESIDEN terpilih.

Ruang lingkup Peraturan Menteri ini mengatur mengenai: a. penyusunan kebutuhan; dan b. pengusulan dan penetapan kebutuhan.

Peyusunan kebutuhan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf a terdiri atas: a. prinsip penyusunan kebutuhan; b. aspek dalam penghitungan kebutuhan; c. waktu pelaksanaan penyusunan kebutuhan; d. pelaksana penyusunan kebutuhan; dan e. tata cara penyusunan kebutuhan.

Prinsip penyusunan kebutuhan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a terdiri atas: a. kebutuhan didasarkan analisis kebutuhan jabatan dengan menghitung rasio keseimbangan antara Beban Kerja dengan jumlah Penata Kanselerai yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan unsur utama sesuai dengan jenjang jabatannya; b. kebutuhan Penata Kanselerai di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan memperhatikan jumlah Kantor Perwakilan diplomatik dan konsuler yang dilayani, ruang lingkup dan kompleksitas bidang pengelolaan kanselerai, intensitas pekerjaan di kanselerai; bobot misi; dan/atau intensitas dan derajat hubungan INDONESIA dengan negara penerima dan organisasi internasional; dan c. perpindahan dalam posisi Jabatan Fungsional Penata Kanselerai, karena adanya mutasi atau kenaikan jenjang jabatan memperhatikan ketersediaan kebutuhan jabatan.

(1) Aspek dalam penghitungan kebutuhan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b terdiri atas: a. Beban Kerja; b. standar kemampuan rata-rata/standar waktu penyelesaian kegiatan; dan c. waktu kerja efektif. (2) Beban Kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a diperoleh berdasarkan jumlah target kerja yang ditetapkan oleh Unit Organisasi/Perwakilan untuk masing-masing jenjang Jabatan Fungsional Penata Kanselerai. (3) Standar kemampuan rata-rata/standar waktu penyelesaian kegiatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dilakukan dengan: a. melakukan pengamatan atau wawancara dengan beberapa Penata Kanselerai dari Unit Organisasi/Perwakilan yang berbeda namun mempunyai tugas dan fungsi serta hasil kerja yang homogen sehingga hasil analisisnya lebih memadai; dan/atau b. menggunakan Angka Kredit untuk masing-masing kegiatan sesuai dengan Lampiran I Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 13 Tahun 2018 tentang Jabatan Fungsional Penata Kanselerai. (4) Waktu kerja efektif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c terdiri atas: a. hari kerja efektif yaitu jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur kerja, hari libur nasional, dan cuti bersama; dan b. Jam Kerja Efektif yaitu jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance).

(1) Waktu pelaksanaan penyusunan kebutuhan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf c dilakukan dalam jangka waktu 5 (lima) tahun dengan didasarkan pada Renstra. (2) Jangka waktu 5 (lima) tahun sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dirinci setiap 1 (satu) tahun berdasarkan prioritas kebutuhan.

Pelaksana penyusunan kebutuhan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf d terdiri atas: a. pimpinan tinggi pratama yang membidangi organisasi; b. pimpinan tinggi pratama yang membidangi sumber daya manusia; c. pimpinan tinggi pratama yang membidangi pembinaan jabatan fungsional; dan d. Kepala Perwakilan pada Perwakilan terkait.

Tata cara penyusunan kebutuhan Jabatan Fungsional Penata Kanselerai sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf e melalui tahapan: a. menginventarisasi seluruh kegiatan tugas jabatan yang dapat dinilai dengan Angka Kredit untuk masing-masing kegiatan; b. memperkirakan jumlah/volume hasil dari setiap butir kegiatan selama 1 (satu) tahun; c. menginventarisasi nilai Angka Kredit seluruh kegiatan tugas jabatan yang mencerminkan standar Jam Kerja Efektif yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap kegiatan; d. menggunakan Jam Kerja Efektif 1 (satu) tahun sebesar 1.250 (seribu dua ratus lima puluh) jam berdasarkan jam kerja formal 37 (tiga puluh tujuh) jam 30 (tiga puluh) menit dalam 1 (satu) minggu dikurangi allowance rata- rata sekitar 30% (tiga puluh persen) dari jumlah jam kerja formal; e. menghitung angka konstanta untuk masing-masing jenjang jabatan fungsional dengan cara membagi selisih Angka Kredit kumulatif minimal jenjang pangkat di atasnya dengan Angka Kredit minimal di jenjang pangkatnya dengan perkalian antara masa kerja kepangkatan secara normal, yaitu 4 (empat) tahun dan jumlah Jam Kerja Efektif selama 1 (satu) tahun yang tercantum dalam Lampiran Peraturan Menteri ini; f. menentukan waktu penyelesaian kegiatan untuk Jabatan Fungsional Penata Kanselerai; g. menentukan perkiraan volume/Beban Kerja berdasarkan target yang ditetapkan oleh Unit Organisasi/Perwakilan dalam 1 (satu) tahun yang harus diselesaikan oleh Penata Kanselerai sesuai dengan jenjang jabatannya; h. menghitung waktu penyelesaian volume masing-masing kegiatan untuk setiap jenjang Jabatan Fungsional Penata Kanselerai dengan cara mengalikan waktu penyelesaian kegiatan dengan volume masing-masing kegiatan untuk setiap jenjang Jabatan Fungsional Penata Kanselerai yang tercantum dalam Lampiran Peraturan Menteri ini; i. menghitung jumlah waktu penyelesaian volume dari seluruh kegiatan dalam 1 (satu) tahun sesuai dengan jenjang Jabatan Fungsional Penata Kanselerai yang tercantum dalam Lampiran Peraturan Menteri ini; j. menghitung jumlah kebutuhan untuk Jabatan Fungsional Penata Kanselerai sesuai jenjangnya dengan cara membagi jumlah waktu penyelesaian volume kegiatan dalam 1 (satu) tahun dengan standar Jam Kerja Efektif dalam 1 (satu) tahun; k. menentukan jumlah kebutuhan Jabatan Fungsional Penata Kanselerai yang tercantum dalam Lampiran Peraturan Menteri ini; dan l. menghitung kebutuhan jabatan yang lowong untuk jangka waktu 5 (lima) tahun bagi setiap jenjang Jabatan Fungsional Penata Kanselerai.

Pengusulan kebutuhan pada Unit Organisasi dilaksanakan dengan cara sebagai berikut: a. pimpinan tinggi pratama pada Unit Organisasi dan pimpinan tinggi pratama di lingkungan sekretariat jenderal melakukan penyusunan kebutuhan; dan b. hasil penyusunan kebutuhan oleh pimpinan tinggi pratama pada Unit Organisasi dan pimpinan tinggi pratama di lingkungan sekretariat jenderal diverifikasi oleh pimpinan tinggi pratama yang membidangi organisasi.

Pengusulan kebutuhan di Perwakilan dilaksanakan dengan cara sebagai berikut: a. Perwakilan melakukan penyusunan kebutuhan; dan b. hasil penyusunan kebutuhan oleh Perwakilan diverifikasi oleh pimpinan tinggi pratama yang membidangi organisasi.

Penetapan kebutuhan pada unit organisasi dilaksanakan dengan cara sebagai berikut: a. pimpinan tinggi pratama yang membidangi organisasi, pimpinan tinggi pratama yang membidangi sumber daya manusia, dan pimpinan tinggi pratama yang membidangi pembinaan jabatan fungsional memvalidasi usulan penetapan kebutuhan; b. pimpinan tinggi pratama yang membidangi organisasi menyampaikan usulan penetapan kebutuhan yang telah divalidasi kepada sekretaris jenderal; c. sekretaris jenderal menyampaikan usulan penetapan kebutuhan kepada seluruh pejabat pimpinan tinggi madya yang mengajukan usulan kebutuhan untuk mendapatkan paraf persetujuan; d. sekretaris jenderal menyampaikan usulan penetapan kebutuhan kepada Pejabat Pembina Kepegawaian Kementerian Luar Negeri; dan e. Pejabat Pembina Kepegawaian Kementerian Luar Negeri MENETAPKAN kebutuhan dalam bentuk peta jabatan.

Penetapan kebutuhan di Perwakilan dilaksanakan dengan cara sebagai berikut: a. pimpinan tinggi pratama yang membidangi organisasi, pimpinan tinggi pratama yang membidangi sumber daya manusia, dan pimpinan tinggi pratama yang membidangi pembinaan jabatan fungsional memvalidasi usulan penetapan kebutuhan di Perwakilan; b. pimpinan tinggi pratama yang membidangi organisasi menyampaikan usulan penetapan kebutuhan yang telah divalidasi kepada sekretaris jenderal; c. sekretaris jenderal menyampaikan usulan penetapan kebutuhan kepada Pejabat Pembina Kepegawaian Kementerian Luar Negeri; dan d. Pejabat Pembina Kepegawaian Kementerian Luar Negeri MENETAPKAN kebutuhan dalam bentuk peta jabatan.

Ketentuan lebih lanjut mengenai pedoman penghitungan kebutuhan Jabatan Fungsional Penata Kanselerai yang tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 11 Februari 2019 MENTERI LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA, ttd RETNO L. P. MARSUDI Diundangkan di Jakarta pada tanggal 15 Februari 2019 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA