Peraturan Menteri Nomor 8 Tahun 2010 tentang TATA KEARSIPAN KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT

Ketentuan Umum dalam Peraturan Menteri ini meliputi hal-hal sebagai berikut 1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 2. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 4. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya menurun. 5. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA. 6. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 7. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya. 8. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. 9. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. 10. Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. 11. Daftar pencarian arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik. 12. Daftar arsip yang selanjutnya disingkat DA adalah daftar yang berisi arsip inaktif yang dimiliki oleh unit kearsipan instansi pencipta arsip, yang digunakan sebagai sarana penyimpanan dan penemuan kembali arsip. 13. Indeks arsip adalah kata tangkap/tanda pengenal arsip, mengindeks adalah menentukan tanda pengenal arsip melalui kegiatan pengklasifikasian masalah dan judul/kata tangkap pada arsip, yang akan digunakan sebagai petunjuk untuk penyimpanan dan penemuan kembali. 14. Jaringan informasi kearsipan nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional. 15. Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 16. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. 17. Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. 18. Meter lilier (ML) adalah ukuran perhitungan jumlah arsip yang ditata secara horizontal (deret kesamping) dalam meter. 19. Nilai guna arsip ialah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. 20. Nilai guna primer adalah nilai arsip didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pencipta arsip. 21. Nilai guna administrasi ialah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. 22. Nilai guna hukum adalah nilai guna arsip didasarkan pada isi arsip berupa bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah. 23. Nilai guna keuangan adalah nilai guna arsip didasarkan pada isi arsip berupa segala hal ikhwal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan. 24. Nilai guna ilmiah dan teknologi adalah nilai guna arsip didasarkan pada isi arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan. 27. Nilai guna sekunder adalah nilai guna arsip didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain dan atau kepentingan umum di luar lembaga/instansi pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional. 28. Nilai guna kebuktian adalah nilai guna arsip didasarkan pada isi arsip yang memiliki fakta-fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/instansi itu diciptakan, dikembangkan, diatur, fungsi dan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan serta hasil/akibat kegiatannya itu. 29. Nilai guna informasional adalah nilai guna arsip didasarkan pada isi arsip yang memiliki informasi yang berguna untuk berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi penciptanya, yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya. 30. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan. 31. Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. 32. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. 33. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. 34. Pola klasifikasi arsip adalah sistem pengelompokkan arsip berdasarkan permasalahan/subjek dari seluruh kegiatan yang dilakukan oleh unit kerja/satuan kerja dalam rangka pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya. 35. Sistem kearsipan nasional yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional. 36. Sistem kearsipan elektronik adalah suatu sistem kearsipan menggunakan media elektronik yang digunakan dalam rangka pengelolaan arsip secara efektif dan efisien. 37. Tata kearsipan adalah ketatalaksanaan penyelenggaraan kearsipan yang dilaksanakan oleh instansi/organisasi/perusahaan pencipta arsip. 38. Tunjuk silang adalah lembaran formulir yang berisi informasi tentang subjek suatu arsip yang berkaitan atau ada hubungannya dengan subjek arsip atau dokumen lainnya. 39. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 40. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

Tata kearsipan ini bertujuan (1) Menciptakan tertib kearsipan untuk mendukung kelancaran administrasi perkantoran yang diperlukan dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi Kementerian Perumahan Rakyat. (2) Menciptakan ketersediaan bahan pertanggungjawaban kinerja instansi yang bersumber dari arsip agar dapat mendukung tersedianya bahan pertanggungjawaban nasional, yang merupakan bagian dari memori kolektif bangsa. Asas-Asas Tata Kearsipan

(1) Tata kearsipan Kementerian dilaksanakan berdasarkan asas sentralisasi dalam kebijakan dan asas desentralisasi dalam pelaksanaan. (2) Asas sentralisasi dalam kebijakan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) adalah bahwa wewenang dalam penetapan kebijakan tata kearsipan Kementerian Perumahan Rakyat berada pada Menteri Negara Perumahan Rakyat. (3) Sekretaris Kementerian up. Kepala Biro Umum mempunyai wewenang melakukan koordinasi, pembinaan dan pengawasan dalam penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat.

(1) Asas desentralisasi dalam pelaksanaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) meliputi kegiatan pengelolaan arsip aktif dan penyusutan arsip inaktif pada unit kerja/satuan kerja di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat. (2) Penetapan kebijakan tata kearsipan Kementerian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2), adalah penyiapan pedoman meliputi tata kearsipan, tata naskah dinas, pola klasifikasi arsip, pedoman penyusutan arsip, jadwal retensi arsip dan petunjuk atau prosedur lain serta pengembangan sistem kearsipan Kementerian Perumahan Rakyat. (3) Pelaksanaan koordinasi, pembinaan, dan pengawasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (3), adalah meliputi koordinasi dalam pengelolaan, pemindahan dan penyerahan arsip, pembinaan dan bimbingan dalam pengelolaan dan pelatihan terhadap sumber daya manusia pelaksana kearsipan, pengawasan terhadap penyelenggaraan kearsipan sesuai ketentuan perundangan-undangan yang berlaku.

Unit kearsipan instansi Kementerian ditetapkan sebagai berikut (1) Biro Umum u.p. Bagian Administrasi adalah sebagai Unit Kearsipan Kementerian selanjutnya disingkat UKK. (2) Seluruh unit kerja/satuan kerja di lingkungan Kementerian u.p. Sub Bagian Tata Usaha/Sekretaris/staf yang ditunjuk yang diberi tugas sebagai pelaksana unit kearsipan satuan kerja/unit kerja selanjutnya disingkat UKS. Tugas dan Tanggung Jawab Unit Kearsipan

(1) Tugas dan tanggung jawab UKK adalah melakukan pengelolaan arsip inaktif di lingkungan Kementerian, penyiapan arsip statis yang akan diserahkan ke lembaga kearsipan serta pembinaan dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kementerian. (2) Tugas dan tanggung jawab UKS adalah melakukan pengelolaan arsip aktif di lingkungan masing-masing unit kerja/satuan kerja, pemindahan arsip inaktif secara berkala sesuai JRA kepada UKK. Tugas dan Tanggung Jawab Unit Pengolah

(1) Tugas dan tanggung jawab unit pengolah adalah melakukan pengolahan informasi yang terkandung dalam naskah dinas atau arsip untuk ditindaklanjuti sesuai tujuan naskah, disposisi dan atau arahan pimpinan Kementerian, pimpinan unit kerja/satuan kerja dalam rangka penciptaan arsip sebagai sarana komunikasi tertulis dalam kedinasan. (2) Unit pengolah di lingkungan Kementerian adalah seluruh unit kerja/satuan kerja pencipta arsip terdiri atas a. pimpinan pengolah b. pelaksana pengolah c. tata usaha pengolah (3) Pimpinan pengolah sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a, adalah para pejabat penanggungjawab langsung yang diberi tugas dari Menteri/pimpinan unit kerja/pimpinan satuan kerja untuk melakukan pengolahan dan tindak lanjut naskah/arsip dalam rangka penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi Kementerian/unit kerja/satuan kerja. (4) Pelaksana pengolah sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b, adalah para pejabat bawahan langsung dari para pimpinan pengolah pada masing- masing unit kerja/satuan kerja, yang diberi tugas dari masing-masing pimpinan pengolah untuk menyiapkan konsep/rancangan penyelesaian/tindak lanjut naskah/arsip. (5) Tata usaha pengolah sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c, adalah para kasubbag tata usaha/sekretaris/staf yang ditunjuk yang ditugaskan untuk mengurus proses pengolahan dan tindak lanjut naskah/arsip baik dari pimpinan pengolah maupun pelaksana pengolah pada masing-masing unit kerja/satuan kerja. Struktur Organisasi Kearsipan

Struktur organisasi kearsipan Kementerian dan organisasi kearsipan unit kerja/satuan kerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5, Pasal 6 dan Pasal 7 adalah terlampir pada Lampiran 1 yang merupakan bagian tak terpisahkan dengan Peraturan Menteri ini.

(1) Setiap unit kerja/satuan kerja di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat dalam melakukan kegiatan penciptaan arsip agar dilakukan dengan baik dan benar sesuai norma, standar, prosedur dan kaidah kearsipan yang berlaku. (2) Setiap unit kerja/satuan kerja di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat sebagai pencipta arsip wajib mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat. (3) Setiap unit kerja/satuan kerja di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat sebagai pencipta arsip wajib menyimpan, menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip aktif. (4) Setiap unit kerja/satuan kerja di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat wajib mengelola dan mengatur dalam perjanjian kerja dengan pihak ketiga yang diberi pekerjaan dengan sumber dana APBN, agar setelah selesai pekerjaannya, menyerahkan arsip yang tercipta dari pekerjaan tersebut kepada unit kerja/satuan kerja pemberi pekerjaan. (5) Setiap pejabat/petugas yang bertanggungjawab atas pelaksanaan pengelolaan arsip aktif wajib menjaga, memelihara dan mengamankan arsip, baik secara fisik maupun informasinya dan dilarang menyampaikan fisik dan atau isi informasinya kepada pihak yang tidak berhak sesuai ketentuan yang berlaku. (6) Pejabat dan atau pelaksana yang melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat 5 dapat dikenakan sanksi administratif dan atau pidana. (7) UKS dapat memberikan pelayanan peminjaman arsip aktif yang memiliki sifat tertutup, pelaksanaannya dilakukan hanya untuk kepentingan dinas, dengan ketentuan a. peminjaman dilakukan oleh pejabat yang mempunyai tugas pokok di bidang yang terkait dengan subjek arsip yang bersangkutan dan atau pejabat lain yang berkaitan dengan subjek/masalah tersebut. b. peminjaman arsip inaktif dapat dilayani setelah mendapat ijin dari pemilik arsip/unit pengolah. c. setiap peminjaman arsip aktif harus mengisi formulir peminjaman rangkap 3, sebagaimana terlampir pada Lampiran 7-i yang merupakan bagian tak terpisahkan dengan Peraturan Menteri ini. (8) Setiap unit kerja/satuan kerja up. UKS di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat wajib melakukan penataan berkas kerja yang telah selesai prosesnya dan membuat daftar arsip aktif sebagaimana bagan flowchart pengelolaan arsip terlampir pada Lampiran 7-a yang merupakan bagian tak terpisahkan dengan Peraturan Menteri ini. (9) Dalam prosedur penataan arsip, prosesnya dilakukan menggunakan sistem klasifikasi arsip, indeks dan tunjuk silang. (10) Tata cara indeks dan tunjuk silang sebagaimana dimaksud pada ayat (9) terlampir pada Lampiran 2 Peraturan Menteri ini. (11) Tata cara pengelolaan meliputi penataan, penyimpanan, pemeliharaan, dan peminjaman sebagaimana dimaksudkan pada ayat (3), ayat (7), ayat (8), dan ayat (9) terlampir pada Lampiran 3 yang merupakan bagian tak terpisahkan dengan Peraturan Menteri ini. Pengelolaan Arsip Inaktif

(1) Pengelolaan arsip inaktif di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat dilakukan oleh UKK meliputi kegiatan penataan arsip inaktif; pengolahan; penyajian dan pelayanan peminjaman; pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna; penyiapan arsip statis yang akan diserahkan ke lembaga kearsipan. (2) UKK dapat memberikan pelayanan peminjaman arsip inaktif, yang memiliki sifat tertutup, pelaksanaannya dilakukan hanya untuk kepentingan dinas, dengan ketentuan a. peminjaman dilakukan oleh pejabat yang mempunyai tugas pokok di bidang yang terkait dengan subjek arsip yang bersangkutan dan atau pejabat lain yang berkaitan dengan subjek/masalah tersebut; b. peminjaman arsip inaktif dapat dilayani setelah mendapat ijin dari Kepala Biro Umum Up. Kepala Unit Kearsipan Kementerian; c. setiap peminjaman arsip harus mengisi formulir peminjaman rangkap 3, sebagaimana terlampir dalam Lampiran 7-j yang merupakan bagian tak terpisahkan dengan Peraturan Menteri ini. (3) Tata cara pengelolaan dan peminjaman arsip inaktif sebagaimana dimaksudkan pada ayat (1) dan ayat (2) adalah terlampir pada Lampiran 3 yang merupakan bagian tak terpisahkan dengan Peraturan Menteri ini.

(1) Guna melindungi, mengamankan dan menyelamatkan arsip vital yang ada di lingkungan Kementerian wajib dilakukan upaya perlindungan, pengamanan dan penyelamatan arsip vital. (2) Tata Cara perlindungan, pengamanan dan penyelamatan arsip vital Kementerian adalah sebagaimana terlampir pada Lampiran 4 yang merupakan bagian tak terpisahkan dengan Peraturan Menteri ini.

(1) Dalam penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat perlu disediakan prasarana dan sarana fisik kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip dinamis. (2) Prasarana dan sarana sebagaimana dimaksud pada ayat 1 terdiri atas a. prasarana dan sarana arsip aktif meliputi filling kabinet, lemari arsip (roll o’ pact), rak besi (konvensional), odner, boks, folder/map, out Indikator, guide/sekat; b. prasarana dan sarana arsip inaktif meliputi gedung/ruang simpan, rak besi (konvensional), boks, folder/map, out Indikator, kartu tunjuk silang, formulir peminjaman arsip dan daftar arsip. (3) Prasarana dan sarana fisik kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a, dan b adalah terlampir dalam Lampiran 5 yang merupakan bagian tak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Sumber daya manusia yang diberikan tugas untuk pengelolaan arsip dinamis disamping persyaratan jabatan sesuai ketentuan kepegawaian bagi yang menjabat struktural, perlu diberikan tambahan pengetahuan dan keterampilan khusus di bidang kearsipan. (2) Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Kementerian yang berminat menjadi ”Arsiparis” perlu diberikan pendidikan dan pelatihan khusus di bidang kearsipan melalui pendidikan dan pelatihan ”Arsiparis” tingkat terampil untuk yang memiliki pendidikan terakhir D3 dan pendidikan dan pelatihan arsiparis tingkat ahli bagi yang memiliki pendidikan terakhir Sarjana. (3) Program peningkatan dan pengembangan sumber daya manusia kearsipan Kementerian disusun oleh Sekretaris Kementerian u.p. Kepala Biro Umum bekerjasama dengan Biro Perencanaan dan Anggaran Sekretariat Kementerian. (4) Pelaksanaan peningkatan dan pengembangan sumber daya manusia kearsipan di lingkungan Kementerian diselenggarakan oleh Biro Umum bekerjasama dengan kepala Biro Hukum, Kepegawaian dan Humas serta Arsip Nasional Republik INDONESIA.

(1) Pengawasan pelaksanaan tata kearsipan di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat dilakukan oleh Sekretaris Kementerian u.p. Kepala Biro Umum. (2) Pengawasan sehari-hari pada unit kerja/satuan kerja di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat terhadap pelaksanaan tata kearsipan dilakukan oleh para pimpinan unit kerja/satuan masing-masing.

(1) Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip di lingkungan Kementerian dengan cara a. memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah/UKS kepada UKK secara berkala berdasarkan JRA; b. memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna sesuai ketentuan yang berlaku; c. menyerahkan arsip statis dari Kementerian/UKK kepada ANRI. (2) Setiap unit kerja/satuan kerja u.p. UKS di lingkungan Kementerian wajib menyerahkan arsip inaktif yang sudah tidak dipergunakan lagi kepada UKK secara berkala berdasarkan JRA sebagaimana flowchart penyusutan arsip pada Lampiran 7-b yang merupakan bagian tak terpisahkan dengan Peratuan Menteri ini. (3) Arsip yang sudah mencapai masa statis, yang memiliki nilai guna kesejarahan yang berketerangan permanen dan telah diverifikasi oleh ANRI yang terdapat pada Kementerian u.p. UKK, wajib diserahkan kepada ANRI. (4) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b, dapat dilakukan terhadap arsip yang a. tidak memiliki nilai guna; b. telah habis retensinya dan berketerangan musnah berdasarkan JRA; c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. (5) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b, dilakukan dengan ijin tertulis dari a. Menteri, BPK dan ANRI untuk arsip keuangan; b. Menteri, BKN dan ANRI untuk arsip kepegawaian; c. Menteri untuk arsip lainnya/non keuangan dan non kepegawaian. (6) JRA yang akan digunakan sebagai pedoman pelaksanaan penyusutan arsip di lingkungan Kementerian akan ditetapkan dengan pedoman tersendiri. (7) Tata cara penyusutan arsip sebagaimana dimaksudkan pada ayat (1), sampai dengan ayat (5) adalah terlampir dalam Lampiran 6 yang merupakan bagian tak terpisahkan dengan Peraturan Menteri ini. (8) Dalam pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip menggunakan formulir a. berita acara pemindahan arsip inaktif dan daftar arsip inaktif; b. berita acara pemusnahaan arsip dan daftar arsip yang dimusnahkan; c. berita acara penyerahan arsip statis dan daftar arsip statis yang diserahkan. (9) Formulir yang digunakan sebagaimana dimaksud pada ayat (8) adalah terlampir pada Lampiran 7-c,7-d,7-e,7-f,7-g, dan 7-h yang merupakan bagian tak terpisahkan dengan Peraturan Menteri ini.

Tujuan penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 adalah (1) meningkatkan efisiensi ruangan dan peralatan. (2) meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja, karena arsip yang disimpan adalah yang mempunyai nilai guna lebih tinggi. (3) memudahkan dalam menemukan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan sehingga dapat meningkatkan pelayanan informasi yang bersumber dari bahan arsip secara cepat, tepat dan akurat. (4) terjaminnya penyelamatan arsip yang bernilai guna dan sebagai bahan pertanggungjawaban instansi.

Pengendalian, pemantauan, pembinaan dan pengawasan atas pelaksanaan Peraturan Menteri Negara Perumahan Rakyat ini dilakukan oleh Biro Umum - Sekretariat Kementerian.

Peraturan Menteri Negara Perumahan Rakyat ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan peraturan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 31 Mei 2010 MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA, SUHARSO MONOARFA Diungangkan di Jakarta Pada tanggal 20 Juli 2010 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, PATRIALIS AKBAR