Peraturan Menteri Nomor 01-m-per-iv-2011 Tahun 2011 tentang LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK DI KEMENTERIAN RISET DAN TEKNOLOGI

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. Layanan Pengadaan Secara Elektronik yang selanjutnya disingkat LPSE adalah unit kerja yang dibentuk untuk menyelenggarakan sistem Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara Elektronik. 2. Sistem Pengadaan Secara Elektronik yang selanjutnya disingkat SPSE adalah kesisteman yang meliputi aplikasi perangkat lunak atau aplikasi SPSE dan database E-Procurement yang dikembangkan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah untuk digunakan oleh LPSE. 3. Pengadaan secara elektronik atau e-procurement adalah Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. 4. Pengguna Anggaran yang selanjutnya disingkat PA adalah pejabat pemegang kewenangan penggunaan anggaran Kementerian Riset dan Teknologi. 5. Kuasa Pengguna Anggaran yang selanjutnya disingkat KPA adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA untuk menggunakan APBN. 6. Pejabat Pembuat Komitmen yang selanjutnya disingkat PPK adalah pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa. 7. Unit layanan pengadaan barang dan jasa yang selanjutnya disingkat ULP adalah unit organisasi pemerintah yang berfungsi melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa yang bersifat permanen. 8. Pejabat Pengadaan Barang/Jasa adalah personil yang memiliki Sertifikat Keahlian Pengadaan Barang/Jasa yang melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa. 9. Panitia Pengadaan Barang/Jasa adalah tim yang diangkat oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran untuk melaksanakan pemilihan Penyedia Barang/Jasa. 10. Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha atau orang perorangan yang menyediakan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Konsultasi/Jasa Lainnya. 11. Menteri adalah Menteri Negara Riset dan Teknologi.

Tujuan Layanan Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik (LPSE) di Kementerian Riset dan Teknologi adalah untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas, transparansi, persaingan sehat, dan akuntabilitas dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

(1) LPSE berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Menteri. (2) LPSE dipimpin oleh seorang Ketua.

LPSE mempunyai tugas: memfasilitasi PA atau KPA dalam mengumumkan rencana umum pengadaan barang/jasa; a. memfasilitasi ULP menayangkan pengumuman pelaksanaan pengadaan barang/jasa; b. memfasilitasi ULP atau Pejabat Pengadaan dalam melaksanakan pemilihan Penyedia Barang/Jasa secara elektronik; c. memfasilitasi Penyedia Barang/Jasa dan pihak-pihak yang berkepentingan menjadi Pengguna LPSE; dan d. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Menteri.

Dalam melaksanakan tugasnya, LPSE menyelenggarakan fungsi: a. penyusunan program kegiatan, ketatausahaan, evaluasi dan pelaporan pengelolaan pengadaan barang/jasa secara elektronik; b. pengelolaan SPSE dan infrastukturnya; c. pelaksanaan registrasi dan verifikasi Pengguna; dan d. pelaksanaan pelayanan pelatihan dan dukungan teknis pengoperasian SPSE.

(1)Susunan organisasi Tim LPSE terdiri atas: a. Pengarah; b. Penanggungjawab; c. Ketua; d. Sekretariat; e. Bidang Administrasi Sistem Elektronik; f. Bidang Registrasi dan Verifikasi; g. Bidang Layanan Pengguna/help desk; dan h. Bidang Pelatihan. (2)Susunan organisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran Peraturan ini.

(1) Tim LPSE wajib memenuhi persyaratan: a. pegawai negeri sipil atau non pegawai negeri sipil; b. memiliki kualifikasi teknis dan manajerial; c. memiliki integritas moral, disiplin, dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas; dan d. tidak berkedudukan sebagai PPK, ULP/Pejabat Pengadaan/Panitia Pengadaan. (2) Tim LPSE tidak wajib memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa. (3) Tim LPSE diangkat dan diberhentikan oleh Menteri.

Pengarah mempunyai tugas: 1. Membina dan mengarahkan program kerja; dan 2. Memberikan arah kebijakan LPSE.

Penanggungjawab mempunyai tugas: 1. Menyetujui dan menjadi penanggungjawab program kerja; dan 2. Memantau dan mengevaluasi program kerja.

Ketua mempunyai tugas: 1. Memimpin operasional harian; 2. Memberikan petunjuk teknis dan mengendalikan pelaksanaan program kerja; dan 3. Mengevaluasi dan menyampaikan laporan program kerja ke Menteri melalui penanggunggjawab.

(1)Sekretariat mempunyai tugas membantu Ketua dalam hal: a. koordinasi kegiatan di lingkungan LPSE; b. penyusunan dan pengelolaan anggaran LPSE; dan c. penyusunan laporan program kerja. (2)Selain tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sekretariat mempunyai tugas: a. penyelenggaraan ketatausahaan dan pengelolaan administrasi umum untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi LPSE; b. pengelolaan sarana dan prasarana; dan c. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Ketua sesuai dengan tugas dan fungsi LPSE.

Bidang Administrasi Sistem Elektronik mempunyai tugas: 1. Menyiapkan (set up) perangkat teknis sistem informasi, baik software dan hardware; 2. Memelihara server dan perangkat lainnya; 3. Memberikan informasi dan menangani permasalahan teknis sistem informasi yang terjadi; dan 4. Melaksanakan instruksi teknis dari Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP).

Bidang Registrasi dan Verifikasi mempunyai tugas: 1. Menangani pendaftaran sebagai Penyedia Barang/Jasa; 2. Melakukan verifikasi seluruh informasi dan dokumen sebagai persyaratan pendaftaran Penyedia Barang/Jasa; 3. Menyetujui dan menolak permohonan pendaftaran Penyedia Barang/Jasa berdasarkan hasil verifikasi; dan 4. Melakukan konfirmasi kepada Penyedia Barang/Jasa tentang persetujuan dan penolakan pendaftaran berdasarkan hasil verifikasi.

Bidang Layanan Pengguna/help desk mempunyai tugas: 1. Memberikan layanan konsultasi mengenai proses pengadaan barang/jasa secara elektronik; 2. Menjawab pertanyaan tentang fasilitas dan fitur aplikasi SPSE; 3. Menangani keluhan tentang pelayanan LPSE; dan 4. Mengelola arsip dan dokumen pengaduan SPSE.

Bidang Pelatihan mempunyai tugas memberikan pelatihan penggunaan aplikasi SPSE kepada PA, KPA, PPK, Penyedia, dan ULP/Pejabat Pengadaan.

Tim LPSE mempunyai kewajiban melaksanakan tugasnya sebagaimana diatur dalam Peraturan ini.

Tim LPSE berhak mendapatkan honorarium yang besarnya disesuaikan dengan tugas dan tanggungjawab yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri.

(1) LPSE menjalin hubungan kerja dengan PA/KPA/PPK/ULP/Pejabat Pengadaan. (2) LPSE berkoordinasi dengan LKPP.

(1)Hubungan kerja LPSE dengan PA/KPA/PPK/ULP/Pejabat Pengadaan, antara lain: a. memberikan dukungan teknis berkaitan dengan penayangan rencana umum pengadaan dan pengumuman pengadaan dalam Portal Pengadaan Nasional; b. melaksanakan koordinasi dan konsultasi dalam rangka penyelesaian permasalahan teknis proses pengadaan barang/jasa secara elektronik; c. menyediakan laporan hasil pengolahan data SPSE (e-reporting) terkait dengan proses pengadaan barang/jasa secara elektronik; dan d. menerima masukan untuk peningkatan layanan yang diberikan oleh LPSE. (2)Koordinasi LPSE dengan LKPP, antara lain: a. melaksanakan konsultasi sesuai dengan kebutuhan, dalam rangka penyelesaian persoalan yang dihadapi dalam proses pengadaan barang/jasa secara elektronik; dan b. memberikan informasi dan usulan teknis kepada LKPP terkait permasalahan dan pengembangan aplikasi SPSE.

Semua biaya yang timbul dalam rangka pembentukan dan pengelolaan LPSE dibebankan kepada Anggaran Kementerian Riset dan Teknologi.

(1)LPSE menyusun dan melaksanakan standar prosedur operasional untuk menjamin keberlangsungan penyelenggaraan sistem pengadaan barang/jasa secara elektronik. (2)Standar Prosedur Operasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1), sekurang-kurangnya mencakup: a. registrasi dan verifikasi pengguna SPSE; b. layanan pengguna SPSE; c. penanganan masalah (error handling); d. pemeliharaan dan pengamanan infrastruktur SPSE; e. pemeliharaan kinerja dan kapasitas SPSE; dan f. pengarsipan dokumen elektronik (file backup).

(1)Substansi Standar Prosedur Operasional Registrasi dan Verifikasi Pengguna SPSE sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 ayat (2) huruf a wajib memenuhi persyaratan dan tahapan sebagai berikut: a. Bagi Penyedia Barang/Jasa: 1. Melakukan pendaftaran secara online melalui aplikasi SPSE; 2. Mengisi dan menyerahkan Formulir Pendaftaran serta Formulir Keikutsertaan dengan dilampiri salinan dokumen penunjang dan menunjukkan dokumen asli yang terdiri atas: a) KTP Direktur/Pemilik perusahaan/Pejabat yang berwenang di perusahaan; b) Akta pendirian perusahaan dan akta perubahan terakhir (bila ada); c) Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Badan usaha/Penanggung Jawab Perusahaan bagi Perusahaan Perseorangan, atau Perorangan bagi Penyedia Barang/Jasa Perorangan; dan d) Surat ijin usaha sesuai bidang usaha masing-masing. b. Bagi Pengguna SPSE selain Penyedia Barang/Jasa, menunjukkan dan menyerahkan salinan surat tugas dan/atau surat keputusan dari instansi masing-masing. (2)Verifikasi kepada Penyedia Barang/Jasa adalah kegiatan pemeriksaan kebenaran pelaporan dokumen sebagaimana dipersyaratkan ayat (1) huruf a dengan tujuan otentikasi identitas Penyedia Barang/Jasa yang diasosiasikan terhadap ayat (1) huruf a angka 2 dengan user id dan password sebagai representasi dari penanggung jawab suatu Badan Usaha/Perusahaan Perseorangan, atau Perorangan. (3)LPSE tidak perlu melakukan pemeriksaan lapangan. (4)Proses verifikasi tidak meniadakan proses pengisian, pengiriman data kualifikasi oleh Penyedia Barang/Jasa, dan klarifikasi data kualifikasi oleh ULP/Pejabat Pengadaan dalam proses Pengadaan Barang/Jasa. (5)Formulir sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a angka 2 dapat diperoleh pada aplikasi SPSE. (6)Pengguna SPSE selain Penyedia Barang/Jasa adalah ULP/Pejabat Pengadaan, PPK, Auditor atau entitas lain yang ditetapkan dalam Syarat dan Ketentuan Penggunaan SPSE yang berlaku secara umum sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

LPSE menyediakan: a. Ruang layanan pemasukan penawaran (bidding room), pelatihan, dan verifikasi. b. Akses internet dan intranet untuk Pengguna SPSE yang berkunjung ke lokasi LPSE. c. Pelayanan konsultasi penggunaan SPSE melalui internet, telpon, dan kunjungan ke lokasi LPSE. d. Pengumuman atau informasi kepada pengguna SPSE jika sedang menghadapi permasalahan teknis yang dapat menghambat aktivitas Pengguna SPSE.

(1) LPSE menangani kendala teknis yang terjadi dalam penyelenggaraan SPSE. (2) LPSE menjadi saksi dalam hal dokumen penawaran tidak dapat dibuka oleh ULP/Pejabat Pengadaan dan menuangkannya dalam berita acara kesaksian. (3) LPSE dapat meneruskan kendala teknis ke LKPP jika berkaitan dengan: a. permasalahan aplikasi SPSE yang tidak dapat diselesaikan oleh LPSE; dan b. permasalahan yang belum tercakup dalam aplikasi SPSE.

(1) LPSE membuat mekanisme pengelolaan dan pengamanan server dan jaringan. (2) Pengelolaan server SPSE mengacu kepada standar pengelolaan data center. (3) Pengaturan ruang server SPSE antara lain memperhatikan ketentuan suhu ruangan, cadangan catu daya, dan keamanan fisik. (4) Semua pengunjung yang akan memasuki ruang server harus mendapat izin tertulis dari Ketua LPSE. (5) Pengelolaan server SPSE harus memperhatikan aspek yang memudahkan untuk kegiatan pemeliharaan seperti pemantauan, dokumentasi, dan penyimpanan data.

(1) LPSE melakukan monitoring harian terhadap kondisi dan kapasitas hardisk dan RAM serta melakukan penggantian/penambahan jika komponen tersebut mengalami kondisi kritis. (2) LPSE membuat pengaturan bandwith internet dan pemantauan traffic. (3) LPSE melakukan pemantauan terhadap koneksi internet server SPSE dan segera mengambil langkah yang diperlukan jika terjadi gangguan koneksi. (4) LPSE memberikan pengumuman jika sedang melakukan proses pemeliharaan server SPSE dan/atau perangkat lain. (5) LPSE memantau kinerja piranti lunak, piranti keras dan jaringan serta melakukan peningkatan/penggantian/penambahan jika diperlukan. (6) LPSE memberikan akses kepada LKPP untuk melakukan monitoring server SPSE.

(1) LPSE harus melakukan back up terhadap file sistem dan database SPSE. (2) Back up harus disimpan dalam media penyimpanan yang mudah dipindah (portable) dan diletakkan di suatu tempat yang aman terpisah dari ruang server. (3) Ketentuan pengarsipan dokumen elektronik mengikuti ketentuan yang berlaku.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal 29 April 2011 MENTERI NEGARA RISET DAN TEKNOLOGI REPUBLIK INDONESIA, SUHARNA SURAPRANATA Diundangkan di Jakarta Pada tanggal 20 Mei 2011 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA PATRIALIS AKBAR