Peraturan Menteri Nomor 8 Tahun 2022 tentang TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN SOSIAL

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, susunan dan bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat penandatanganan, dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 2. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian Sosial dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan. 3. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 4. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 5. Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam gambar burung garuda sesuai dengan peraturan perundang-undangan. 6. Logo adalah gambar/huruf sebagai identitas dari Kementerian Sosial. 7. Kertas Permanen adalah kertas yang bebas asam (acid free) atau memiliki tingkat keasaman rendah serta memiliki keawetan dan daya tahan tinggi dalam jangka waktu lama. 8. Mandat adalah pelimpahan kewenangan dari pejabat yang lebih tinggi kepada pejabat yang lebih rendah dengan tanggung jawab dan tanggung gugat tetap berada pada pemberi mandat. 9. Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis adalah aplikasi pengelolaan arsip dinamis dalam lingkup sistem pemerintahan berbasis elektronik yang sama, standar, dan digunakan secara bagi pakai oleh instansi pusat dan/atau pemerintah daerah. 10. Penyelenggara Sertifikasi Elektronik adalah badan hukum yang berfungsi sebagai pihak yang layak dipercaya, yang memberikan dan mengaudit Sertifikat Elektronik. 11. Sertifikat Elektronik adalah sertifikat yang bersifat elektronik yang memuat Tanda Tangan Elektronik dan identitas yang menunjukkan status subjek hukum para pihak dalam Transaksi Elektronik yang dikeluarkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik. 12. Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi. 13. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang sosial.

(1) Tata Naskah Dinas merupakan acuan dalam penyelenggaraan Tata Naskah Dinas pada unit kerja di lingkungan Kementerian Sosial. (2) Ruang lingkup Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. jenis, susunan dan bentuk Naskah Dinas; b. pembuatan Naskah Dinas; c. pengamanan Naskah Dinas; d. pejabat penanda tangan Naskah Dinas; dan e. pengendalian Naskah Dinas.

Jenis Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf a terdiri atas: a. Naskah Dinas arahan; b. Naskah Dinas korespondensi; c. Naskah Dinas khusus; dan d. Naskah Dinas lainnya.

Naskah Dinas arahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a terdiri atas: a. Naskah Dinas pengaturan; b. Naskah Dinas penetapan; dan c. Naskah Dinas penugasan.

Jenis Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a terdiri atas: a. peraturan; b. instruksi; c. surat edaran; dan d. standar operasional prosedur administrasi pemerintahan.

Peraturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan mengenai pembentukan peraturan perundang- undangan.

(1) Instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b merupakan Naskah Dinas yang memuat perintah berupa petunjuk atau arahan teknis tentang pelaksanaan suatu kebijakan yang diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh Menteri, pejabat pimpinan tinggi madya, pejabat tinggi pratama, atau kepala unit pelaksana teknis.

(1) Susunan dan bentuk instruksi terdiri atas: a. kepala; b. konsiderans; c. batang tubuh; dan d. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf c merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. (2) Surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh Menteri. (3) Surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat didelegasikan kepada pimpinan tinggi madya atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan kewenangannya.

(1) Susunan dan bentuk surat edaran terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Standar operasional prosedur administrasi pemerintahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf d merupakan standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. (2) Ketentuan mengenai jenis, susunan dan bentuk, dokumen, dan penetapan standar operasional prosedur administrasi pemerintahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf b disusun dalam bentuk keputusan. (2) Keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan ketetapan tertulis yang ditetapkan oleh Menteri atau pejabat lain yang menerima pendelegasian wewenang.

(1) Susunan dan bentuk keputusan terdiri atas: a. kepala; b. konsiderans; c. diktum; d. batang tubuh; dan e. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf c disusun dalam bentuk surat tugas. (2) Surat tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan Naskah Dinas yang dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diberi tugas untuk melaksanakan tugas tertentu.

(1) Susunan dan bentuk surat tugas terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Naskah Dinas Korespondensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b terdiri atas: a. Naskah Dinas korespondensi internal; dan b. Naskah Dinas korespondensi eksternal.

Naskah Dinas korespondensi internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf a meliputi: a. nota dinas; b. memorandum; c. disposisi; dan d. surat undangan internal.

(1) Nota Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 huruf a merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi internal antar pejabat di lingkungan Kementerian Sosial. (2) Nota Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk nota dinas terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Penyusunan nota dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak dibubuhi cap dinas. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk nota dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Memorandum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 huruf b merupakan Naskah Dinas internal yang dibuat oleh pejabat yang berwenang kepada pejabat di bawahnya untuk menyampaikan informasi kedinasan yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran atau pendapat kedinasan.

(1) Susunan dan bentuk memorandum terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk memorandum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Disposisi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 huruf c merupakan petunjuk tertulis singkat mengenai tindak lanjut atau tanggapan terhadap Naskah Dinas masuk yang ditulis secara jelas pada lembar disposisi. (2) Disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diberikan oleh pejabat yang berwenang kepada pejabat dibawahnya atau pejabat lain sesuai dengan kewenangannya.

(1) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 huruf d merupakan surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat atau pegawai untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu antara lain dan tidak terbatas pada rapat, upacara, atau forum grup diskusi. (2) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh Menteri atau pejabat yang berwenang.

(1) Susunan dan bentuk surat undangan terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat undangan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Naskah Dinas korespondensi eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf b disusun dalam bentuk surat dinas. (2) Surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan Naskah Dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan kepada kementerian, lembaga, atau pihak lain. (3) Surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

(1) Susunan dan bentuk surat dinas terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Naskah Dinas khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf c terdiri atas: a. surat perjanjian; b. surat kuasa; c. berita acara; d. surat keterangan; e. surat pengantar; f. pengumuman; g. laporan; dan h. telaah staf.

(1) Surat perjanjian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 huruf a merupakan Naskah Dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang sesuatu hal yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. (2) Surat perjanjian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. perjanjian dalam negeri; dan b. perjanjian internasional.

(1) Perjanjian dalam negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 ayat (2) huruf a merupakan kerja sama antar kementerian, lembaga atau pihak lain di dalam negeri, dalam bentuk nota kesepahaman, kesepahaman bersama, perjanjian kerja sama, atau bentuk lain. (2) Perjanjian dalam negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk perjanjian dalam negeri terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk perjanjian dalam negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Perjanjian internasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 ayat (2) huruf b merupakan perjanjian, dalam bentuk dan nama tertentu, yang diatur dalam hukum internasional yang dibuat secara tertulis serta menimbulkan hak dan kewajiban di bidang hukum publik. (2) Perjanjian internasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilakukan dengan satu negara atau lebih, organisasi internasional, atau subjek hukum internasional lain berdasarkan kesepakatan dan para pihak berkewajiban untuk melaksanakan perjanjian tersebut dengan itikad baik.

Ketentuan mengenai penyusunan perjanjian internasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Surat kuasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 huruf b merupakan Naskah Dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum, kelompok, perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan. (2) Surat kuasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diberikan kepada: a. penerima kuasa dan pemberi kuasa; dan b. pihak terkait, dalam hal diperlukan berdasarkan kesepakatan antara penerima kuasa dan pemberi kuasa.

(1) Susunan dan bentuk surat kuasa terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat kuasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Berita acara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 huruf c merupakan Naskah Dinas yang berisi tentang pernyataan bahwa telah terjadi suatu proses pelaksanaan kegiatan pada waktu tertentu yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi. (2) Berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat disertai lampiran.

(1) Susunan dan bentuk berita acara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 35 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 huruf d merupakan Naskah Dinas yang berisi informasi mengenai hal, peristiwa, atau tentang seseorang untuk kepentingan kedinasan. (2) Surat keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk surat keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat pengantar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 huruf e merupakan Naskah Dinas yang digunakan untuk mengantar atau menyampaikan barang atau naskah. (2) Surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat baik yang mengirim dan menerima sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk surat pengantar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Pengumuman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 huruf f merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang suatu hal yang ditujukan kepada semua pejabat, pegawai, perseorangan dan golongan baik di dalam maupun di luar Kementerian Sosial. (2) Pengumuman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk.

(1) Susunan dan bentuk pengumuman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk pengumuman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Laporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 huruf g merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan atau kejadian tertentu.

(1) Wewenang pembuatan laporan dilakukan oleh pejabat atau staf yang diberi tugas. (2) Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat atau staf yang diberi tugas.

(1) Susunan dan bentuk laporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 43 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Telaah staf sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 huruf h merupakan bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar atau pemecahan yang disarankan.

(1) Susunan dan bentuk telaah staf sebagaimana dimaksud dalam Pasal 46 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk telaah staf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Naskah Dinas lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf d terdiri atas: a. naskah serah terima jabatan; b. notula; c. rekomendasi; d. sertifikat; e. sambutan Menteri; f. piagam penghargaan; g. surat panggilan; dan h. surat perjalanan dinas.

(1) Naskah serah terima jabatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48 huruf a merupakan naskah yang digunakan pada saat pelaksanaan pergantian jabatan dari pejabat lama kepada pejabat baru. (2) Naskah serah terima jabatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani pada saat pelaksanaan pelantikan atau serah terima jabatan dari pejabat lama kepada pejabat baru dengan disaksikan oleh pejabat diatasnya atau pejabat yang memiliki kedudukan lebih tinggi.

(1) Susunan dan bentuk naskah serah terima jabatan terdiri atas: a. kepala b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk naskah serah terima jabatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Notula sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48 huruf b merupakan catatan singkat mengenai jalannya persidangan atau rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. (2) Notula sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh notulis dan pejabat atau atasan langsung.

(1) Susunan dan bentuk notula terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk notula sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Rekomendasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48 huruf c merupakan naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi keterangan atau catatan tentang sesuatu hal yang dapat dijadikan bahan pertimbangan kedinasan. (2) Rekomendasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh Menteri atau pejabat pimpinan tinggi madya.

(1) Susunan dan bentuk rekomendasi terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki (2) Kententuan mengenai susunan dan bentuk rekomendasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Sertifikat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48 huruf d merupakan surat penghargaan atau surat keterangan tertulis yang tercetak dan dikeluarkan oleh Kementerian Sosial dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang sebagai bukti telah mengikuti atau berperan dalam suatu kegiatan. (2) Sertifikat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk sertifikat terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk sertifikat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Sambutan Menteri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48 huruf e merupakan Naskah Dinas yang berisi penyampaian pikiran atau wacana kebijakan kementerian di depan khalayak atau seluruh jajaran kementerian oleh Menteri atau pejabat yang mewakili. (2) Sambutan Menteri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun dan ditandatangani oleh Menteri.

(1) Susunan dan bentuk sambutan Menteri terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk sambutan Menteri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Piagam penghargaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48 huruf f merupakan surat atau tulisan resmi yang berisi pernyataan pemberian hak atau peneguhan sesuatu hal yang bersifat penghormatan. (2) Piagam penghargaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh Menteri atau pejabat yang berwenang.

(1) Susunan dan bentuk piagam penghargaan terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk piagam penghargaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat panggilan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48 huruf g merupakan naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi panggilan kepada seorang pegawai untuk menghadap. (2) Surat panggilan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh Menteri, pejabat pimpinan tinggi madya, pejabat pimpinan tinggi pratama, dan kepala unit pelaksana teknis. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat panggilan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

(1) Surat perjalanan dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48 huruf h merupakan dokumen yang diterbitkan oleh Pejabat Pembuat Komitmen dalam rangka pelaksanaan perjalanan dinas bagi pejabat negara, pegawai negeri, pegawai tidak tetap, dan pihak lain. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk serta wewenang penandatanganan surat perjalanan dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pembuatan Naskah Dinas perlu memperhatikan prinsip sebagai berikut: a. diciptakan atau dibuat dan dikirim oleh pihak yang berwenang; b. bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur dan kaidah bahasa menggunakan bahasa yang formal, logis, efektif, singkat, padat, dan lengkap sehingga mudah dipahami; c. dilaksanakan pengamanan terhadap Naskah Dinas sesuai dengan klasifikasi keamanan dan akses Naskah Dinas; dan d. proses pembuatan Naskah Dinas didokumentasikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

(1) Pembuatan Naskah Dinas dapat menggunakan: a. media rekam kertas; atau b. media rekam elektronik. (2) Pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diawali dengan menentukan jenis, susunan dan bentuk Naskah Dinas.

Pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 64 ayat (1) huruf b menggunakan: a. Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis; atau b. aplikasi pengolah kata atau data.

Dalam pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 64 memuat unsur sebagai berikut: a. Lambang Negara atau Logo; b. penomoran Naskah Dinas; c. penggunaan kertas, amplop dan tinta; d. ketentuan jarak spasi, jenis dan ukuran huruf, serta kata penyambung; e. penentuan batas atau ruang tepi; f. nomor halaman; g. tembusan; h. lampiran; i. tanda tangan, paraf dan cap; dan j. perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat Naskah Dinas.

(1) Lambang Negara atau Logo sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 huruf a digunakan dalam Tata Naskah Dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat resmi. (2) Selain Lambang Negara atau Logo sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Naskah Dinas dapat ditambahkan atribut tertentu sesuai dengan karakteristik atau kebijakan Menteri menggunakan logo program nasional Kementerian Sosial.

Lambang Negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 huruf a digunakan pada Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Menteri atau Wakil Menteri.

(1) Lambang Negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 huruf a dapat digunakan pada Naskah Dinas yang ditandatangani oleh pejabat yang bertindak atas nama pejabat yang diwakilinya. (2) Lambang Negara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditempatkan pada bagian atas kepala surat secara simetris pada Naskah Dinas. (3) Ketentuan mengenai bentuk dan spesifikasi kop naskah dinas jabatan dengan Lambang Negara tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Dalam hal terdapat kerja sama yang dilakukan antarpemerintah, map Naskah Dinas harus menggunakan Lambang Negara.

(1) Logo Kementerian Sosial sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 huruf a merupakan identitas yang digunakan dalam naskah dinas Kementerian Sosial. (2) Logo sebagaimana dimaksud pada ayat (1) digunakan oleh pejabat berwenang selain pimpinan tertinggi pada Kementerian Sosial. (3) Logo sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditempatkan di sebelah kiri kepala surat pada Naskah Dinas.

Tata letak Logo dalam perjanjian kerja sama sektoral, baik antar kementerian/lembaga, pemerintah daerah provinsi, pemerintah daerah kabupaten/kota, Badan Usaha Milik Negara, swasta, serta lembaga kesejahteraan sosial, menggunakan logo yang dimiliki Instansi masing-masing diletakkan di atas naskah perjanjian.

(1) Penomoran Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 huruf b menggunakan angka arab dan tahun. (2) Penomoran Naskah Dinas penugasan menggunakan angka arab dengan memuat unsur berupa: a. nomor; b. kode unit organisasi; c. kode klasifikasi; d. bulan; dan e. tahun terbit. (3) Ketentuan lebih lanjut mengenai kode unit organisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b ditetapkan dalam Keputusan Menteri.

(1) Penomoran Naskah Dinas korespondensi internal menggunakan angka arab dengan memuat unsur berupa: a. nomor; b. kode unit organisasi; c. kode klasifikasi; d. bulan; dan e. tahun terbit. (2) Penomoran Naskah Dinas korespondensi eksternal menggunakan angka arab dengan memuat unsur berupa: a. kategori klasifikasi keamanan; b. nomor; c. kode unit organisasi; d. kode klasifikasi; e. bulan; dan f. tahun terbit.

Penomoran Naskah Dinas khusus menggunakan angka arab dengan memuat unsur paling sedikit berupa nomor, kode klasifikasi, dan tahun terbit.

Ketentuan mengenai contoh penomoran Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 73 sampai dengan Pasal 75 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Kertas, amplop, dan tinta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 huruf c digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas.

(1) Kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 77 digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas pengaturan harus memenuhi syarat sebagai berikut: a. kertas jenis Houtvrij Schrijfpapier (HVS); b. ukuran F4; dan c. standar Kertas Permanen. (2) Standar Kertas Permanen sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. gramatur paling sedikit 70 (tujuh puluh) gram/m2; b. ketahanan sobek paling sedikit 350 (tiga ratus lima puluh) mN; c. ketahanan lipat paling sedikit 2,42 (dua koma empat puluh dua) metode schopper atau 2,18 (dua koma delapan belas) metode MIT; d. pH pada rentang 7,5-10 (tujuh koma lima sampai dengan sepuluh); e. kandungan alkali kertas paling sedikit 0,4 (nol koma empat) mol asam/kg; dan f. daya tahan oksidasi mengandung bilangan kappa paling sedikit 5 (lima).

Kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 78 digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas korespondensi merupakan kertas jenis Houtvrij Schrijfpapier (HVS), ukuran A4 dengan gramatur paling sedikit 70 (tujuh puluh) gram/m2.

Jenis, ukuran, dan gramatur kertas digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas khusus disesuaikan dengan kebutuhan Kementerian Sosial dan unit pelaksana teknis dengan memperhatikan ketahanan kertas dalam hal Naskah Dinas memiliki jangka waktu simpan yang lama atau memiliki nilai guna kesejarahan.

Ukuran, bentuk, dan warna amplop sebagaimana dimaksud dalam Pasal 77 digunakan untuk pendistribusian Naskah Dinas dengan media rekam kertas dapat disesuaikan dengan kebutuhan sesuai dengan kepentingan Kementerian Sosial dan unit pelaksana teknis.

(1) Amplop harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan. (2) Alamat pengirim sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berupa Lambang Negara atau Logo, nama lembaga atau jabatan, serta alamat lembaga. (3) Alamat tujuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditulis lengkap dengan nama jabatan atau lembaga dan alamat lembaga. (4) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk alamat pengirim tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat dinas yang siap untuk dikirim harus dilipat sesuai dengan ukuran amplop dengan mempertemukan sudut lipatannya agar lurus dan rapi dengan kepala surat menghadap ke depan ke arah penerima surat. (2) Amplop yang mempunyai jendela kertas kaca, kedudukan alamat tujuan pada kepala surat harus tepat pada jendela amplop. (3) Ketentuan mengenai bentuk lipatan amplop tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Jenis tinta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 77 digunakan pada Naskah Dinas merupakan tinta pigment (durabrite). (2) Dalam hal terdapat kebutuhan penggunaan tinta di luar jenis tinta yang telah ditentukan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) maka jenis tinta tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Dalam penentuan jarak spasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 huruf d pada Naskah Dinas harus memperhatikan aspek keserasian dan estetika.

(1) Jenis dan ukuran huruf sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 huruf d digunakan untuk: a. Naskah Dinas arahan; b. Naskah Dinas korespondensi; c. Naskah Dinas khusus;dan d. Naskah Dinas lainnya. (2) Jenis dan ukuran huruf Naskah Dinas arahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a yaitu bookman old style dengan ukuran 12 (dua belas). (3) Jenis dan ukuran huruf pada Naskah Dinas korespondensi, Naskah Dinas khusus dan Naskah Dinas lainnya sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b, huruf c, dan huruf d yaitu arial dengan ukuran 12 (dua belas).

(1) Kata penyambung sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 huruf d merupakan kata yang digunakan sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut pada halaman berikutnya. (2) Kata penyambung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditulis pada: a. akhir setiap halaman; b. baris terakhir teks di sudut kanan bawah halaman; dan c. kata yang diambil persis sama dari kata pertama halaman berikutnya. (3) Dalam pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik tidak mencantumkan kata penyambung.

(1) Penentuan batas atau ruang tepi pada kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 huruf e bertujuan untuk keserasian dan kerapian dalam penyusunan Naskah Dinas. (2) Penentuan batas atau ruang tepi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dengan ketentuan sebagai berikut: a. ruang tepi atas: 1. apabila menggunakan kop Naskah Dinas, 2 (dua) spasi dibawah kop; dan 2. apabila tanpa kop Naskah Dinas, paling sedikit 2 (dua) cm dari tepi atas kertas. b. ruang tepi bawah paling sedikit 2,5 (dua koma lima) cm dari tepi bawah kertas; c. ruang tepi kiri paling sedikit 3 (tiga) cm dari tepi kiri kertas; dan d. ruang tepi kanan paling sedikit 2 (dua) cm dari tepi kanan kertas.

(1) Nomor halaman pada Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 huruf f menggunakan nomor urut angka arab yang ditempatkan pada bagian tengah atas secara simetris dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor halaman. (2) Penempatan nomor halaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikecualikan terhadap halaman pertama Naskah Dinas yang menggunakan kop Naskah Dinas. (3) Ketentuan mengenai nomor halaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Tembusan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 huruf g memiliki tujuan untuk menunjukan bahwa pihak yang bersangkutan perlu mengetahui isi surat tersebut. (2) Tembusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berada pada posisi bagian kiri bawah pada Naskah Dinas. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk tembusan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Lampiran pada Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 huruf h dengan media rekam kertas harus ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang. (2) Lampiran pada Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dengan media rekam kertas elektronik yang terpisah dari Naskah Dinas pengantar harus ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk lampiran pada Naskah Dinas tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Dalam hal lampiran Naskah Dinas memiliki lebih dari satu halaman, setiap halaman lampiran harus diberi nomor halaman dengan angka arab.

Tanda tangan, paraf, dan cap sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 huruf i merupakan bentuk pengabsahan Naskah Dinas.

(1) Pemberian tanda tangan pada Naskah Dinas berfungsi sebagai alat autentikasi dan verifikasi atas identitas penanda tangan serta keautentikan, keterpercayaan dan keutuhan informasi. (2) Tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. tanda tangan basah; dan b. Tanda Tangan Elektronik. (3) Pemberian tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilakukan oleh pejabat yang berwenang.

(1) Tanda tangan basah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 94 ayat (2) huruf a digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas. (2) Tanda tangan basah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan sebagai berikut: a. warna hitam digunakan oleh pejabat pengawas dan pejabat fungsional; b. warna hijau digunakan oleh pejabat administrator; c. warna biru digunakan oleh pejabat pimpinan tinggi pratama; d. warna biru turquoise digunakan oleh pejabat pimpinan tinggi madya; dan e. warna biru tua digunakan untuk Menteri dan wakil Menteri.

(1) Tanda Tangan Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 94 ayat (2) huruf b digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam elektronik. (2) Tanda Tangan Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilakukan oleh: a. Menteri; b. pejabat pimpinan tinggi madya; c. pejabat pimpinan tinggi pratama; dan/atau d. pejabat lain yang diberikan kewenangan berdasarkan peraturan perundang-undangan. (3) Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tetap menggunakan persetujuan berjenjang yang konsepnya harus diverikasi terlebih dahulu oleh pejabat pimpinan tinggi madya, pejabat pimpinan tinggi pratama, dan/atau pejabat lain yang diberikan kewenangan berdasarkan peraturan perundang-undangan. (4) Tanda Tangan Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus tersertifikasi oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik yang memiliki kerja sama dengan Kementerian Sosial sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (5) Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pemberian Tanda Tangan Elektronik pada Naskah Dinas berlaku ketentuan sebagai berikut: a. Tanda Tangan Elektronik harus ditandai dalam susunan dan bentuk Kode QR (QR Code) yang disertai nama pejabat penandatangan dan nama jabatan; b. Naskah Dinas dengan Tanda Tangan Elektronik didistribusikan kepada pihak yang berhak tanpa harus dicetak; c. pendistribusian sebagaimana dimaksud dalam huruf b dapat melalui Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis, media daring atau media luring; dan d. menggunakan Sertifikat Elektronik yang dibuat oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik INDONESIA.

(1) Paraf sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 huruf i merupakan bentuk koordinasi berjenjang antar pejabat sebelum dilakukan penandatanganan. (2) Sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, konsep Naskah Dinas harus diparaf terlebih dahulu oleh pejabat yang berwenang di bawahnya. (3) Fitur paraf dalam Naskah Dinas dengan media rekam elektronik dapat berbentuk catatan riwayat (log history) Naskah Dinas dalam basis data (database) sebelum dilakukan penandatanganan oleh pejabat yang berwenang.

Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan menandatangani Naskah Dinas tersebut tidak memerlukan paraf.

Naskah Dinas dengan media rekam kertas yang konsepnya terdiri atas beberapa halaman, harus diparaf terlebih dahulu pada setiap lembar Naskah Dinas oleh pejabat yang menandatangani dan pejabat pada jenjang jabatan di bawahnya.

Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut: a. paraf pejabat yang berada 1 (satu) tingkat di bawah pejabat penandatangan Naskah Dinas berada di sebelah kanan/setelah nama jabatan penandatangan; b. paraf pejabat yang berada 2 (dua) tingkat di bawah pejabat penandatangan Naskah Dinas berada di sebelah kiri/sebelum nama jabatan penandatangan; dan c. paraf pejabat yang berada 3 (tiga) tingkat di sebelah paraf pejabat yang di atasnya.

(1) Naskah Dinas yang materinya saling berkaitan dan memerlukan koordinasi antar unit kerja, maka pejabat yang berwenang dari unit terkait ikut serta membubuhkan paraf pada kolom paraf koordinasi. (2) Letak paraf koordinasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur sesuai dengan kebijakan pada Kementerian Sosial.

(1) Cap sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 huruf i digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas. (2) Cap sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam elektronik.

Cap dinas terdiri atas: a. cap jabatan yang memuat nama jabatan yang digunakan sebagai tanda keabsahan Naskah Dinas; dan b. cap instansi yang memuat Lambang Negara atau Logo yang digunakan sebagai tanda keabsahan Naskah Dinas.

Ketentuan mengenai bentuk dan ukuran cap jabatan dan cap instansi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 104 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Cap yang digunakan untuk Naskah Dinas sangat rahasia dan rahasia dapat menggunakan cap yang dicetak timbul (emboss) tanpa menggunakan tinta dengan maksud untuk menghindari pemalsuan.

Perubahan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 huruf j digunakan untuk mengubah bagian tertentu dari Naskah Dinas yang dinyatakan dengan lembar perubahan.

Pencabutan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 huruf j dapat dilakukan karena Naskah Dinas tersebut bertentangan atau tidak sesuai lagi dengan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi, sederajat, atau kebijakan yang baru ditetapkan.

Pembatalan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 huruf j merupakan pernyataan bahwa seluruh materi Naskah Dinas tidak diberlakukan lagi melalui suatu pernyataan pembatalan dalam Naskah Dinas yang baru.

Ralat Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 huruf j merupakan perbaikan yang dilakukan terhadap sebagian materi Naskah Dinas melalui pernyataan ralat dalam Naskah Dinas yang baru.

(1) Naskah Dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut, atau dibatalkan, harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan Naskah Dinas yang setingkat atau lebih tinggi. (2) Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan pembatalan merupakan pejabat yang menandatangani Naskah Dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya. (3) Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik, dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani Naskah Dinas.

Pengamanan Naskah Dinas paling sedikit memuat: a. penentuan kategori klasifikasi keamanan dan akses Naskah Dinas; b. perlakuan terhadap Naskah Dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses yang meliputi: 1. pemberian kode derajat klasifikasi keamanan dan akses; 2. pemberian nomor seri pengaman atau security printing; dan 3. pembuatan dan pengawasan Naskah Dinas.

Dalam rangka pengamanan Naskah Dinas pada media rekam elektronik, Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis harus memuat fitur pengamanan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 112.

Kategori klasifikasi keamanan untuk Naskah Dinas terdiri atas: a. sangat rahasia; b. rahasia; c. terbatas; dan d. biasa/terbuka.

(1) Penentuan tingkat klasifikasi keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 114 disesuaikan dengan kepentingan dan substansi Naskah Dinas. (2) Penentuan tingkat klasifikasi keamanan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) pada Kementerian Sosial paling sedikit memuat 2 (dua) tingkat klasifikasi Naskah Dinas.

(1) Hak akses terhadap Naskah Dinas yang berklasifikasi: a. sangat rahasia; b. rahasia; dan c. terbatas hanya diberikan kepada Menteri Sosial dan/atau pihak yang berwenang. (2) Hak akses terhadap Naskah Dinas yang berklasifikasi biasa/terbuka, dapat diberikan kepada seluruh pegawai atau masyarakat.

(1) Naskah Dinas dengan media rekam kertas diberikan kode derajat pengamanan pada amplop dengan posisi pada sebelah kiri atas Naskah Dinas. (2) Dalam hal Naskah Dinas yang memiliki klasifikasi keamanan sangat rahasia dan rahasia, dapat digunakan amplop rangkap dua.

Terhadap Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang memiliki klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia dan terbatas dapat menggunakan sandi tertentu sesuai dengan perkembangan teknologi.

Kode derajat klasifikasi keamanan dan akses diberikan dengan ketentuan sebagai berikut: a. Naskah Dinas Sangat Rahasia diberikan kode ‘SR’ dengan menggunakan tinta warna merah; b. Naskah Dinas Rahasia diberikan kode ‘R’ dengan menggunakan tinta warna merah; c. Naskah Dinas Terbatas diberikan kode ‘T’ dengan menggunakan tinta warna hitam; dan d. Naskah Dinas Biasa/Terbuka diberikan kode ‘B’ dengan menggunakan tinta warna hitam.

(1) Pemberian nomor seri pengaman pada Naskah Dinas memiliki tujuan untuk mencegah pemalsuan serta jaminan terhadap keautentikan dan keterpercayaan informasi pada Naskah Dinas. (2) Pemberian nomor seri pengaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan sesuai dengan perkembangan teknologi.

Penggunaan security printing pada Naskah Dinas dapat dilakukan dengan metode sebagai berikut: a. kertas khusus; b. watermarks; c. naskah dinas yang terkait menggunakan dengan security printing; atau d. metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi.

Ketentuan mengenai metode security printing pada Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 121 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pembuatan dan pengawasan Naskah Dinas yang bersifat rahasia dilakukan oleh unit kerja yang mempunyai tugas dan fungsi bidang ketatausahaan.

Pembuatan pencetakan pengamanan dapat dikoordinasikan dengan lembaga teknis terkait.

(1) Menteri MENETAPKAN batasan kewenangan pejabat penandatangan seluruh jenis Naskah Dinas pada seluruh jenjang jabatan. (2) Ketentuan mengenai contoh susunan dan bentuk batasan kewenangan penandatangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Menteri dan/atau pejabat tinggi Kementerian Sosial dapat memberikan Mandat kepada pejabat di lingkungan Kementerian Sosial yang menjadi bawahannya, kecuali ditentukan lain dalam ketentuan peraturan perundang- undangan. (2) Penggunaan wewenang Mandat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan menyebut: a. atas nama; b. untuk beliau; c. pelaksana tugas; atau d. pelaksana harian.

(1) Penggunaan atas nama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 126 ayat (2) huruf a dapat dilakukan dalam hal pejabat yang berwenang menandatangani Naskah Dinas melimpahkan kepada pejabat di bawahnya. (2) Persyaratan yang harus dipenuhi dalam penggunaan atas nama meliputi: a. pelimpahan wewenang dalam bentuk tertulis; b. materi wewenang yang dilimpahkan menjadi tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan;dan c. tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan Naskah Dinas berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang.

(1) Penggunaan untuk beliau sebagaimana dimaksud dalam Pasal 126 ayat (2) huruf b dapat dilakukan dalam hal pejabat yang diberi kuasa memberi kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya. (2) Penggunaan untuk beliau sebagaimana dimaksud pada ayat (1) setelah atas nama.

(1) Pelimpahan kewenangan penandatanganan Naskah Dinas melalui untuk beliau hanya sampai pejabat dua tingkat di bawahnya. (2) Persyaratan yang harus dipenuhi dalam penggunaan untuk beliau meliputi: a. pelimpahan harus mengikuti urutan hanya sampai dua tingkat struktural dibawahnya; b. materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawabnya; c. dapat dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai pejabat pengganti (pelaksana tugas atau pelaksana harian); dan d. tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi kuasa.

(1) Penggunaan pelaksana tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 126 ayat (2) huruf c dilakukan oleh pejabat yang mendapat pelimpahan wewenang dari pejabat definitif yang berhalangan tetap. (2) Pelimpahan wewenang pelaksana tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus dalam bentuk tertulis. (3) Pelimpahan wewenang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bersifat sementara sampai dengan pejabat yang definitif ditetapkan. (4) Batasan kewenangan pelaksana tugas sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Penggunaan pelaksana harian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 126 ayat (2) huruf d dilakukan oleh pejabat yang mendapat pelimpahan wewenang dari pejabat definitif yang berhalangan sementara. (2) Pelimpahan wewenang pelaksana harian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus dalam bentuk tertulis. (3) Pelimpahan wewenang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bersifat sementara sampai dengan pejabat yang definitif kembali di tempat. (4) Batasan kewenangan pelaksana harian sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Ketentuan mengenai contoh penggunaan kewenangan Mandat berupa atas nama, untuk beliau, pelaksana tugas, dan pelaksana harian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 127 sampai dengan Pasal 131 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pengendalian Naskah Dinas meliputi kegiatan: a. pengendalian Naskah Dinas masuk; dan b. pengendalian Naskah Dinas keluar.

Prinsip penanganan Naskah Dinas masuk meliputi: a. penerimaan Naskah Dinas masuk pada tingkat pusat dipusatkan di bagian rumah tangga dan tata usaha pimpinan yang melaksanakan urusan persuratan; b. penerimaan Naskah Dinas masuk pada tingkat unit pelaksana teknis dilaksanakan oleh bagian tata usaha; c. penerimaan Naskah Dinas dianggap sah apabila diterima oleh petugas atau pihak yang berhak menerima di bagian yang menangani persuratan; dan d. Naskah Dinas masuk yang disampaikan langsung kepada pejabat atau staf unit pengolah harus diregistrasikan di bagian yang menangani persuratan.

(1) Penerimaan Naskah Dinas masuk yang diterima dari biro umum pada unit kerja tingkat eselon I diterima oleh sub bagian tata usaha yang berada di sekretariat tingkat eselon I. (2) Penerimaan Naskah Dinas masuk pada unit pelaksana teknis tingkat eselon II diterima oleh unit bagian tata usaha pada tata usaha unit pelaksana teknis setingkat eselon II. (3) Penerimaan Naskah Dinas masuk pada unit pelaksana teknis setingkat eselon III diterima oleh unit sub bagian tata usaha unit pelaksana teknis setingkat eselon III.

Pengendalian Naskah Dinas masuk dengan media rekam kertas dilaksanakan melalui tahapan: a. penerimaan; b. pencatatan; c. pengarahan; dan d. penyampaian.

Penerimaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 136 huruf a Naskah Dinas masuk yang diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan: sangat rahasia (SR), rahasia (R), terbatas (T), biasa (B).

(1) Pencatatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 136 huruf b Naskah Dinas masuk yang diterima dari petugas penerimaan yang telah dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan. (2) Pencatatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan registrasi Naskah Dinas pada sarana pengendalian Naskah Dinas. (3) Sarana pengendalian Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat berupa buku agenda Naskah Dinas masuk. (4) Registrasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) paling sedikit memuat: a. nomor urut; b. tanggal penerimaan; c. tanggal dan nomor Naskah Dinas; d. asal Naskah Dinas; e. isi ringkas Naskah Dinas; f. unit kerja yang dituju; dan g. keterangan.

(1) Pengarahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 136 huruf c untuk Naskah Dinas masuk dengan klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia, dan terbatas disampaikan langsung kepada Unit Pengolah yang dituju. (2) Pengarahan Naskah Dinas masuk dengan kategori biasa/terbuka dilakukan dengan membuka, membaca dan memahami keseluruhan isi dan maksud Naskah Dinas untuk mengetahui Unit Pengolah yang akan menindaklanjuti Naskah Dinas tersebut.

(1) Naskah Dinas masuk disampaikan kepada Unit Pengolah sesuai dengan arahan dengan bukti penyampaian Naskah Dinas. (2) Bukti penyampaian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memuat informasi tentang: a. nomor urut pencatatan; b. tanggal dan nomor Naskah Dinas; c. asal Naskah Dinas; d. isi ringkas Naskah Dinas; e. unit kerja yang dituju; f. waktu penerimaan; dan g. tanda tangan dan nama penerima di Unit Pengolah. (3) Bentuk bukti sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berupa: a. buku ekspedisi; atau b. lembar tanda terima penyampaian.

(1) Pengendalian Naskah Dinas masuk dengan media rekam elektronik menggunakan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis. (2) Dalam rangka pengendalian Naskah Dinas masuk, Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memuat fitur pencatatan riwayat, pengarahan sesuai dengan klasifikasi keamanan, dan penyampaian.

(1) Dalam hal terdapat komunikasi kedinasan atau Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang diterima dari luar lingkungan instansi yang ditujukan kepada pejabat tertentu di lingkungan internal melalui akun media komunikasi dalam jaringan pribadi atau kedinasan pegawai, harus disampaikan kepada Unit Kearsipan untuk dilakukan registrasi ke dalam Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis. (2) Penyampaian komunikasi kedinasan atau Naskah Dinas dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dalam bentuk tangkapan layar (capturing) atau salinan digital (soft file).

Prinsip pengendalian Naskah Dinas keluar meliputi: a. Pengiriman Naskah Dinas keluar dipusatkan dan diregistrasi di Unit Kearsipan atau unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan termasuk Naskah Dinas yang dikirimkan langsung oleh pejabat atau staf Unit Pengolah; b. Sebelum diregistrasi harus dilakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan Naskah Dinas yang meliputi: 1. nomor Naskah Dinas; 2. cap dinas; 3. tanda tangan; 4. alamat yang dituju; dan 5. lampiran (jika ada).

Pengendalian Naskah Dinas keluar dengan media rekam kertas dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: a. pencatatan; b. penggandaan; c. pengiriman; dan d. penyimpanan.

(1) Pencatatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 144 huruf a untuk Naskah Dinas keluar yang dikirim harus diregistrasi pada sarana pengendalian Naskah Dinas keluar. (2) Sarana pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berupa: a. buku agenda Naskah Dinas keluar; b. buku ekspedisi; atau c. tanda terima surat. (3) Sarana pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat: a. nomor urut; b. tanggal pengiriman; c. tanggal dan nomor Naskah Dinas; d. tujuan Naskah Dinas; e. isi ringkas Naskah Dinas; dan f. keterangan.

(1) Penggandaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 144 huruf b untuk Naskah Dinas dilakukan setelah Naskah Dinas keluar ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. (2) Penggandaan Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang memiliki kategori klasifikasi keamanannya Sangat Rahasia (SR), Rahasia (R), dan Terbatas (T) harus diawasi secara khusus oleh petugas.

(1) Pengiriman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 144 huruf c merupakan Naskah Dinas keluar yang akan dikirimkan oleh Unit Pengolah dimasukkan ke dalam amplop dengan mencantumkan alamat lengkap dan nomor Naskah Dinas sesuai dengan kategori klasifikasi keamanan. (2) Khusus untuk Naskah Dinas dengan kategori klasifikasi keamanan Sangat Rahasia (SR), Rahasia (R), dan Terbatas (T), Naskah Dinas dapat dimasukkan ke dalam amplop kedua dengan hanya mencantumkan alamat yang dituju dan pembubuhan cap dinas. (3) Untuk mempercepat proses tindak lanjut Naskah Dinas, dapat dikirimkan secara khusus dengan menambahkan tanda untuk perhatian (u.p) diikuti nama jabatan yang menindaklanjuti dibawah nama jabatan yang dituju.

(1) Penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 144 huruf d untuk Naskah Dinas keluar dilakukan oleh Unit Pengolah melalui sarana pengendalian Naskah Dinas dan pertinggal Naskah Dinas keluar. (2) Pertinggal Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diberkaskan menjadi satu kesatuan dengan Naskah Dinas masuk sesuai dengan klasifikasi arsip.

(1) Pengendalian Naskah Dinas keluar dengan media rekam elektronik menggunakan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis. (2) Dalam rangka pengendalian Naskah Dinas keluar, Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memuat fitur pencatatan riwayat, pengiriman dan penyimpanan.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, Peraturan Menteri Sosial Nomor 14 Tahun 2019 tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Kementerian Sosial (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2019 Nomor 1244), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 15 September 2022 MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA, ttd. TRI RISMAHARINI Diundangkan di Jakarta pada tanggal 20 September 2022 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd. YASONNA H. LAOLY