Peraturan Menteri Nomor 06 Tahun 2020 tentang TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN PERTANIAN

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, Badan Usaha Milik Negara/Badan Usaha Milik Daerah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan. 2. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 3. Naskah Dinas Arahan adalah Naskah Dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap lembaga yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan. 4. Penandatangan Naskah Dinas adalah pejabat yang menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya. 5. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban yang ada pada pejabat untuk menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya. 6. Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam gambar burung garuda sesuai dengan peraturan perundang-undangan. 7. Logo adalah gambar/huruf sebagai identitas lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, dan Badan Usaha Milik Negara/Badan Usaha Milik Daerah. 8. Cap Dinas adalah tulisan dan/atau lambang tingkat jabatan dan/atau instansi yang digunakan sebagai tanda pengenal yang sah dan berlaku yang dibubuhkan pada ruang tanda tangan. 9. Pejabat Negara adalah Pejabat Negara sebagaimana dimaksud dalam UNDANG-UNDANG yang mengatur mengenai Aparatur Sipil Negara. 10. Pedoman adalah Naskah Dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan lembaga yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional/teknis dan pemberlakuannya dituangkan dalam bentuk peraturan dan sebagai lampiran peraturan tersebut. 11. Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis adalah Naskah Dinas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya serta wewenang dan prosedurnya. 12. Instruksi adalah Naskah Dinas yang memuat perintah berupa petunjuk/arahan tentang pelaksanaan suatu kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang- undangan. 13. Standar Operasional Prosedur yang selanjutnya disingkat SOP adalah Naskah Dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu. 14. Surat Edaran adalah Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. 15. Surat Perintah/Surat Tugas adalah Naskah Dinas yang dibuat oleh atasan atau pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diperintah/diberi tugas, yang memuat apa yang harus dilakukan. 16. Nota Dinas adalah Naskah Dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas dan fungsinya di lingkungan lembaga. 17. Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut/tanggapan terhadap surat masuk, ditulis secara jelas pada lembar Disposisi, tidak pada suratnya. 18. Surat Dinas adalah Naskah Dinas pelaksanaan tugas seorang pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain di luar lembaga yang bersangkutan. 19. Surat Undangan Intern adalah Surat Dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai di dalam lembaga tersebut untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu. 20. Surat Undangan Ekstern adalah Surat Dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu. 21. Berita Acara adalah Naskah Dinas yang berisi tentang pernyataan bahwa memang telah terjadi suatu proses pelaksanaan kegiatan pada waktu tertentu yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi. 22. Surat Keterangan adalah Naskah Dinas yang berisi informasi mengenai hal, peristiwa, atau tentang seseorang untuk kepentingan kedinasan. 23. Surat Pengantar adalah Naskah Dinas yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah. 24. Pengumuman adalah Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang suatu hal yang ditujukan kepada semua pejabat, pegawai, perseorangan, atau lembaga baik di dalam maupun di luar lembaga. 25. Laporan adalah Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian. 26. Telaahan Staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan. 27. Sertifikat adalah surat keterangan tertulis yang tercetak dari pejabat yang berwenang yang diberikan kepada seseorang atau lembaga karena keikutsertaanya/perannya dalam suatu kegiatan dan digunakan sebagai alat bukti yang sah. 28. Piagam Penghargaan adalah surat atau tulisan resmi yang berisi pernyataan pemberian hak atau peneguhan sesuatu hal yang bersifat penghormatan. 29. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 30. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya. 31. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 32. Tata Naskah Dinas Elektronik yang selanjutnya disingkat TNDE adalah pengelolaan Naskah Dinas secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk kecepatan dan kemudahan dalam proses pengambilan putusan. 33. Aplikasi TNDE adalah suatu sistem pengelolaan Naskah Dinas yang dibangun dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi yang bersifat legal. 34. Pengguna (user) adalah pegawai Kementerian Pertanian yang menggunakan Aplikasi TNDE. 35. Jaringan Komputer adalah suatu sistem Jaringan berbasis Local Area Network (LAN) atau jejaring nirkabel (wireless network) yang terkoneksi dan dapat mengakses aplikasi yang terdapat pada server. 36. Komputer Induk adalah perangkat keras yang menjalankan aplikasi jaringan komputer yang digunakan untuk melayani banyak pengguna dalam satu jaringan. 37. Komputer Klien adalah perangkat keras yang terhubung dengan jaringan sehingga dapat mengakses aplikasi pada komputer induk. 38. Pemindai Dokumen (scanner) adalah perangkat untuk melakukan pemindaian dokumen pada komputer klien yang dibutuhkan pada unit pengolah. 39. Pencetak Dokumen (printer) adalah perangkat untuk melakukan pencetakkan dokumen dari komputer klien. 40. Sistem Keamanan adalah sistem yang menjamin infrastruktur aman dari kerusakan, serangan virus, dan penyalahgunaan sistem. 41. Pengelola/Administrator Pusat adalah Unit Kerja yang melaksanakan tugas di bidang persuratan pada Sekretariat Jenderal. 42. Administrator Unit adalah Unit Kerja Eselon I, Eselon II, dan Unit Pelaksana Teknis lingkup Kementerian Pertanian yang melaksanakan tugas di bidang persuratan. 43. File Digital (softcopy) adalah dokumen yang dibuat menggunakan komputer dan disimpan pada suatu media penyimpanan antara lain hard disk, flash disk, atau compact disk dalam bentuk file. 44. Alih Media (scanning) adalah proses pemindaian yang memindahkan informasi dari rekaman berbasis kertas (dokumen fisik) menjadi dokumen digital. 45. Template adalah format Naskah Dinas baku yang disusun secara elektronik. 46. Panitera/Sekretaris adalah staf yang membantu administrasi pimpinan di Kementerian Pertanian. 47. Registrator/Petugas Pencatat Surat adalah staf yang berada di unit ketatausahaan yang menangani surat masuk dan surat keluar di Kementerian Pertanian.

(1) Naskah Dinas terdiri atas: a. Naskah Dinas Arahan; b. Naskah Dinas Korespondensi; c. Naskah Dinas Khusus; d. Laporan; e. Telaahan Staf; f. Sertifikat; dan g. Piagam Penghargaan. (2) Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan secara manual dan/atau elektronik.

Naskah Dinas Arahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf a terdiri atas: a. Naskah Dinas Pengaturan; b. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan); dan c. Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah/Surat Tugas)

Naskah Dinas Pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a terdiri atas: a. Peraturan; b. Pedoman; c. Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis; d. Instruksi; e. SOP; dan f. Surat Edaran.

Peraturan, Pedoman, dan Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a sampai dengan huruf c disusun dengan teknik dan format sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai pembentukan peraturan perundang- undangan.

(1) Instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf d ditetapkan dan ditandatangani oleh Menteri. (2) Penetapan dan penandatanganan Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain. (3) Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap, serta aman. (4) Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) SOP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf e ditetapkan dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk. (2) SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan untuk: a. menyederhanakan, memudahkan, dan mempercepat penyampaian petunjuk; b. memudahkan pekerjaan; c. memperlancar dan menyeragamkan pelaksanaan kegiatan; dan d. meningkatkan kerja sama antara pimpinan, staf, dan unsur pelaksana. (3) SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dengan susunan dan format sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai penyusunan SOP.

(1) Surat Edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf f ditetapkan dan ditandatangani oleh Menteri. (2) Penetapan dan penandatanganan Surat Edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilimpahkan kepada pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi Surat Edaran. (3) Surat Edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap, serta aman. (4) Surat Edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Naskah Dinas Penetapan (Keputusan) sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b digunakan untuk: a. MENETAPKAN atau mengubah status kepegawaian, personel, keanggotaan, material, atau peristiwa; b. MENETAPKAN, mengubah, atau membubarkan suatu kepanitiaan atau tim; dan c. MENETAPKAN pelimpahan wewenang. (2) Naskah Dinas Penetapan (Keputusan) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dengan susunan dan format sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan yang mengatur mengenai pembentukan peraturan perundang-undangan.

(1) Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah/Surat Tugas) sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf c dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawab. (2) Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah/Surat Tugas) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Naskah Dinas Korespondensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf b terdiri atas: a. Naskah Dinas Korespondensi Intern; dan b. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern.

Naskah Dinas Korespondensi Intern sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 huruf a terdiri atas: a. Nota Dinas; b. Disposisi; dan c. Surat Undangan Intern.

(1) Nota Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf a dibuat oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab. (2) Nota Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan ketentuan: a. tidak dibubuhi cap dinas; b. tembusan berlaku di lingkungan intern Kementerian Pertanian; dan c. penomoran dilakukan dengan mencantumkan nomor Nota Dinas, kode klasifikasi Arsip, kode jabatan penandatangan,bulan, dan tahun. (3) Nota Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Disposisi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf b dibuat oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab. (2) Disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan satu kesatuan dengan surat masuk. (3) Disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat Undangan Intern sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf c ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawab. (2) Surat Undangan Intern sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Naskah Dinas Korespondensi Ekstern sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 huruf b terdiri atas: a. Surat Dinas; dan b. Surat Undangan Ekstern.

(1) Surat Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf a ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawab. (2) Surat Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. (3) Surat Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat Undangan Ekstern sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf b ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawab. (2) Surat Undangan Ekstern sebagaimana dimaksud pada ayat (1) untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu. (3) Surat Undangan Ekstern sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Naskah Dinas Khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf c terdiri atas: a. Surat Perjanjian; b. Surat Kuasa; c. Berita Acara; d. Surat Keterangan; e. Surat Pengantar; dan f. Pengumuman.

(1) Surat perjanjian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf a meliputi perjanjian dalam negeri dan perjanjian internasional. (2) Surat perjanjian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dengan susunan dan format sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai pedoman penyusunan naskah perjanjian.

(1) Surat Kuasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf b meliputi Surat Kuasa biasa dan Surat Kuasa untuk penandatanganan perjanjian internasional (full powers). (2) Surat Kuasa untuk penandatanganan perjanjian internasional (full powers) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikeluarkan oleh PRESIDEN atau Menteri yang memberikan kuasa kepada satu atau beberapa. (3) Surat Kuasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Berita Acara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf c dapat disertai lampiran. (2) Lampiran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebagai dokumen tambahan dapat berisi: a. laporan; b. notulensi; c. memori; dan/atau d. daftar aset/Arsip terkait. (3) Berita Acara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat Keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf d dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab. (2) Surat Keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam